<<

8. ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Расположение и размеры реквизитов ОРД 157 j, .25 -

Приложение 2 Образец бланка для писем т А/0 Бизнес-школа «Интел- Синтез» 117036, Москва, ул.

Профсоюзная.З, офис 620 Тел/факс: (095) 124-68-09 к/с 1161418 в ЦОУ ЦБ РФ г. Москва МФО 299112 № На № от А/О «Бизнес-школа «Интел- Синтез» Образец общего бланка Приложение 3 № Москва

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению АКТЫ (проверок N ревизий; приема законченных строительство» объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских проектно- конструкторских и технологических работ; технические и т.д.) Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.); Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках научно- исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочих днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно- изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.); Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.); Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские технические условия);

Структура и штатная численность; Тарифные ставки;

Формы унифицированных документов; Штатные расписания и изменения к ним.

Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении автобиография - биография лица, написанная им самим.

Не следует употреблять тавтологическое сочетание «моя автобиография адресант - лицо, отправляющее документ адресат - лицо, которому адресован документ

адресовать - кому (к кому - недопустимо), например: адресовать запрос директору

аппарат - орган, выполняющий административно-хозяйственные функции; чего, для чего (например: «аппарат для регулирования процесса производства», «аппарат управления»)

ассигнование - на что (например «ассигнование на строительство») благодаря - предлог употребляется с дат. п., а не с род. п. -«благодаря кому», а не «кого»

более - недопустимо сочетание этого наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени (например «более лучший») бухгалтер - мн. ч. бухгалтеры (не бухгалтера)

вакансия - не рекомендуется употреблять тавтологическое сочетание «свободная вакансия»

вложение - во что (не «на что»), например «рост капитальных вложений в строительство

выговор - мн. ч. выговоры (не выговора) директор - мн.ч. директоры (не директора) договор - род.п. договора, мн.ч. договоры заведующий - чем (например отделом) информация - о чем, а не почему конференция - почему, а не о чем опись - чего, а не на что

отпуск - род.п отпуска, предл.п. об отпуске, в отпуске (не в «отпуску»), мн.ч. отпуска

расписка - в чем, а не о чем (например «расписка в получении денег») рационализировать - не «рационализовать»

секретарь - употребляют по отношению к лицам мужского и женского пола совещание - о чем, по вопросу о чем, почему (например: совещание по проекту, совещание о внедрении) сосредоточивать - не «сосредотачивать» табель - род.п. табеля, мн.ч. табели уполномочивать - не «уполномочивать»

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать

АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах научно- техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве забот и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;

Исполнительные листы;

Командировочные удостоверения;

Нормы расхода на драгоценные металлы;

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

Положения о министерствах (ведомствах);

Протоколы (согласования планов поставок; выдвижения народных заседателей и т.д.);

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

Спецификации (изделий, продукции и т.д.);

Титульные списки;

Штатные расписания и изменения к ним.

В организациях, не имеющих гербовой печати, ставится простая круглая печать

Форма документа «Структура и штатная численность предприятия»

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководитель предприятия

подпись расшифровка СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ подписи

ЧИСЛЕННОСТЬ 00.00.00

Печать

00.00.00 №00 Москва аппарата предприятия Наименование структурных Штатная подразделений и должностей численность

Заместитель руководителя предприятия

(или Руководитель струк - турного подразделения)

подпись расшифровка

подписи

Визы

Форма приказа о внесении изменений в структуру и штатную численность предприятия

Наименование предприятия ПРИКАЗ 00.00.00 №00 Москва

О внесении изменений в структуру и штатную численность аппарата предприятия

В связи с

Основание

ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в структуру и штатную численность аппарата предприятия следующие изменения:

1.

2.

3.

Директор предприятия подпись расшифровка

подписи

Визы

Наименование предприятия

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

00.00.00 №00

Руководитель предприятия Москва

аппарата предприятия на год

расписания

УТВЕРЖДАЮ

штат в количестве

единиц с месячным фондом заработной платы рублей

подпись расшифровка 0.00.00 подписи

Печать Код и на Код и на Коли Долж Над Над Месяч При именование именование чество ност бавки бавки ный меча структур должности штат ные персо прочие фонд ние ного ных оклады наль заработ подраз еди ные ной пла деления ниц ты 1 2 3 4 5 6 7 8

Заместитель руководителя предприятия

(или Руководитель структурного подразделения) Визы

подпись расшифровка подписи

Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание

Наименование Предприятия

ПРИКАЗ 00.00.00 №00 Москва

О внесении изменений в штатное расписание аппарата предприятия В связи с

Основание

ПРИКАЗЫВАЮ:

внести в штатное расписание аппарата предприятия следующие изменения: 1.

