В области организации доступа к информации

-обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Программная система автоматизации ДОУ должна стать основой для единой системы, охватывающей все подразделения организации.

введение единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в единой сети;

объединение потоков электронных документов организации;

использование общей для всех подразделений системы индексации (нумерации) документов;

введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т. п.;

обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

В настоящее время на рынке программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых из них.

Система «Дело-96» предназначена в основном для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций, она обеспечивает:

контроль всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам предприятия;

единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных карточек.

занесение в память компьютера текстов резолюций;

направление резолюций и документов по сети исполнителям;

поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществления контроля исполнения документов с целью ведения справочно-анали- тической работы;

пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;

отслеживание документооборота организации, включая перемещения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

объединение и группировку зарегистрированных документов по различным признакам сходства;

ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для создания реестров рассылки документов;

получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

хранение электронных документов;

«отправления» документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

Последующие версии этой системы поддерживает доступ к документам посредством Internet-технологии.

Система «LanDocs» предназначена для автоматизации документа- ционных процессов управления в организациях.

ментация, обучение пользователей); 2) как открытый к развитию вариант, представляющий базовый набор моделей, специализированную библиотеку диалоговых элементов, технологию адаптации и поддержки; она предполагает обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки.

Программный комплекс позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее документационные операции:

регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных карточек;

сохранение документов, созданных разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;

интегрированный вызов соответствующего приложения при от-крытии документа;

рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);

поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;

поддержку нескольких версий одного документа;

сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);

интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;

архивирование документов;

гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;

ограничение прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» - электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент программных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».

Система выполняет:

регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов;

контроль исполнительской дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их исполнения;

подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

организацию доступа к электронным копиям документов.

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

Среди них можно выделить:

регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;

контроль исполнения документов;

передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;

архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;

поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три версии системы:

«Евфрат» - персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

«Евфрат@.50НО» - система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе средствами электронной почты из сети Internet.

«Евфрат 97» - система автоматизации на предприятиях и в орга-низациях собственности.

Система «Office Media» также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;

постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

создание электронной библиотеки (архива) документов органи-зации.

В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

централизованного хранения документов в электронном виде;

формализации процедур создания и обработки документов;

единого управления и контроля за движением документов.

Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения

документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные средства крипто-графической защиты.

В системе «Документ-2000» организована поточная обработка до-кументов. Весь документооборот организации подразделяется на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа с отправляемыми и внутренними документами.

Система позволяет выполнять следующие функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа; их поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; раз-граничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справочников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам - корпоративным или индивидуальным.