Досье и информационная карта фирмы

Информация по фирме, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в досье на фирму. Вопросы, по которым подбирается материал для досье, могут быть разделены на 2 группы:

1.

2. Вопросы по специальным аспектам, имеющим отношение непосредственно к заключению контрактов (кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка заказами, заинтересованность в получении заказов от иностранных фирм, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается проведение переговоров и т.д.).

Досье фирмы включает ряд документов, таких как:

· информационная карта фирмы – базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;

· сведения о переговорах с фирмой;

· сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы:

· страна, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты;

· год основания;

· предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;

· производственные мощности, торговый оборот, число работников и другие данные, характеризующие производственные возможности и деятельность фирмы по годам;

· данные, характеризующие финансовое положение фирмы;

· филиалы, дочерние предприятия, участие и прочие связи фирмы (картели, финансовые, персональные и т.д.);

· важнейшие конкуренты;

· владельцы, руководители фирмы, контактные лица;

· оборот, в том числе по разным рынкам;

· отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и т.д.).

Типовая форма информационной карты фирмы представлена в Приложении 3.

Важное место в досье фирмы занимают такие документы, как "сведения о переговорах с фирмой" и "сведения о деловых отношениях". В них собирается информация, источником которой являются личные наблюдения и впечатления работников, полученные в процессе переговоров, в ходе выполнения контрактов и посещений предприятий.

Сведения о переговорах с фирмой фиксируют после каждого раунда их завершения. Основными вопросами для изучения являются:

· предмет переговоров;

· результаты переговоров;

· характеристика представителей фирмы, участвующих в переговорах, вплоть до их черт характера (сильных и слабых сторон), степени владения коммерческими и техническими вопросами;

· поведение фирмы во время переговоров;

· деловые отношения с другими партнерами по бизнесу в вашей стране.

Сведения о деловых отношениях в отличие от сведений о переговорах составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение года (выполнение условий контрактов, ее заинтересованности в работе на данном рынке, деловые качества фирмы и ее представителей и т.д.).

Досье на фирмы пополняется систематически и обновляется перед началом нового финансового года или при подготовке крупных сделок. Каждая организация с учетом специфики работы на рынке и особенностей круга своих контрагентов может подготовить свой вариант досье на фирму, как на бумажных носителях, так и в электронном виде.