2.

3.

Директор предприятия Визы

подпись расшифровка подписи

УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи

Форма правил внутреннего трудового распорядка

Наименование предприятия ПРАВИЛА 00.00.0 00.00.00№00 Москва

внутреннего трудового распорядка

Структура текста

Общие положения

Порядок приема, перевода и увольнения служащих Основные обязанности служащих Основные обязанности администрации Рабочее время и его использование Поощрения за успехи в работе Взыскания за нарушения трудовой дисциплины Внутриобъектный режим Организация работы

Руководитель кадровой службы

Визы

СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания трудового коллектива 00.00.00 № 00

подпись расшифровка подписи

УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия

подпись расшифровка 00.00.00 подписи

Форма положения о структурном подразделении

Наименование предприятия

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.00 № 00 Москва

о

наименование структурного подразделения

Структура текста

Общие положения Основные задачи функции Права и обязанности Ответственность Взаимоотношения Связи Организация работы

Руководитель структурного подразделения Визы согласования С положением ознакомлены: подпись расшифровка

подписи

подписи расшифровка

00.00.00 подписей Приложение 13 Форма приказа о внесении изменении в положение о структурном подразделении Наименование предприятия ПРИКАЗ 00.00.0 №00 Москва О внесении изменений в положение о В связи с Основание ПРИКАЗЫВАЮ: внести в положение о следующие изменения: 1. 2. 3. Директор предприятия подпись расшифровка подписи Визы

Форма должностной инструкции

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководитель предприятия

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ подпись расшифровка

00.00.0 подписи

00.00.00 № 00 Москва

наименование должности работника

Структура текста

Общие положения Функции

Должностные обязанности Права

Ответственность

Взаимоотношения (связи по должности)

Руководитель

структурного подпись расшифровка

подразделения подписи

Визы согласования

С инструкцией ознакомлен: подпись расшифровка

00.00.00 подписи

Форма приказа о внесении изменений в должностную инструкцию

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

00.00.0 №00 Москва

О внесении изменений в должностную инструкцию

В связи с

Основание

ПРИКАЗЫВАЮ: внести в должностную инструкцию следующие изменения:

1.

2.

3.

Директор предприятия подпись расшифровка

подписи

Визы

Форма приказа о распределении обязанностей Приложение 16 Наименование предприятия ПРИКАЗ 00.00.0 №00 Москва

О распределении обязанностей между руководством ПРИКАЗЫВАЮ:

утвердить следующее распределение обязанностей: Директор предприятия подпись Визы расшифровка подписи Приложение 17 Бланк приказа с угловым расположением реквизитов Наименование предприятия ПРИКАЗ № Место составления заголовок к тексту

Бланк приказа с продольным расположением реквизитов

Наименование предприятия ПРИКАЗ

Дата № _

Место составления

заголовок к тексту

Образец приказа по основной деятельности

ТОО «Маяк» ПРИКАЗ 08.01.97 №2 Москва

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.97.

Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.97 руко

водствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. Обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные предприятия до 01.02.97.

Контроль за выполнение настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П. А.

Директор предприятия Личная С.Т. Борисов

Подпись

Визы

В дело 01-08 Подпись 10.01.97 Иванова 167 12 15

Образец выписки из приказа по основной деятельности

ТОО «Маяк»

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

08.01.97 №2

Москва

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО ( 01.02.97 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

Директор предприятия С.Т.

Борисов Верно.

Секретарь-референт Личная А.И. Иванова

15.01.97 подпись

Образец распоряжения

Фирма «Эталон» РАСПОРЯЖЕНИЕ 12.02.97 №5 Москва

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3 ОБЯЗЫВАЮ:

1 .Провести ремонтные работы в цехе № 3 Ответственный - начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок исполнения 15.02.97.

2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха№3 Антонова Ю.В.

Директор предприятия Личная Л.Б. Попов

подпись

Визы

В дело 07-15 Подпись 14.02.97 Краснов 913 45 03

Фирма «Эталон» УКАЗАНИЕ 01.12.96 №28 Москва

О графике отпусков на 1997 г.

Для составления графика отпусков на 1997 г.

