ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ АУДИТА И СБОР ИНФОРМАЦИИ
На подготовительном этапе аудиторской проверки осуществляются формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей и гипотетических выгод для предприятия от ее проведения.
Далее подбирается персонал для организации проверки, и в случае необходимости проводится его учеба.Аудит представляет собой форму научно-практического исследования, поэтому его результаты должны быть основаны на объективных, сравнимых и достоверных данных. Допускается использование любых видов документации по труду и трудовым отношениям; в дополнение к анализу документации обычно проводятся опросы менеджеров, управляющих трудовыми ресурсами, работников отделов кадров и службы управления персоналом в целом, выборочных лиц из руководящего персонала и подчиненных.
На подготовительном этапе аудита необходимо предусмотреть определенную последовательность изучения системы управления персоналом, например:
• изучение структуры организации;
• состояние документации, раскрывающей характеристики системы управления персоналом;
• оценка содержательности работ и соответствия ей формальных должностных характеристик;
• оценка коммуникационной сети, как формальной, так и неформальной;
• социально-психологическая оценка имеющегося персонала в сопоставлении с экономической оценкой его труда;
• оценка состояния морально-психологического климата и эффективности управленческих процедур;
• оценка процесса принятия решений и степени участия коллектива в нем.
Одной из наиболее важных задач аудита в трудовой сфере является, как уже отмечено, определение эффективности осуществления программы управления и развития персоналом (подразумевается, что такая программа существует на предприятии). Поэтому перед началом проверки цели и задачи программы должны быть четко определены и при необходимости уточнены. Эго особенно важно, если в проверке участвуют внешние ревизоры.
Проверка в этом аспекте должна включать по крайней мере три цели:• оценка взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок;
• оценка соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности;
• оценка хода выполнения программы.
Кроме этого, необходимо определить, насколько правила и методики отвечают поставленным задачам.
Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия или представителей сторонних организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Собственные работники больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования, так как они в меньшей степени рассматриваются ими как угроза. Вместе с тем им сложнее оценить проблемы «со стороны», они во многом свыклись с существующим порядком, поэтому им крайне трудно быть абсолютно объективными.
Объективность и независимость больше присущи внешним ревизорам, которые не ощущают необходимости заботиться о «чести фирмы», не зависят от руководителей предприятия и которые, являясь специалистами в области персонала, знакомы с самыми новыми идеями и достижениями.
Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении персоналом на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда персонала тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы в этой сфере является одной из целей аудита.
Исходной задачей этапа сбора информации является сбор отчетных данных и нормативных материалов по работе с персоналом на различных уровнях управления трудовыми ресурсами, так как основными источниками информации являются:
• законы и инструкции;
• трудовые показатели;
• результаты анкетирования и интервью работников.
Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико.
Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы — вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оценку этой работы, проводимой на фирме, можно дать на основе не только проверки документации и отчетности, но и анализа анкет, опросных листов, беседы с сотрудниками.Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.
Аудиторская проверка не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования. Выход с нормотворческой инициативой в вышестоящие инстанции управления предприятием и последующее устранение таких ограничений может стать источником роста производительности труда или, по крайней мере, облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.
Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей, наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если структурировать их по крупным блокам: рабочая сила, рабочее время, качество труда, производительность труда, заработная плата и т.д.
Внутри каждого блока целесообразно акцентировать внимание на двух типах составляющих результативности работы — количественной (экстенсивной) и качественной (интенсивной). Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров и т.п., а к интенсивным — коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и т.п.В западных фирмах работодатели регистрируют данные по программам развития трудовых ресурсов в специальных формах для ревизоров из федеральных или государственных органов. Кроме того, многие предприниматели научились иметь наготове как можно больше текущей информации о своей деятельности во избежание проблем со срочным сбором данных. Аудиторские проверки проводятся там довольно часто, причем иногда инициаторами их становятся независимые общественные организации, защищающие интересы трудящихся, и тогда от предпринимателя могут срочно потребовать отчета, например, о том, сколько женщин работает на предприятии, на каких должностях, с какой оплатой, какие тесты применяются при подборе кадров, насколько они обоснованы и т.д. Такая форма аудита целиком направлена на выявление случаев дискриминации при приеме на работу. Аналогичная доскональность может быть проявлена и при других целях аудиторских проверок. Во Франции, к примеру, подобная направленность аудита и его широкое распространение привели к формированию «социального аудита* как особого института в социально-трудовых отношениях.
Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе внутрифирменная административная статистика, баланс трудовых ресурсов предприятия (если он составляется), описания видов работ и спецификаций, данные об издержках на наем и увольнение, обучение и переподготовку кадров, анкеты и тесты для претендентов на работу, данные об уровне профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т.д.
Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.Общеприэнана высокая значимость влияния на трудовое поведение работника его отношения к работе и ее оценок. Определяя удовлетворенность работой, предприниматель обычно интересуется отношением работников к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На основе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у работников уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений — проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия; как правило, респондент самостоятельно заполняет вопросники или анкеты. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.
Проведение опросов состоит из нескольких этапов: планирование опроса, разработка вопросника, его использование, анализ данных и формулировка рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, планирование и разработка мер по реализации рекомендаций.
К разработке вопросников целесообразно привлечь психологов и социологов: первые помогут сформулировать вопросы так, чтобы ответы на них по возможности раскрывали и подсознательные оценки работников, а вторые — включить взаимодополняющие и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы косвенным образом верифицировать достоверность информации.
Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления персоналом, которые нуждаются в улучшении, однако проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в обшей массе.
Оценки тех, кто крайне неудовлетворен работой, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно ею удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем группы могут быть выделены по следующим признакам: социально-демографические характерне- тики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.Другой способ узнать мнение служащих — интервью, задача которого заключается в выяснении того, как сделать предприятие более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно слушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства и предоставить конкретную и незамедлительную информацию работникам относительно предпринимаемых действий.
Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к преобразованиям в организации труда, все затраты на организацию таких интервью окупаются в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.
16.3.3.