ТЕКСТЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма — это обобщенное название раз­личных по содержанию документов, которые являются средством письменного общения юридических и физи­ческих лиц в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напомина­ние, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Рассмотрим принципы составления текстов некото­рых видов деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Составление подобного письма оправдано лишь в тех случаях, когда его текст со­держит дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составле­ны на нескольких листах или в нескольких экземплярах. Текст сопроводительного письма краток, может состоять даже из одного предложения и начинается с ключевого слова направляем. Обязательным реквизитом сопроводи­тельного письма является отметка о приложении.

Пример

Направляем Вам предварительно согласованный дого­вор о творческом содружестве.

Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспече­ния гарантии выполнения тех или иных обязательств. Его текст состоит, как правило, из двух частей: выраже­ния просьбы и подтверждения гарантии.

Письма, в которых говорится о выполнении каких- то финансовых операций (оплата выполненных работ, предоставленных услуг и т.д.), обязательно подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер. На га­рантийных письмах обязательно должна быть проставле­на основная печать организации.

Пример

Просим размножить «Методические указания по рус­скому языку и культуре речи для студентов-заочников» в количестве 300экз.

Оплату гарантируем по безналичному расчету.

Ректор (подпись) Л. И. Смирнов

Гл, бухгалтер (подпись) И. В. Алексеева

Рассмотрение обращений граждан — одна из важ­нейших функций большинства государственных орга­нов, общественных организаций и ответственных долж­ностных лиц. К этому виду деловых писем относятся:

предложение — одна из форм участия граждан в уп­равлении государством, продиктованного желанием улучшить экономику, производство, управление, соци­ально-культурную сферу;

заявление — форма выражения гражданами своих прав;

жалоба — форма выражения несогласия гражданина с действиями организации или должностного лица;

запрос — обращение в организацию с целью получе­ния необходимой информации.

Отнесение обращения гражданина к тому или иному виду деловых писем определяется конечно же не заго­ловком, проставленным не искушенным в терминологии автором, а содержанием письма. От вида делового пись­ма зависят методика и сроки его рассмотрения, а также структура ответного текста.

Наибольшую трудность представляет составление ответа на жалобу гражданина, поскольку повод для жало­бы может быть самым непредсказуемым, а ответ всегда должен быть объективным и соответствовать существу дела. Текст ответа строится по следующей схеме:

• ссылка на содержание письма заявителя;

• ход рассмотрения;

• результат рассмотрения.

Начинать текст (а в большинстве случаев и заканчи­вать) следует, используя этикетные формы обращения и завершения текста.