3.1 Что такое Excel?

Программа предоставляет большие возможности для создания и редактирования табличных документов.

Табличный процессор Excel имеет широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

Контекстное меню. Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

Рабочие группы или рабочие папки.

Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что делает работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т. д.

Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

Средства оформления рабочих листов. Современные системы предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие, как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование - в систему уже встроены различные возможности оформления таблиц и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка.

Связывание данных.

дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей - возможность вставки линий сеток и др. Современные си стемы работы с электронными таблицами снабжены такими мощ ными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

Интерфейс Excel включает в себя иерархическое меню с множеством подменю и команд, а также совокупность командных и селекторных кнопок окна Excel. Окно Excel, кроме стандартных элементов окна приложения Windows (строка заголовка окна, строка меню и т. д.), содержит строку формул и окно рабочей книги (Рисунок 25).

I Micioiolt Г КГ.4:1 ¦ КНИГ .И -ТЙП frQ ^aftrt Пряней Встдвкд Формат Сервис Щ JJ. им Скю \rpawi I 1 _ 9 к УШ ив*, _ - Л -i- ? А1 А * \ \ \ А * _ в_р Л D \ Е f V 1 9— \ н Jj V 2 х ч \ \д \ 1 Г ¦з \ W А \ V i К "Л 5 \ 41. ^— Г-* ¦у ар!/ Е 7* г а \ ¦ у 9* 0\ ИХ 10 11 12 хч 10 -1 - X а 13' _J 11 в 15 i®. J J чг Ч 4 у и \Шс TI Льа?/Лк*з7 / М « 1 Гото» Рисунок 25

Каждая страница в книге - это отдельный рабочий лист.

инструментов включена). В строке формул отображается адрес или имя активной ячейки (слева) и её содержимое (справа). 5. Заголовки столбцов Буквы, расположенные вдоль верхней части листа и идентифицирующие столбцы. 6. Рамка текущей ячейки Контур, показывающий активную ячейку, в которую в данный момент осуществляется ввдо данных. 7. Заголовки строк Числа, расположенные вдоль края листа и идентифицирующие строки в рабочем листе. 8. Лист Представляет собой таблицу, столбцы которой озаглавлены буквами, а строки - пронумерованы, т.е. каждая ячейка таблицы имеет адрес, образующийся из буквы столбца и номера строки (например, А1, С5). Лист может содержать до 256 столбцов и 64000 строки, т.е. на экране расположена только некоторая часть рабочего листа. Перемещение листа по экрану осуществляется с помощью полос прокрутки, расположенных внизу и справа рабочей области. 9. Строка состояния Здесь Microsoft Excel 2000 отображает сведения о документе и состоянии клавиш. 10. Полосы прокрутки Позволяют перемещаться по документу. 11. Помощник Помощник отвечает на задаваемые вопросы, предлагает советы и отображает разделы справки по различным функциям используемых программ.

Рабочая книга (файл данных Excel) состоит из одного или нескольких листов. Ярлычки с названиями листов, кнопки перехода соответственно на

первый, предыдущий, последующий и последний листы книги расположены в левой нижней части окна рабочей книги (справа - полоса горизонтальной прокрутки текущего листа книги).

Ячейка, несколько ячеек (диапазон ячеек), лист, диаграмма, элементы диаграммы (легенда, название и т.д.) являются объектами для Excel, т.е. нажав правую кнопку мыши, можно из контекстного меню быстро выбрать команду из перечня допустимых операций с этим объектом.