<<
>>

5.3. Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис.2):

первичную обработку;

предварительное рассмотрение, разметку;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем необходимо проверить: правильность адресования вложенного в конверт документа; количество листов документа; наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления или когда на конверте имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы- получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов, которые складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количе-

ство документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непо-средственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. Для отличия от других пометок эта запись обводится кружком. В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки, состоящее из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря- референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника фирмы.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству фирмы должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю фирмы.

Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюций (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передается первому в списке, который считается ответственным исполнителем.

Рис.2 Блок-схема работы с входящими документами

Рис.2 Блок-схема работы с входящими документами

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения, а также рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секре- тарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с про-ставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом «Конфиденциально».

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

В фирме для ряда документов может быть принят порядок, при котором рассмотрение документов руководителем осуществляется после окончания их исполнения, одновременно с подготовленными для подписания проектами внутренних или отправляемых документов. Это позволит сэкономить время руководителя за счет не двукратного, а однократного ознакомления с документом. Но для введения такого порядка необходимо четко разграничить, какие виды служебных документов могут так обрабатываться, а какие нет, и провести этап проверки этого порядка на практике.

<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 5.3. Обработка поступающих документов:

  1. Проблема «порт погрузки-выгрузки» с позиций морского страховщика
  2. 10.1. Прием и обработка входящих документов
  3. В области организации доступа к информации
  4. Обработка информации.
  5. • Обработка информации.
  6. 4.1. Элементы организации документооборота
  7. 4.2. Регистрация документов
  8. 5.3. Обработка поступающих документов
  9. 5.4. Обработка отправляемых документов
  10. 10.4. Информационные технологии и коммуникации в процессах управления
  11. ОБЗОР ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ ВЕДУЩИХ ФИРМ
  12. Приемы унификации языка служебных документов
  13. 439. Относятся ли к категории банковских счетов и подчиняются ли нормам ГК о договоре банковского счета денежные счета, открываемые в технологических центрах обработки перевозочных документов железных дорог (ТехПД)?
  14. 1.1.3. Первичные документы для отражения выручки от оказания услуг по проживанию