ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Под деловым общением понимается речевое взаи­модействие партнеров в деловой сфере, осуществляемое в письменной или устной форме в рамках официально-де­лового стиля.

Принято считать, что официально-деловой стиль используется только при составлении текстов служебных документов.

Нормативные требования официально-делового стиля должны быть (и являются) основой общения в де­ловой сфере. Рассмотрим основные из этих норм.

1. Умеренное использование канцеляризмов (изве­щаем, неисполнение, вышеуказанный). Не следует употреб­лять в деловой речи архаичные (устаревшие) слова и обороты типа каковой (который), на предмет (для), при­общить к делу (в дело), при сем (при этом) и т. п.

2. Широкое использование терминов и профессио­нальных слов той сферы деятельности, в которой проис­ходит деловое общение. В письменной речи искажение термина или замена его синонимическими формами (на­пример, замена термина акцепт выражением встречное предложение) не допускается. Если же, по мнению соста­вителя документа, термин может оказаться непонятным адресату, но без него в данном тексте обойтись нельзя, следует дать его объяснение.

Для документации сферы обслуживания характерно использование таких терминов, как объем услуг, сервис­ная деятельность, пошив по индивидуальным заказам, ма­кияж, растворитель и т. д.

3. Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул: в порядке оказания, в связи с вышеизло­женным, контроль за исполнением возложить, оплата га­рантируется и т.

4. Точное использование значения слова. Несоблю­дение этого правила приводит к двойственности пони­мания слова или просто к неграмотности.

Пример

Справка

Дана выездному фотографу Андрееву А. В. в том, что он в общественном месте может вращаться.

Слово вращаться, действительно, может употреб­ляться не только в своем основном значении (обращать­ся вокруг своей оси, двигаться вокруг чего-либо, вертеть­ся), но и в переносном (постоянно, часто бывать в ка­ком-либо обществе, среде). Можно сказать вращаться среди актеров, но сочетание вращаться в общественном месте — элементарная неграмотность.

5. Умеренное и правильное употребление иностран­ных слов. В большинстве вариантов лучше использовать русский эквивалент, обозначающий то же понятие.

Неумеренное, без учета культурного и образователь­ного уровня партнера использование иностранных слов не только ведет к непониманию им высказывания, но и (сознательно или неосознанно) унижает его. Например, вместо просим пролонгировать договор, это является пре­рогативой министерства нередко целесообразнее ис­пользовать соответственно просим продлить срок дей­ствия договора и это является преимущественным правом министерства.

Кроме того, незнание говорящим точного значения иностранного слова может поставить под сомнение его профессиональную компетенцию. Так, высказывание эффективность финансово-хозяйственной деятельности во многом зависит от того, насколько лимитируются фи­нансовые расходы свидетельствует о непонимании гово­рящим значения слова «лимит»: лимитируются не рас­ходы, а средства, т.е. лимит в данном случае — это пре­дельная норма денежных средств, в пределах которой ведутся те или иные расходы.

6. Правильное использование грамматических кате­горий, особенно предлогов. Наиболее частая ошибка — употребление после предлогов благодаря, подобно, вопре­ки, согласно родительного, а не дательного падежа сущест­вительного: благодаря достигнутого уровня, вопреки сложившегося мнения, согласно вашего указания — вместо благодаря достигнутому уровню, вопреки сложившемуся мнению, согласно вашему указанию.

При использовании глагольных форм следует по­мнить, что действительный залог придает динамизм из­ложению и употребляется в том случае, когда необходи­мо выделить, оттенить субъект действия. Обычно пред­ложения с действительным залогом употребляются в настоящем времени и производят впечатление обмена информацией между адресатом и адресантом; исключе­ние составляют тексты протоколов (слушали, выступили, постановили) и постановлений или решений коллегиаль­ных органов (коллегия постановила...).

Страдательный залог употребляется, если факт со­вершения действия имеет большее значение, чем указа­ние лиц, совершивших действие.

Когда нужно подчеркнуть, что действие соверши­лось, используется совершенный вид, а если оно нахо­дится в развитии — несовершенный вид глагола.

Сочетание оплатить за проезд является ошибочным: следует писать оплатить проезд, но заплатить за проезд.

7. Недопустимость лишних слов и тавтологии (обо­значения того же предмета, явления другими словами). Например, в предложении «Необходимо полностью загру­зить имеющееся оборудование» слово имеющееся — лиш­нее: не станут же загружать оборудование, которого нет.

Примером тавтологии являются сочетания в мае ме­сяце, прейскурант цен, приемный пункт по приему заказов и т.п.

8. Соответствие сокращений слов, используемых в текстах документов, а также в других реквизитах, дей­ствующим правилам орфографии и пунктуации, требова­ниям государственных стандартов.

При перечислениях (только в конце предложения) допускаются сокращения т. д. (так далее), т.п. (тому подобное), пр. (прочие), и др. (другие). Разрешается так­же сокращение союза т. е. (то есть).

Могут сокращаться названия ученых степеней и зва­ний, а также наименования должностей: проф. И.И. Сидо­ров, канд. техн. наук А.П. Петров, гл.

Сложные слова, первой частью которых являются чис­лительные, пишутся смешанным способом, через дефис: 70-летие, 25-миллиметровый, 10-тонный, но 20%-ный раствор.

Должны использоваться только узаконенные сокра­щенные названия организаций, учреждений, предпри­ятий, структурных подразделений и т.д.: спорткомитет, НТВ, АОЗТ, институт «Моспроект».

9. Необходимость различения категорий одушевлен­ных и неодушевленных существительных. Например, объявление «Больные, не посетившие амбулаторию в те­чение трех лет, списываются в архив, а затем уничтожа­ются» может нанести обиду тем, кому оно адресовано.

10. Тенденция к утрате местоимения я в деловом письме: субъект действия не обязательно выражается местоимением я.

Следует правильно использовать и местоимение он, которое, будучи универсальным обозначением для лиц и предметов, сохраняет и указательное значение. Это местоимение может быть средством обезличивания, фа­мильярности и т.д., поэтому требуется особая осторож­ность при использовании его в служебных документах.

11. Употребление вводных слов и оборотов, снижа­ющих напряженность тона изложения. Так, фраза «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим при­чинам» весьма категорична, а ее редакция «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» заметно снижает напряженность текста.

12. Использование в официальной письменной речи форм обращения, самой распространенной из которых является уважаемый. Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.

Уважаемые коллеги! — такая форма обращения уме­стна по отношению к лицам одной профессии. Более эмоциональный оттенок несет выражение «Дорогие кол­леги!» Нейтральный тон сохранится в том случае, если высказывание начинается так: «Коллеги...».

Обращение, содержащее имя и отчество, приобрета­ет несколько личный характер; включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.

13. Использование заключительной формулы вежли­вости. К сожалению, при составлении российских дело­вых писем не всегда придерживаются этого правила ре­чевой культуры. В зарубежных стандартах заключитель­ные формулы вежливости являются обязательными в деловой переписке.

14. Объективность содержания официального пись­ма, что обусловливает, как правило, нейтральность тона изложения. В деловой переписке не допускаются ирони­зирование, проявление грубости и т. п. Однако не следует впадать и в другую крайность, демонстрируя чрезмерную вежливость (не откажите в любезности и т. п.). Впрочем, современной деловой корреспонденции присуща скорее сухость, чем чрезмерная вежливость.