Создание резервов

Финансовые резервы — это сбережения организации. Они позволяют НПО фи­нансировать те виды деятельности, которые не финансируют донорские орга­низации, или же проводить незапланированные мероприятия.

Что такое «резервы»?

Резервы — это аккумулированные (то есть накопленные или собранные) из­лишки, которые постепенно наращиваются с первого дня существования орга­низации. Количество резервов можно подсчитать путем суммирования всех из­лишков и вычитания всех дефицитов за год, вплоть до текущего момента.

Это количество указывается в бухгалтерском балансе (на конкретный момент) финансового отчета. Резервы — это оценка финансовой ценности (или «чистой стоимости») организации. Если организация закрывается, то показатель ре­зервов представляет собой приблизительную цифру остатков, которые должны быть распределены.

Резервы не обязательно существуют в форме наличных денег — некоторая часть резервов может быть инвестирована в такие активы, как здания или оборудова­ние. Можно использовать различную терминологию, но термины «резервы» и «фонды» могут заменять друг друга.

Некоторые виды резервов:

• Фонд общего назначения — или общий резерв — не ограничен в примене­нии, поэтому может использоваться при возникновении непредвиденных обстоятельств (расходов) или для общего пользования.

• Ограниченные фонды — например, если донор точно определяет примене­ние средств в рамках обязательного донорского соглашения.

• Целевой фонд — «зарезервированные» фонды, предназначенные для реше­ния конкретной задачи на усмотрение руководящего органа.

• Капитальный фонд — резервы, содержащиеся в форме фиксированных или материальных активов (например, транспортные средства, здания или про­ектное оборудование).

• Фонд пожертвования — средства, инвестируемые в получаемый от него до­ход; первоначальная инвестированная сумма является «неприкасаемой».

Потребность в резервах

Резервы играют роль буфера безопасности — резервных средств должно быть достаточно, чтобы покрыть долги. Плюс остается еще некоторое количество средств на покрытие непредвиденных обстоятельств (расходов), экстренных случаев или затрат, не предусмотренных в бюджете. Они также обеспечивают организации большую гибкость в управлении ресурсами — нам не нужно при первой же потребности просить разрешения у донора.

Резервы особенно полезны в случае возникновения непредусмотренных или не­предвиденных затрат, например:

• Декретный отпуск или оплачиваемые больничные.

• Замена оборудования в случае износа.

• Гонорары за юридические консультации и представительство.

• Фонды исследований и развития для инвестирования и развития организа­ции.

• Компенсации за расторжение трудового договора или выходные пособия при ликвидации организации. Если средств для этого недостаточно, то по­печители организации несут личную ответственность.

• Проведение капитального ремонта здания, замены транспортного средства или компьютерной техники.

Хорошей практикой является закрепление положений и механизмов по исполь­зованию резервного фонда в коллективном договоре.

Коллективный договор

Коллективный договор заключается на предприятиях, в организациях не­зависимо от форм собственности в соответствии с Законом Украины «Про колективні договори та угоди», с Кодексом законов о труде Украины. Со­ставляется он на основе действующего законодательства и принятых сторо­нами обязательств с целью регулирования производственных, трудовых и социально-экономических отношений.

Коллективный договор заключается между сторонами, одной из которых яв­ляется администрация, а другой — трудовой коллектив.

Содержание коллективного договора определяется сторонами в пределах их компетенции.

В коллективном договоре устанавливаются взаимные обязательства сторон. И, как правило, основными разделами его являются:

• Общие положения.

• Организация производства, труда и обеспечение продуктивной занято­сти.

• Нормирование и оплата труда, система, размер заработной платы и дру­гие виды трудовых выплат.

• Предоставление гарантий, компенсаций и льгот.

• Режим работы, продолжительность рабочего времени и отдых.

• Прием на работу и увольнение сотрудников.

• Условия и охрана труда.

• Социальные льготы и компенсации.

• Контроль над исполнением договора.

• Заключительные положения.

Коллективный договор не может ухудшать положения сотрудников по срав­нению с трудовым законодательством, но в нем могут быть предусмотре­ны дополнительные положения, улучшающие условия труда и социально­бытовые условия сотрудников организации.

Коллективный договор заключается сроком на 1 год, принимается трудовым коллективом на общем собрании и подается в 3-х экземплярах вместе с про­токолом общего собрания коллектива организации на регистрацию в район­ную администрацию.