ПРЕДЛАГАЮ:

Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 1997 г. Срок представления списков - 10.12.96.

Отделу кадров составить сводный график отпусков работников фирмы на 1997 г. и представить его на утверждение в дирекцию фирмы. Ответственный - начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика - 20.12.96.

Зам. директора фирмы Личная П.И. Абрамов

подпись

Визы

В дело 05-21 Подпись 05.12.96

Самойлова 913 48 II

Наименование Предприятия

ПРОТОКОЛ 00.00.00№ 00 Москва

Производственного совещания

Председатель - Егоров А.И. Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1.0...

Доклад зам. директора Анисимова О.Е. 2.0...

Сообщение гл. бухгалтера Осиповой В.К.

СЛУШАЛИ:

Анисимов О.Е. - изложение содержания доклада ВЫСТУПИЛИ:

Егоров А.И., должность - содержание выступления Иванов Т.Е., должность - содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить...

Представить...

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель подпись расшифровка подписи

Секретарь подпись расшифровка подписи

В дело 00-00 Подпись Дата

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ 00.00.00 №00 Москва

Производственного совещания

Председатель - Егоров А.И.

Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы Рассмотренные вопросы:

2....

Принятые решения: 1. ... 2. ...

Председатель подпись

Секретарь подпись

А.И. Егоров Ю.И.Краснова

В дело 00-00 Подпись Дата

Форма сокращенного протокола

Наименование предприятия

ПРОТОКОЛ 00.00.00 №00 Москва

Производственного совещания

Председатель - Егоров А.И. Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об итогах работы предприятия за 1 квартал 1997 г. Доклад зам. директора Уварова Н.П.

(Иванов В.А., Звягина Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильев А.В..) ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить . . .

Принять . . .

О перспективном плане

Доклад

(фамилии, инициалы выступивших) ПОСТАНОВИЛИ:

2.1

2.2

Председатель подпись А.И.Егоров

Секретарь подпись Ю.И.Краснова

В дело 00-00 Подпись Дата

Наименование предприятия

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 00.00.00 № 00 Москва

производственного совещания

Председатель - Егоров А.И. Секретарь - Краснова Ю.И.

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы Приглашенные : должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

2. О... СЛУШАЛИ:

ОсиповаВ.К. - содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ: 2.1 Установить . . . 2.2....

Председатель А.И.Егоров

Секретарь Ю.И.Краснова

Верно

Секретарь-референт подпись Ю.И.Краснова 00.00.00

ТОО «Маяк» АКТ

08.01.97 М 1 Москва ревизии кассы

Основание: приказ директора предприятия от 05.01.97 №2 Составлен комиссией:

Председатель - зам. директора С.Н. Завьялов

Члены комиссии: 1. Зам. главного бухгалтера П.М. Зайцев

Ст. бухгалтер З.А. Васильева

Бухгалтер О.И. Максимова

Бухгалтер А.С. Смирнов Присутствовали: кассир В.И. Харитонова

08.01.97 комиссия провела ревизию кассы предприятия по состоянию на 08.01.97.

В результате проведенной ревизии установлено:

Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 08.01.97 согласно кассовой книге и данным бухгалтерского учета должен составлять 25.283 руб.

Фактический остаток наличных денег в кассе составляет 21.500 руб. Недостача наличных денег в кассе - 3.783 руб.

Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира Харитоновой В.И.

Составлен в 3-х экз.:

й экз. - в дело 05-11;

й экз. - директору предприятия;

й экз. - главному бухгалтеру. Приложение: объяснительная записка кассира Харитоновой В.И. на 1 л. в 1 экз. Председатель подпись С.Н. Завьялов Члены комиссии подпись П.М. Зайцев

подпись З.А. Васильева подпись О.Н. Максимова подпись Д.С. Смирнов С актом ознакомлена: подпись В.И. Харитонова

Дата

В дело 05-11 Подпись Дата

АО «СТАРТ»

115218, Москва, ул. Новая, 28

тел.

факс

р/с

12.02.97 № 25/08-15 На № от

Директору

Выставочного Центра «Экспо-Бизнес» г-ну Страхову Ю.В. 110020, Москва, ул. Вострякова, 118

Об участии в выставке

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного центра, опубликованными в №5 «Экономической газеты» от 15.01.97, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки. Приложение: на 3 л. в 2 экз.

О.Н. Некрасов

Личная подпись

Директор предприятия

Петров 181 07 09

Образец входящего письма

Выставочный центр

«Экспо-Бизнес» Директору АО «Старт»

110020, Москва, г-ну Некрасову О.Н.

