1.2. Основные понятия и определение

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.
Делопроизводство состоит из документооборота и документирования.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.
Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, закреплен законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.
Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.
Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.
В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.
Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.
В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.
К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений,
в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.
Документация, применяемая при оформлении распорядительно - исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:
организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, реше-ния);
справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни).
К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).
По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).
По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).
По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов.
Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).
По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).
По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды:
по срокам исполнения - на срочные и несрочные;
по срокам хранения - постоянного (вечного) хранения;
временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет).
По степени подлинности документы подразделяют :
на черновики (предварительная редакция документа);
на подлинники (документ в окончательной редакции);
на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).
По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.
В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ
и построенной на основе вычислительных системах. При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для ее предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования.
Содержание проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются:
Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.
Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.
Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и к ее массивам данных.
Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.
Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.
В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, воз-можность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушение ее физической целостности), а с другой - возможность несанкционированного ее использования (т. е. опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту проблемы уделяется повышенное внимание. Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:
Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.
Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.
Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).
Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.
Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.
Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам, которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.
<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 1.2. Основные понятия и определение:

  1. 1.1. Основные понятия: управление, организация, персонал, управление персоналом.
  2. 2.1. Основные понятия и определения
  3. 1.1. Основные понятия и определения
  4. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ, МЕТОДЫ И СУБЪЕКТЫ ОБЩЕСТВЕННОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ КОРПОРАЦИЙ
  5. 1.1. Маркетинг - основные понятия, принципы и функции
  6. 1.2. Основные понятия и определение
  7. 2.1.1. Основные понятия и определения
  8. § 1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ТУРИЗМА В РОССИЙСКОМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ
  9.   1. Основные понятия
  10. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ПОНЯТИЙ
  11. Основные понятия
  12. Предмет и основные понятия экологического права. Источники экологического права
  13. § 1. Основные понятия наследственного права
  14. Лекция 5. Понятие и определение права: многообразие подходов
  15. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ТЕОРИИ ВЕРОЯТНОСТЕЙ И МАТЕМАТИЧЕСКОЙ СТАТИСТИКИ
  16. 2. Основные понятия и определения: механизация, автоматизация, единичная и комплексная механизация и автоматизация. Стадии автоматизации
  17. Тема 1. Основные понятия о ГНВП и фонтанах.