Проблемы накопления резервов

Для обеспечения функционирования своей организации, большинство НПО по­лагаются на донорские гранты. Большинство доноров требует, чтобы грантовые средства были потрачены с конкретной целью, то есть эти фонды ограничены. Это означает, что любое количество неистраченных денег не может быть удер­жано в виде сбережений — доноры ожидают, что НПО либо вернет неистрачен­ные средства, либо «перенесет» их на будущее для выполнения других согласо­ванных задач.

Таким образом, если мы хотим накопить общие резервы, мы должны обеспе­чить формирование излишков из неограниченных доходов.

Отдельно необходимо остановиться на системе организации таких видов резер­вов, как материальные ценности и организация складского учета в НПО.

Разработка политики накопления резервов

Каждая организация должна разработать собственную политику создания ре­зервов и сделать ее открытой и общедоступной. При этом необходимо пояснить и логически обосновать свою политику.

Такой процесс состоит из нескольких этапов:

• Пересмотр существующих средств — как они накапливались и на что ис­пользовались.

• Анализ существующих и потенциальных источников дохода.

• Анализ моделей затрат и потребностей в сфере движения денежных средств.

• Оценка потребностей в резервах.

• Калькуляция уровня резервов.

• Презентация политики накопления резервов.

Точную форму для определения «идеального» уровня резервов дать крайне трудно, поскольку все организации отличаются друг от друга. В целом, 60-90 дней считаются нормой для этого процесса. При определении соответствующе­го уровня следует ответить на некоторые вопросы и предусмотреть целый ряд факторов и условий:

• На какую деятельность ориентирована организация: коротко- или долго­срочную? Если организация выполняет краткосрочную деятельность, то резервы рекомендуется сохранять на низком уровне. Если же организация ориентирована на долгосрочную деятельность, то резервы должны содер­жаться на высоком уровне.

• Легко ли организация накапливает резервы и какие ресурсы существуют для такой деятельности?

• Насколько процесс создания резервов замедляет процесс выполнения про­екта? Для обеспечения уверенного существования организации в будущем необходимо чем-то пожертвовать в настоящее время.

• Каковы риски потери организацией нынешних источников доходов? Чем выше риск, тем выше должен быть уровень резервов.

• Нужно ли проявлять избирательность в поиске деловых партнеров? Жела­тельно избегать организаций, которые на первый взгляд производят слиш­ком яркое впечатление.

Как правило, НПО устанавливают такой уровень резервов, на котором можно покрывать особые затраты. Существует два различных «сценария»:

• Сценарий продолжения работы — затраты на обеспечение продолжения ра­боты организации в течение двух-трех месяцев.

• Сценарий закрытия — затраты на закрытие организации, включая завер­шение проектов; выплаты заключительных надбавок персоналу; проведе­ние последней аудиторской проверки; завершение аренды и контрактов.

Первый вариант дает НПО время попытаться найти дополнительные средства. Второй вариант пессимистический, но зато экономный, где затрачивается ров­но столько, сколько необходимо НПО для выполнения своих последних обяза­тельств.

Как генерировать резервы?

Мы уже рассмотрели варианты того, как резервы могут накапливаться благо­даря неистраченным, неограниченным доходам. Существует четыре категории возможностей:

• Максимизация неограниченного дохода, например:

• Поиск возможностей для возмещения непрямых затрат (таких, как сня­тие платы за услуги).

• Перевод банковского процента и общественных дотаций в разряд резер­вов.

• Поиск средств для достижения общих, организационных целей, а не выполнение конкретных видов деятельности.

• Подготовка специального обращения или работа с текущими донорами относительно создания фонда пожертвований.

• Максимизация потенциала ограниченных фондов для освобождения нео­граниченных средств:

• Применение ограниченных средств для покрытия «труднофинансируе- мых» статей бюджета.

• Пересмотр условий гранта относительно удержания неистраченных средств: иногда вполне законным путем можно удержать от 5 до 10 % средств.

• Максимизация дохода проекта с тем, чтобы проект не нуждался во внутрен­них субсидиях:

• Обеспечение полного финансирования проекта, включая непрямые за­траты (например, офисные накладные затраты).

• Включение в бюджет таких статей, как приобретение оборудования, наем персонала, непредвиденные расходы и инфляция.

• Минимизация контролированных затрат с целью снижения таких затрат:

• Введение культуры «аккуратного и экономного домохозяйства» для минимизации излишних и неоправданных затрат.

• Поиск пожертвований и подарков в неденежной форме.

• Договоренность с поставщиками о предоставлении скидок в случае опто­вых закупок или оперативных платежей.

1.1.4.