5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. В задачи архива входят:
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном по-мещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения, подготовки к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя
предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, мини-стерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989 г.)
При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены в нем на 2 группы. К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа «ЗИЛ» и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.
Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.
Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней также указаны сроки хранения дел и даны ссылки на соответствующие статьи Перечня.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.
Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.
В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Так, например, переписка за 1990 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1994 г.
К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек.
Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф.
Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. — «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
документы, предназначенные для архивного хранения;
документы, подлежащие уничтожению;
документы, необходимые для дальнейшего использования в дело-производстве.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле.
на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
переплести дело или прошить его в четыре прокола;
дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверител ному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности, пересистематизация их необязательна.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы: дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив); дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (по основной деятельности) и опись № 1 л/с (по личному составу).
Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В опись № дела заносятся в следующей последовательности: устав; протоколы общих собраний, заседаний Совета директоров; приказы по основной деятельности; перспективные, годовые планы; отчеты; контракты.
В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке: книга учета сотрудников (если она ведется); приказы по л/с; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; невостребованные трудовые книжки.
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архив-
ный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт, в котором в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например «Переписка за 1989-1991 гг. — 3 дела».
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема- передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих ре-гистрационных форм также должны быть включены в опись.
Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин не менее чем двумя работниками предприятия.
Документы долговременного и постоянного хранения коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе. Архивные отделы административных округов организуют прием на хранение документов ликвидированных предприятий. По решению Московской регистрационной палаты предприятие получает разрешение на ликвидацию только после передачи документов на архивное хранение. Доступ к переданным в архив документам осуществляется в соответствии с распоряжением самого предприятия.
<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение:

  1. Статья 358. Подделка документов, печатей, штампов и бланков, их сбыт, использование поддельных документов
  2. Характеристика процессов сбора, передачи, обработки и хранения информации
  3. Функции документа
  4. Организация работы с документами
  5. §2.4. Система подготовки решений как* последовательность действий
  6. 4.6. Подготовка документов к архивному хранению
  7. Функции управления делами
  8. 5.2. Организация работы с документами
  9. 5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
  10. 5.4. Уничтожение документов с грифом «Комическая тайна»
  11. Сбор вещей и подготовка документов
  12. Структура массово-информационной деятельности: сбор, обработка, компоновка, передача, восприятие, трансформация, хранение и использование массовой информации. Потенциальная, принятая и реальная информация. Семантический, синтаксический и прагматический аспекты массово-информационных текстов.
  13. 16. Достаточно ли для признания условия о товаре, передаваемом по договору купли-продажи, согласованным (а самого договора - заключенным), указания наименования и количества подлежащего передаче товара в накладной (или ином аналогичном документе, фиксирующем сам факт передачи товара)?
  14. 573. Что такое склад общего пользования?
  15. Статья 563. Передача предприятия
  16. § 3. Библиотечный и архивный фонды как культурная ценность
  17. Подготовка к созданию товарищества собственников жилья
  18. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОНОБ ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ЭКЗЕМПЛЯРЕ ДОКУМЕНТОВ
  19. Финансовое обеспечение подготовки и проведения выборов