<<
>>

5.4. Обработка отправляемых документов

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис. 3):

составление проекта документа исполнителем;

согласование проекта документа;

проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

регистрация документа;

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правиль-

ность его оформления проверяется секретарем-референтом фирмы.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы.

Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов.

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

индекс документа, включающий номер дела;

дата документа;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов- ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день конвертуются и отправляются. При помещении документа в конверт сверяется адрес получателя на письме и на конверте. При отправке письма в конверте с прозрачным «окошком» документ складывают таким образом, .чтобы адрес получателя был хорошо виден. В этом случае необходимо убедиться, что адрес не сместится внутри конверта.

Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской (исходящей).

<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 5.4. Обработка отправляемых документов:

  1. Профсоюзы
  2. Функциональные компоненты педагогической системы
  3. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа
  4. 10.1. Прием и обработка входящих документов
  5. 10.3. Работа с исходящими документами
  6. 14. Контрольные вопросы
  7. 1.3. Адаптация бухгалтерского учета к требованиям налогообложения при сочетании систем налогообложения
  8. "Визы согласования документа"
  9. Технология экспертных методов
  10. 78. НЕБАНКОВСКИЕ КРЕДИТНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ В БАНКОВСКОЙ СИСТЕМЕ
  11. 5.3. Обработка поступающих документов
  12. 5.4. Обработка отправляемых документов
  13. 5. 3. Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна»
  14. Приемы унификации языка служебных документов
  15. 439. Относятся ли к категории банковских счетов и подчиняются ли нормам ГК о договоре банковского счета денежные счета, открываемые в технологических центрах обработки перевозочных документов железных дорог (ТехПД)?
  16. 2.3. ОБЩЕСТВЕННЫЕ ИНСТИТУТЫ ПИСЬМЕННОЙ СЛОВЕСНОСТИ
  17. 1.1.3. Первичные документы для отражения выручки от оказания услуг по проживанию