КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Письменная речь — это самостоятельная целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая общение с помощью письменного текста. Письменный текст в данном случае является представителем автора как участника общения.

К текстам служебных документов следует предъяв­лять строгие требования — они должны быть четкими, точными, логичными и соответствовать нормам офици­ально-делового стиля.

В зависимости от количества вопросов, затрагива­емых в документе, текст может быть простым или слож­ным по содержанию. В простом тексте рассматривается один вопрос, в сложном — несколько. Простые тексты более удобны в обработке в процессе документооборота и очевиднее в исполнении. Сложные тексты (отчеты, обзоры, доклады и т.п.), как правило, имеют большой объем, поэтому их целесообразно приводить к простому варианту за счет членения на параграфы, пункты и под­пункты.

Тексты делового письма должны быть максимально унифицированы.

В общем плане унификация текста представляет со­бой деление информации на постоянную и переменную и разработку на этой основе трафаретных и типовых тек­стов.

В трафаретном тексте постоянная информация уже напечатана, а для переменной оставлены пробелы. При составлении подобного текста следует располагать по­стоянную информацию перед переменной.

Типовой текст — это образец, на основе которого строится текст нового документа. Такой текст может быть представлен в виде отдельных фраз или абзацев. Для облегчения подбора рекомендуется составить ката­лог типовых текстов.

Существуют три основных типа внутренних текстовых структур: предметно-логический, «плетеный» и свобод­ный образно-ассоциативный. Предметно-логическую структуру имеют тексты научно-учебные, официально­деловые, общественно-деловые, информационно-анали­тические; «плетеную» — обычно публицистические; сво­бодные образно-ассоциативные структуры характерны для художественных текстов и требуют, как правило, на­личия творческой одаренности и мастерства.

ФАКТОРЫ РЕЧЕВОГО ПРОДУЦИРОВАНИЯ

Процесс речевого продуцирования предполагает знание и использование ряда взаимосвязанных факторов, категорий, понятий. Создает текст автор (один человек или коллектив авторов). Он приступает к созданию текс­та при наличии ситуации, которая вызывает необходи­мость создания текста: человек, устраиваясь на работу, должен составить текст заявления о приеме; на диплом­ную работу принято писать отзыв; в определенных ситуа­циях составляются поздравление, дружеское или офици­альное письмо и т. п.

Для того чтобы составить текст, автор должен распо­лагать соответствующим материалом. Предположим, работник социальной сферы в силу сложившейся ситуа­ции (официальное обращение к нему за помощью) от­стаивает интересы конкретной многодетной семьи. Для составления текста письма в организацию, которая ком­петентна решить этот вопрос по существу, он должен иметь материал, т.е. знать, сколько в этой семье детей и какого возраста, где работают родители и каков их зара­боток, каковы жилищные условия, в чем в данном случае ущемлены их права, каковы юридические основания для положительного решения данного вопроса и т.д.

Текст создается для того, чтобы его воспринял адре­сат. Даже автор художественного произведения, иногда не уверенный, что оно будет опубликовано, все же адре­сует его какой-то группе читателей. Поэтому автор текс­та должен достаточно четко представлять своего адреса­та, его способность воспринимать текст и быть подвер­женным его влиянию.

Так, если предполагается, что адресат — предприни­матель, не имеющий высшего образования, то не следует перегружать деловой текст специальной терминологией, особенно заимствованной: деловой партнер может ре­шить, что его хотят унизить.

Цели создания текста могут быть внешними и внут­ренними, открытыми и скрытыми, осознанными и не­осознанными, объективными и субъективными, истин­ными и ложными — так же как и жизненные цели: на­пример, один студент стремится получить образование и стать высокообразованным и квалифицированным спе­циалистом в своей области знаний, а другой — получить диплом и любую высокооплачиваемую должность.

Цели могут изменяться с течением времени.

Под предметом текста понимается некая целостная часть действительного мира, отраженного в речевом про­изведении, — человек, группа людей, материальный объект, явление, событие и т. п.

Тема текста — главное, о чем говорится в тексте: это и материал, отобранный и организованный в соответ­ствии с задачами текста; это и предмет, отраженный в определенном ракурсе и ставший поэтому содержанием текста.

Проблема — это мыслительная задача, которую автор должен решить в тексте. Проблема нередко настолько тесно связана с темой, что разделить их бывает очень трудно. В этом случае тема сама как бы становится про­блемой и можно говорить о проблемной теме.

Таким образом, понятия предмета, темы и проблемы весьма взаимосвязаны. Например, тема (или проблемная тема) «Заботы молодой семьи» включают в себя пробле­мы жилья, совместного ведения хозяйства, досуга, стиля общения, взаимоотношений с родителями, рождения ре­бенка, а также соответствующие предметы. Если выде­лить из этого комплекса проблему досуга, то речевое продуцирование может вестись с использованием следу­ющих тем: спорт, туризм, телевизор, театр, летний от­пуск и др.

Кроме того, понятия предмета, темы и проблемы конкретизируются в зависимости от жанрово-стилисти­ческой принадлежности текста. Под жанром в данном случае понимаются коллективно выработанные в про­цессе коммуникативно-речевого опыта и развития типо­вые модели текста. Каждый жанр предполагает опреде­ленный физический объем текста, принципы отбора и расположения словесного материала и его стилистичес­кого оформления соответственно условиям и целям об­щения.

Жанр может либо свободно избираться автором, либо предписываться ему. Если автор вправе выбирать жанр, то знание жанровых критериев помогает ему успеш­но прогнозировать, в каком жанре может оптимально воплотиться задуманное содержание. Если же жанр пред­писан, то знание его законов помогает автору определить объем текста и его стилистико-речевое оформление.

Текст создается, как правило, от общего к частному, но воспринимается в основном от частного к общему, т.е. читатель воссоздает содержание текста, запоминая фрагменты; автор же создает текст, отталкиваясь от об­щей темы, проблемы, цели. Однако возможен и другой способ: написание отдельных частей в более или менее случайном порядке, а затем оформление их в компози­ционное целое.

Содержание бывает текстовым, затекстным и под- текстным. Затекстное содержание характерно для науч­ных и учебных текстов, значительной части газетных информационных текстов, а также информационно­аналитических и официально-деловых текстов. Под­текстное содержание подразумевает наличие намека, о котором адресат может или должен догадаться. В одних случаях автор заинтересован, чтобы подтекст был поня­тен лишь адресату, а не кому-то другому; в других случа­ях, наоборот, автор может быть заинтересован в том, чтобы текст стал понятен не непосредственному адреса­ту, а третьему лицу (косвенному адресату), или в том, чтобы сам автор впоследствии мог утверждать, что в его произведении имеется определенный подтекст. В тексте может проявиться и подтекстное содержание, не преду­смотренное автором или даже нежелательное для него, например демонстрирующее пробел в его культурном развитии или его неискренность.

Затекстное и подтекстное содержание в одних случа­ях вполне различимы, в других — полностью сливаются. Например, в официально-деловом документе возможна аргументирующая ссылка на какое-то постановление применительно к проблеме содержания текста. Если у автора нет иного намерения, кроме аргументирующего напоминания, то налицо затекстное содержание, но если автор намекает на предусмотренную постановлением ответственность за игнорирование данного аргумента, то налицо подтекстное содержание.