5.2. Существующие системы ЭД

Для сравнения основных Российских СЭД воспользуемся результатами работы [119]. В этой работе проведён сравнительный анализ, учитывающий функциональные, стоимостные и пользовательские характеристики систем.

· канцелярия;

· маршрутизация документов;

· аналитика и управление;

· архив;

· информационная безопасность;

· стоимость.

Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в таблицах.

При этом используются следующие значения:

· 0 ‑ возможность не реализована;

· 0,5 ‑ реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности;

· 1 ‑ возможность реализована.

Канцелярия

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания СЭД в организации. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Сравнение наборов функциональных возможностей рассматриваемых СЭД приведено в таблице 5.1.

Канцелярия - Таблица 5.1

Маршрутизация и контроль исполнения

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow) [120]. При этом, развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам. Сравнение этих возможностей рассматриваемых СЭД приведено в таблице 5.2.

Маршрутизация и контроль исполнения - Таблица 5.2

Аналитика и управление

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице 5.3 приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).

Аналитика и управление - Таблица 5.3

Архив

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний предприятия; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля. Сравнение возможностей по списанию документов в архив в рассмотренных СЭД приведено в таблице 5.4.

Информационная безопасность

В таблице 5.5 дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Архив - Таблица 5.4

Информационная безопасность - Таблица 5.5

В таблица 5.6 приводятся общие характеристики сопоставляемых СЭД. Имеющиеся на сегодняшний день решения предлагают различные формы реализации СЭД на предприятии. В нижеследующей таблице 6 приведены характеристики, которые не участвуют в формировании итоговой оценки функциональных возможностей систем, но дают важное представление об особенностях реализации этих систем и возможности их использования.

Общие характеристики СЭД - Таблица 5.6

Стоимость - Таблица 5.7

Стоимость

В таблице 5.7 приводится стоимость СЭД из расчета различных пакетов на 10, 30 и 100 лицензий, что соответствует требованиям пользователей, представляющих небольшие, средние и крупные организации соответственно. Следует отметить такую важную характеристику, как конкурентность лицензий. Если лицензии конкурентные, то с приобретением определенного количества лицензий в системе ограничивается число одновременно работающих пользователей, а не количество установленных рабочих мест. В случае неконкурентных лицензий их количеством ограничивается и максимальное количество установленных рабочих мест, и число одновременно работающих пользователей. В таблице 5.7 приводится стоимость систем в рублях без учета стоимости СУБД.

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам, за исключением таблицы 6. Полученное значение находится в интервале от 0 до 1; для большей наглядности результатов оно умножено на 100 (см. рисунок 5.2). Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» СЭД в рамках данной методики сравнения.

Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволяют выделить 3 категории систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.

Высокофункциональными СЭД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), (DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft). Наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.

В категорию среднефункциональных систем вошли Босс-Референт (Аплана), Летограф (Летограф), CompanyMedia (ИнтерТраст) и LanDocs (Ланит). Эти системы показали значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладают в стандартной комплектации сбалансированным функционалом.

Рис. 5.2

К низкофункциональным системам относятся: Мотив (Мотив), Corporate Business (BB Softwear), Globus (Промышленные информационные системы) и Paydox (Paybot), которые по набранным итоговым баллам сильно уступают другим участникам исследований. Их функциональные возможности позволяют решить лишь часть задач, связанных с обеспечением ЭД на предприятии. Результаты изучения этих систем не позволяют говорить о них как о полноценных решениях класса СЭД. В частности, это подтверждают данные таблицы «Канцелярия», где эти системы показали наиболее низкое соответствие требованиям, предъявляемым к современной СЭД, тогда как у других СЭД был выявлен схожий, но более развитый функционал для обеспечения работы службы канцелярии.

Таким образом, среди исследуемых СЭД наиболее приемлемыми для внедрения в ССМП являются входящие в первую и вторую категории. При этом может быть сформирована задача, формализуемая в виде математической модели, оптимального выбора СЭД, удовлетворяющей по ряду критериев некоторому конкретному ЛПУ, а так же, в частности, ССМП, учитывающая ограничения по её стоимости, сроках внедрения и требуемому уровню ИБ.

В виду того, что в ИС ССМП обрабатываются ПД, а так же могут использоваться данные более высокого уровня секретности, то целесообразным является выбрать за основу, для создания ЗЭД ССМП те СЭД, которые в таблице 5.5 имеют отметки не ниже 0,75 – то есть СЭД, в которых тем или иным способом возможна реализация всех направлений обеспечения ИБ данных и прикладных программ. Не трудно заметить, что эти СЭД входят в первую и вторую категории.

Для реализации ЗЭД ССМП, на базе уже отобранных СЭД, необходимо наличие у них ещё одного очень важного свойства, а именно – возможности построения СЭД на базе их и её функционирования в распределённой вычислительной среде с мобильными элементами, которой и является по сути ССМП. Для этого определим программные продукты, которые взяты за основу для реализации СЭД первой и второй категории. Исходя из свойств их масштабируемости и работы в распределённой среде, определим наиболее подходящие базовые СЭД для построения ЗЭД ССМП.

Из таблицы 5.7 и источников [121,122] следует, что все СЭД первой и второй категории используют либо MS SQL либо Lotus Domino. Данные системы являются системами группового программного обеспечения и как следствие достаточно хорошо позволяют решать задачи связанные масштабируемостью и распределённостью данных и программных модулей системы. Таким образом, все СЭД, входящие в первую и вторую категории, могут быть взяты за основу для построения ЗЭД ССМП.