<<
>>

5.5. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в од-ном месте или одним работником, например, секретарем-референтом.

Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты коммерческие;

документы, имеющие гриф «Конфиденциально».

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по триалу, начиная с № 1 (или № 01) с 1 января каждого года по 31 декабря.

Составление проекта исходящего документа Согласование проекта документа Проверка правильности оформления проекта документа Подписание руководителем Регистрация документа

Простановка индекса (номера) на документе

Проверка правильности адресования

I

Отправка документа адресату

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

3.

Блок-схема работы с исходящими документами

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные но-мера, состоящие из порядкового номера, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает: 72 - порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5- номер дела по номенклатуре.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Индекс документа может также содержать условное обозначение - код должностного лица, вопросов деятельности и т.д., например, 1 № 72-БМ включает - БМ - Борис Мишин, автор документа; 72 - порядковый номер документа.

Эффективность принятой системы .индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет. Журналы включают следующие графы:

индекс (номер) документа;

дата документа;

автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;

адресат (корреспондент) — для исходящих документов;

количество листов документа;

резолюция;

исполнитель;

подпись исполнителя;

срок исполнения;

отметка об исполнении;

номер дела.

Секретарь по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных , с помощью электронных таблиц, с использовани-ем программных средств.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным

просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.

д.).

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) не- регистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т. п.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф «Конфиденциально», определяется специальной инструкцией.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь- референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регист-рационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10

дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

В ряде фирм для ведения контрольных операций используется пер-сональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Ряд программ предоставляют пользователю возможность вести рабочий календарь - ежедневник с помощью ПК, который можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения

документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных сове-щаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составлении проекта контракта, проведении деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей («единство команды») и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов в фирме.

<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 5.5. Регистрация и контроль исполнения документов:

  1. 5.2.1. Перечень документов, представляемых для государственной регистрации договора об ипотеке
  2. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа
  3. Организация работы с документами
  4. В области контроля за исполнительской дисциплиной
  5. В области организации доступа к информации
  6. виды работ с документами
  7. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
  8. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
  9. 4.2. Регистрация документов
  10. 4.3. Контроль исполнения документов