1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства
Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности.
К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно- методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.)Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.
По объему документооборота учреждения делятся на категории:
категория — учреждения с объемом документооборота свыше 100 ООО документов в год;
категория — от 25 ООО до 100 ООО документов в год;
категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;
категория — до 10 000 документов в год.
В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной или смешанной.
При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.
При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.
В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.