<<
>>

5.6. Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в

дела.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

краткое содержание («Переписка с ОАО «ЭРА» по строительству автостоянки»);

дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 1997 г.);

слова «копии», если дело сформировано из копий документов (например «Решения Совета учредителей за 1997 год.

Копии»),

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется, например «Переписка с ЗАО «ЭЛИТ» о поставке товаров за 1997 г.». Составление заголовков типа «Разная переписка», «Доку-менты по общим вопросам» не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово «материалы». В ряде случаев можно использовать термин «Документы» с расшифровкой в скобках их видов, например «Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1997 г.».

В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

При формировании дел необходимо, соблюдать следующие требования:

в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело включается один экземпляр документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

в дело формируются, как правило, документы одного года;

в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.97, 02.01.97 и т. д.) или в нумерационной (№ 1, № 2...).

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах.

Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую — трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дел с перепиской используется подшивка «письма-ответа» рядом с «письмом-запросом».

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, то есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т.

п.), относящиеся к одной организации, например «Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием «Крисс» за 1997 г.».

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес- планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995-2000 гг. будет находиться в деле 1995 г.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и импортные, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки импортного производства могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление обложки российского дела приведено на рис. 4.

ЗАО «АНКЕР»

Секретариат

ДЕЛО № 1-7

Документы (контракты, акты, переписка)

о поставке фарфоровых изделий за 1997 г.

(заголовок дела) 1997 г. на лист.

Хранить 3 г.

ст. 1018 ТП

Рис. 4. Форма заполнения обложки дела.

Оформление дел в папках импортного производства имеет свои особенности (рис. 5).

Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше

, который помещается в специ- 64

Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше

ОАО "Лотус" Секретариат

Дело № 1-7

КОНТРАКТЫ 1997 г.

Рис. 5. Оформление обложки дела (типа Leitz)

Рис. 5. Оформление обложки дела (типа Leitz)

альный «карман» на корешке обложки. Такие «карманы» могут иметь разные размеры - от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 5.6. Формирование и оформление дел:

  1. ПРИМЕНЕНИЕ ПРАВА КАК ОСОБАЯ ФОРМА РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВА
  2. 2.3.2. СИСТЕМА С ФИКСИРОВАННЫМ ИНТЕРВАЛОМ МЕЖДУ ЗАКАЗАМИ (С ПОСТОЯННЫМ УРОВНЕМ ЗАПАСОВ)
  3. 3.2. Культура и качественные характеристикиуправленческой деятельности в промышленной сфере региона
  4. Введение
  5. 4.5. Формирование дел
  6. 4.6. Подготовка документов к архивному хранению
  7. 5.6. Формирование и оформление дел
  8. 2. Организация работы с документами
  9. Роль и функции маркетинговых организаций дестинации в продвижении продуктов для культурного туризма
  10. Следственный осмотр документов, его задачи и методы фиксации
  11. (Рационализм и иррационализм как философскомировоззренческие ориентации: гносеологическое содержание, онтологические и ценностные основания)
  12. Глава 18. Конституционные акты Российской Федерации и Республики Башкортостан о правовом статусе республики
  13. 2.3. ОБЩЕСТВЕННЫЕ ИНСТИТУТЫ ПИСЬМЕННОЙ СЛОВЕСНОСТИ
  14. 20. Органы государства: понятие, признаки, классификация.