Получение средств

Как составить прогноз движения денежных средств?

Чтобы составить прогноз движения денежных средств, вам необходимы все го­довые планы действий и бюджеты организации. Это задание лучше всего вы­полнять на компьютере, используя программу Excel.

Для каждой статьи бюджетного дохода или расхода в листе для прогнозов не­обходимо вписать, когда в организацию поступят денежные средства и когда они должны «уйти». Это напрямую зависит от даты запланированной деятель­

ности. По степени предсказуемости существует несколько видов трансакций, которые:

• совершаются ежемесячно (например, выплата зарплат, арендной платы, плата за коммунальные услуги);

• проводятся раз в год (например, страхование, плата за услуги аудита);

• являются запланированными (например, организация ежегодного общего собрания, учебные курсы, донорские гранты);

• непредсказуемы (например, плата за ремонт автомобиля).

После того как бюджет будет разбит помесячно на основе планов действий, можно рассчитать чистый поток наличных средств: например, откуда поступа­ет или куда уходит больше денег, и наоборот. Часто при этом также проводится расчет сальдо банковских счетов с резервами. Это также помогает эффективно управлять потоками денежных средств.

Получение средств

Иногда очень полезно задуматься о ваших отношениях с донорами с точки зре­ния самого донора.

Доноры обычно предоставляют гранты организациям, в которых уверены. Все ваши отношения с донором должны быть направлены на укрепление их уверен­ности в вашей организации. Этого можно достичь следующим образом:

• описывать, как вы планируете использовать средства, предоставляя четкие планы и бюджеты;

• демонстрировать наличие должного контроля, включая надежный менед­жмент;

• предоставлять достоверные и точные отчеты о вашей работе.

Если вы задержите отправку отчета донору, то его доверие к вашей организации пошатнется.

В первую очередь, необходимо ознакомиться с требованиями донора к отчетно­сти и составить график предоставления отчетов. Что касается формата и време­ни подачи отчетов, то у разных доноров разные правила. Но, как правило, почти все они требуют подачи аналитических и финансовых отчетов. Убедитесь, что оба отчета соответствуют друг другу. За это должен отвечать специально назна­ченный работник (как правило — член персонала программы, которому помо­гает представитель финансового отдела).

Некоторые доноры предлагают собственные формы финансовых отчетов. Это может серьезно осложнить деятельность НПО, поскольку такой формат может значительно отличаться от внутренних форм НПО или форм других доноров. Переходить с формата на формат достаточно сложно, поскольку это требует из­менения базовых кодов учета.

При нецелевом использовании средств у большинства доноров в прошлом воз­никали различные проблемы. И полагаться исключительно на доверие уже не представляется возможным. Донорам также нужно очень осторожно управлять имеющимися в их распоряжении фондами и нести ответственность за их ис­пользование.

Прежде всего, ваш донор должен быть проинформированным во избежание не­приятных сюрпризов!

Подписание договоров/контрактов

Большинство донорских организаций просит организацию-реципиента подпи­сать договор (или контракт) до предоставления ей средств. Это создает возмож­ность для развития общего понимания того, чего вы хотите достичь и как вы будете работать вместе.

Условия некоторых доноров очень жесткие: например, они очень четко ука­зывают, какие затраты являются разрешенными. Также это касается аудита и процедур закупки (например, Европейский Союз и АРМ США). Другие доноры более гибки (например, Глобальный фонд для борьбы со СПИДом, туберкуле­зом и малярией). Но у них все равно есть свои правила, которые касаются, на­пример, изменений бюджета или требований к отчетности.

Иногда есть возможность вести с донором переговоры касательно их условий — например, о возможности высылать один и тот же общий отчет разным донорам, или же использовать одинаковые форматы отчетности.

Перед подписанием договора очень важно изучить все условия и знать точную дату получения средств, чтобы не оказаться в ситуации, когда донор откажется оплачивать ваши счета (например, если донор не компенсирует всех затрат ва­шей НПО). Или же донор начнет требовать возвращения средств, что поставит под угрозу дальнейшее существование НПО.

Перед подачей бюджета донору, убедитесь в его максимальной наполненности (он также должен содержать соответствующие объемы административных за­трат и занятость персонала).

Отслеживание ограниченных средств

НПО часто получают ограниченные средства от более чем одного донора. Огра­ниченные средства могут использоваться на цели, согласованные с донором; они не могут использоваться для покрытия любых других затрат. Очень важно тщательно отслеживать использование ограниченных средств. Это означает:

а) наличие четкого понимания того, на что именно донор позволит вам потра­тить ограниченные средства,

б) максимально тщательное отслеживание финансовых поступлений и расходов каждого проекта, которые получает ограниченные средства. Для этого вам не­обходим инструмент, который называется «решетка финансирования», а так­же детальные коды учета.

• Решетка финансирования показывает в деталях, насколько ваш доход со­ответствует общему бюджету. Такая сетка составляется опытными финан­совыми работниками, которые имеют всю информацию об ограниченных грантах.

• Детальные коды учета могут помочь распределить затраты на конкретный ограниченный грант, а также на категорию затрат. Все работники, задей­ствованные в процессе кодирования затрат, должны знать эту систему, поэ­тому разработка детальных кодов — это очень кропотливый процесс.

Если у организации есть несколько доноров, то эти проблемы усложняются еще больше. Их решение требует активного сотрудничества между опытными и ква­лифицированными финансовыми работниками и персоналом программы.

1.2.