ул. Вострякова, 118 115218, Москва,

тел.

факс

р/сч

25.02.97 №63/17-07 На №25/08-15 от 12.02.97 О рассмотрении заявки на участие в выставке

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.! Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 10.03.97 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия. С уважением

Директор Центра Личная Ю.В.Страхов подпись

В дело 08-15 Подпись Дата

АО «СТАРТ» Дата 01.03.97

Васильева 215 II 30 № 48/ 08-15

Образец телеграммы

РУКОВОДИТЕЛЯМ ПРЕДПРИЯТИЙ (по списку почтой)

ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк ИНФОРМАЦИЮ ПРЕДСТАВЬТЕ В СООТВЕТСТВИИ С ТРЕБОВАНИЯМИ ИНСТРУКЦИИ ГВЦ

№05-84-87/11 21.01.97

ДИРЕКТОР А.И. Петров

104456, Москва, Садовая, 5 МП «Контакт»

Егоров 287-00-17

Приложение 31

Образец международной телеграммы

МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА

МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ ПОСОЛЬСТВО РФ В БОЛГАРИИ УЛ КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ

ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1997 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ЗАМ. МИНИСТРА ВЭС

100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС 15-23-08/12.17.01.97 Разина 235 41 38

Приложение 32 Форма телефонограммы Наименование Адресат предприятия Должность, инициалы, Должность, инициалы, фамилия сотрудника, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, передавшего телефоно - № телефона, время приема грамму, № телефона, время передачи ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0 №00 Место составления Текст телефонограммы (до 50 слов) Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму И.О. Фамилия В дело 00.00 Подпись Дата

Приложение 33

Образец справки

Директору предприятия А.Б. Иванову

Наименование предприятия

СПРАВКА

00.00.0 №00 Москва о закупке мебели и оборудования

В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в 1 квартале 1997 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования: Вид

комплекта Количество (шт) Стоимость (руб) Место установки Справка составлена на основании

Главный бухгалтер подпись В.П. Медведев В дело 00.00 Подпись Дата

Форма докладной записки

Наименование структурного подразделения

Директору предприятия «Контакт» Иванову А.Б.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.00

№00

О командировании ст. специалиста Аксеновой Е.В.

Текст

Главный специалист подпись В.Г.Руднев

Предприятия

В дело 00-00 Дата Подпись

исполнителя

Форма объяснительной записки

Наименование структурного подразделения

Директору предприятия «Контакт» Иванову А.Б.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 00.00.00

О срыве поставок оборудования

Текст

Ст. специалист подпись О.Н. Петров

Предприятия

В дело 00-00 Дата Подпись

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № №№ Индекс документа Дата Заголовок Номе При п/п доку документа ра меча мента листов ние дела 1 2 3 4 5 6 Итого документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего опись подпись, расшифровка

Дата подписи

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

Письма, присланные для сведения (копии).

Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

Прейскуранты.

Технические условия.

Претензии.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма

Пригласительные билеты.

Документы по заключению коллективных договоров.

Бухгалтерские документы.

Планово-финансовые документы.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».

Объяснительные записки.

Арбитражные и исковые документы.

Приложение 38

Нумерационный бланк - шахматка

12 345678 91011121314151617181920212223 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

Образцы регистрационных журналов

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ Дата поступ Корреспондент, Краткое Резолюция Отметка об ления и ин дата и индекс содержа или кому исполнении декс докумен поступившего ние направляет та документа ся документ 1 2 3 4 5 ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата и индекс документа Корреспондент Краткое со-держание Отметка об ис-полнении 1 2 3 4 ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата и индекс документа Кто подписал Краткое со-держание Отметка об ис-полнении 1 2 3 4 Приложение 40

Примерная форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины

СВЕДЕНИЯ

ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ, ЗА ПЕРИОД Ф.И.О. исполни-телей Всего до-кументов Из них Причина не исполнения Испол-нено в срок Исполнено с опозда-нием Не испол-нено 1 2 3 4 5 6 Секретарь-референт Подпись Расшифровка

Подписи

.Дата

Форма номенклатуры дел предприятия

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководитель предприятия

подпись расшифровка НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Дата подписи

Подпись, Расшифровка подписи

Должность руководителя службы ДОУ

ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК предприятия от 00.00.00 №00

00.00.00№ 00 Москва на 19 год Индекс дела Заголовок дела Кол-во Срок хра Приме дел (то нения дел чания мов, час (томов, № тей) статьи по перечню 1 2 3 4 5

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Итоговая запись о категория и количестве дел,

заведенных на предприятии

в 199 г. По срокам хранения Всего в том числе переходящих с отметкой «ЭПК» постоянного временного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: Должность руководителя подпись расшифровка

службы ДОУ подписи

00.00.00

Итоговые сведения переданы в архив предприятия.

