Кодирование экономической информации

Кодирование представляет собой процесс образования и при­своения кодовых обозначений конкретным объектам классифика­ции, замены общепринятых обозначений объектов условными цифровыми обозначениями.

Характеристики кодов:

- длина кода - определяет количество используемых в нем знаков;

- алфавит кода - определяет совокупность знаков, используе­мых для обозначения элементов множества;

- емкость кода - характеризует максимальное число элемен­тов, которое можно однозначно обозначить при данном методе кодирования.

Требования к построению кодов

Коды должны:

- быть едиными для всех подразделений предприятия, ста­бильными для кодируемой номенклатуры, иметь одинаковую дли­ну, быть минимальными по значности;

- обладать способностью идентифицировать каждый объект и одновременно содержать о нем всю необходимую информацию;

- обеспечивать удобство и эффективность автоматизирован­ной обработки, в частности автоматизированную группировку и получение итогов нужных степеней по соответствующим класси­фикационным признакам;

- располагать резервом свободных номеров для включения в

номенклатуру новых позиций без нарушения ее структуры.

Условное обозначение (код) может включать один знак или систему знаков, образованных по определенным правилам. В каче­стве знаков могут выступать цифры, буквы или их сочетания. Например, в общероссийском классификаторе продукции код про­дукции содержит шесть цифровых знаков и один знак - контроль­ное число. Вся продукция делится на классы, внутри класса - на подклассы, далее - на группы, подгруппы и виды продукции. Для расчета заработной платы используются коды, содержащие только цифровые знаки (таблица 2.1).

Выбор системы кодирования информации зависит от объема кодируемой номенклатуры, уровня ее стабильности и задач, стоя­щих перед экономической информационной системой. Используе­мые системы кодирования делятся на две группы - регистрацион­ные и классификационные, каждой из которых присущи свои до­стоинства и недостатки.

Таблица 2.1

Коды для расчета заработной платы

Особенностью кодов первой группы является независимость или слабая зависимость от применяемых систем классификации. Коды этой группы должны отвечать в основном двум требованиям - минимальной длины кодового обозначения и однозначного соот­ветствия кодового обозначения наименованию объекта. К реги­страционным системам кодирования относятся порядковый и се­рийно-порядковый код.

Порядковая система кодирования применяется для кодиро­вания однопризначных номенклатур, она предусматривает присво­ение каждому элементу множества номера по порядку, а при появ­лении нового объекта, принадлежащего к данной группе, ему при­сваивается очередной порядковый номер.

Серийно-порядковая система кодирования служит для ко­дирования двухпризначных номенклатур, характеризуется выде­лением серии порядковых номеров на каждую группу позиций но­менклатуры, обладающих общим признаком.

К классификационным системам кодирования относятся коды, построенные на обязательной предварительной классификации объ­ектов, что необходимо при кодировании многопризначных номен­клатур. Используемые при этом системы кодирования могут быть двух видов - последовательные (при иерархической системе класси­фикации) и параллельные (при фасетной системе классификации).

Поразрядная система кодирования предполагает системати­зацию кодируемых элементов на каждой ступени классификации - за каждым классифицируемым признаком закрепляется опреде­ленное количество разрядов, исходя из количества элементов по максимальной группе каждого признака. Порядок расположения классификационных признаков и их разрядов определяет структу­ру кода, а общее количество разрядов в коде - его длину. В табли­це 2.2 приведен пример построения кодов.

Таблица 2.2

Шахматная система кодирования предусматривает построе­ние кода в виде таблицы шахматной формы, в подлежащем кото­рой перечисляются позиции одной характеристики объекта, а в

сказуемом - позиции другой характеристики. На пересечении строк и столбцов образуются кодовые обозначения объекта.

Таблица 2.3

Система повторения предусматривает использование уже имеющихся условных обозначений.

Комбинированная система кодирования базируется на соче­тании принципов кодирования всех рассмотренных систем, исполь­зуется для кодирования больших, многопризначных номенклатур, которые одновременно характеризуются соподчиненностью одних и независимостью других классификационных признаков.

Пример кодирования организаций в бухгалтерских программах.

В программах фирмы «1C:» кодирование организаций произ­водится на первом уровне субконто, код является одним из его па­раметров и состоит из пяти условных символов:

• первые два буквенных символа означают категорию орга­низации (КП - клиент (исключительно покупатель); КБ - клиент (возможно бартерные отношения); ПБ - поставщик (исключитель­но поставка товара));

• вторые два числовых символа означают отраслевую при­надлежность клиента (01 - металлургия и машиностроение, 02 - пищевая промышленность и т.

• последние два числовых символа разбивают предприятия по численности (А - до 50 человек работающих, Б - от 50 до 200 человек работающих и т. д.). Кодировка клиента может выглядеть так: «КБ01С». Код присваивается при внесении новой организации в информационную базу предприятия. При необходимости кодо­вое обозначение может быть изменено.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение подсистемы информационного обеспе­чения.

2. Назовите виды информационного обеспечения.

3. Назовите структурные единицы экономической информации.

4. Дайте характеристику экономического показателя.

5. Что такое система классификации?

6. Назовите виды общероссийских классификаторов инфор­мации.

7. В чем заключаются особенности отраслевых классифика­торов?

8. Дайте определение процесса кодирования.

9. В чем заключаются особенности классификационных си­стем кодирования?

10. Как производится кодирование организаций в программах «1С»?