Наименование должности

лица, передавшего сведения подпись расшифровка

00.00.00 № 00 подписи

Пример составления номенклатуры дел

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководитель предприятия

подпись, расшифровка 00.00.00 № 00 Дата подписи

Москва

на 19 97 год Индекс Заголовок дела Количест Срок хранения и Приме дела во дел № статьи по пе чание речню 1 2 3 4 5 Приложение 44

Текст примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК)

Общие положения

С целью организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию и подготовки их к передаче в ведомственный архив создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после утверждения их руководством предприятия.

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников. В состав комиссии в обязательном порядке включается работник, ответственный за организацию делопроизводства, заведующий

аркввош деятельности ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, соответствующими нормативами по документационному обеспечению управленческой деятельности, приказами директора предприятия, инструкциями и указаниями Государственной архивной службы РФ; типовыми и отраслевыми перечнями документов, номенклатурой дел предприятия, описями дел, положением об ЭК.

Функции экспертной комиссии

ЭК предприятия осуществляет следующие функции:

2.1. Проводит совместно с архивом ежегодный отбор документов предприятия для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за организацией работы с документами в аппарате предприятия.

Выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению документов, сроки которых истекли.

Принимает непосредственное участие в подготовке к рассмотрении номенклатуры дел предприятия, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего хранения.

Выносит на рассмотрение руководства предприятия предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмот-ренных перечнями.

Права экспертной комиссии

ЭК предприятия предоставляется право:

Давать указания специалисту, ответственному за организацию работы с документами по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к передаче в архив предприятия.

Требовать от руководства предприятия розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в архив, и представления письменного объяснения в случае их утраты.

Приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в области документационного обеспечения управления и архивоведения.

Запрашивать от специалистов предприятия сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

Информировать руководство предприятия по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

Организация работы экспертной комиссии

ЭК работает по плану, утвержденному руководителем предприятия, и отчитывается перед ним о своей работе.

Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, но не реже 2-х раз в год.

Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Документирование деятельности ЭК предприятия, формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Приложение 45

Форма описи дел постоянного и длительных

сроков хранения

Наименование УТВЕРЖДАЮ

предприятия Руководитель предприятия

Подпись, расшифровка подписи

00.00.00 ОПИСЬ №

Название раздела № п/п Индекс Заголовок Дата Кол-во Срок Примеча дела (то дела(тома, дела листов в хранения ние ма, части) части) (тома, деле (то дела (то час ме, час ма, час ти) ти) ти) 1 2 3 4 5 6 7 В данную опись внесено

деле

(цифрами и прописью)

.по №

, в том числе:

литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи 00.00.00

подпись, расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ

ОДОБРЕНО Протокол ЭК предприятия

Подпись, расшифровка подписи от_ 00.00.00

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ

№ Наименование должности

руководителя организации

(место составления) Подпись, расшифровка

Дата подписи

о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании

(название и выходные данные перечня

документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №

(название фонда) № Заголовок Дата Номера Индекс Кол-во Сроки Приме п/п дела или дела описей дела(тома, дел то хране чание групповой или (номен части) по мов, ния заголовок край клатур) номен частей) дела дел ние за годы клатуре (тома, даты или № части) дел дела по и но описи мера статей 1 2 3 4 5 6 7 8 Итого дел за годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК

(наименование архивного учреждения)

(Протокол от № )

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Подпись расшифровка

подписи

Дата

ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № …..

<< |
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 8. ПРИЛОЖЕНИЯ:

  1. Приложения для платформ
  2. Приложения за пределами сайтов социальных сетей
  3. Брендированные приложения
  4. 1.5.3 Оформление приложений
  5. § 80 Знаки препинания при обособленных приложения
  6. 276. Приложения
  7. ГЛАВА 4 ВОЗМОЖНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
  8. Знаки препинания при обособленных приложениях
  9. при приложениях
  10. ОДНОРОДНЫЕ И НЕОДНОРОДНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ
  11. 276. Приложения