Финансирование административных расходов

Административные затраты

Административные (непрямые или косвенные) затраты — это расходные ста­тьи бюджета организации, не связанные с конкретными видами деятельно­сти, выполняемыми организацией.

Почему важны административные затраты?

Неважно, сколько проектов выполняет организация — 30 или три — но эти за­траты требуют постоянного финансирования. Они являются основополагающи­ми для выживания организации, но при этом они не могут иметь прямого отно­шения к конкретному результату деятельности.

Проблема административных затрат

Важно, чтобы ваша организация имела четко выработанную политику покры­тия административных (или косвенных) затрат. Такие затраты необходимо фи­нансировать точно так же, как и любые другие затраты в деятельности НПО.

Рекомендуется составлять отдельный бюджет для административных затрат, чтобы не упустить или не забыть о них.

Для финансирования административных затрат существует, по сути, два спосо­ба или комбинация этих способов:

• использование неограниченных фондов (например, средства, полученные организацией для общих целей) для покрытия всех или части ее админи­стративных затрат;

• снятие административных затрат с проектов, используя заранее согласо­ванный коэффициент распределения.

Пример:

Административные затраты НПО (аренда помещений, затраты на руководи­теля и другие непрямые затраты на функционирование организации) состав­ляют 70 000 долларов.

Поступления от финансирования проектов, а также «самостоятельно полу­ченные» финансовые ресурсы от членских взносов и средства, полученные от благотворительных фондов (неограниченные фонды) достигают 63 000 долла­ров (см. выше).

Поскольку сумма административных затрат составляет 70 000 долларов в год, а общее количество средств, имеющееся в наличии для покрытия таких за­трат, составляет 63 000 долларов, то НПО испытывает дефицит финансирова­ния административных затрат на сумму 7000 долларов.

Возможности избежать возникновения дефицита:

• Либо поиск дополнительного финансирования проекта по пропагандист­ской деятельности (основная деятельность) для обеспечения покрытия ад­министративных затрат, либо сокращение проекта до объемов, которые по­зволят осуществлять его полное финансирование.

• Увеличение чистой прибыльности финансовых ресурсов от членства и при­влечения фондов для обеспечения финансирования всех административных затрат, а также обеспечение покрытия затрат за счет проекта по пропаган­дистской деятельности.

• Увеличение чистого финансирования административных затрат в каждом из четырех осуществляемых проектов.

• Разработка нового проекта с достаточным уровнем финансирования для по­крытия дефицита административных затрат, включая средства, предостав­ленные проекту по пропагандистской деятельности.

Административные затраты могут распределяться по трем категориям:

1. Управление (менеджмент):

• затраты, связанные с руководством организацией, собраниями членов прав­ления и т. д.;

• привлечение и предоставление консультаций пользователям услуг;

• мониторинг и оценка;

• руководители организации и административный персонал.

2. Исследования и развитие:

• инновации — затраты, связанные с разработкой новых видов деятельности и методов функционирования организации (до получения на них финанси­рования);

• обеспечение качества;

• обучение и повышение квалификации кадров.

3. Вспомогательные службы:

• телефон, почтовые услуги, факс;

• информационные технологии;

• финансы и аудит;

• формирование доходов (включая деятельность по фандрайзингу, то есть привлечению финансовых средств);

• маркетинг организации;

• помещения;

• командировки и суточные;

• штат.

Каждая неправительственная организация должна планировать свое будущее, однако стратегия финансирования административных затрат — это, вероятно, самый важный и сложный вопрос для любой НПО. Организация сможет с уве­ренностью смотреть в будущее только тогда, когда ее административные затра­ты будут обеспечиваться стабильным финансированием.

Существует несколько стратегий финансирования административных затрат, в том числе:

• Подготовка точного бюджета административных затрат. Это поможет вам удерживать их на минимальном уровне и узнать, сколько средств вам необ­ходимо.

• Распределение административных затрат между проектами. Вы можете распределить процент каждой административной затраты среди всех про­ектов, осуществляемых вашей организацией, и включить их в затраты про­екта. Очень удобно и практично распределять административные затра­ты среди проектов, выполняемых вашей организацией. Это поможет вам определить общую стоимость ведения той или иной деятельности (общая стоимость = прямые затраты + процент административных затрат). Ад­министративные затраты можно распределять среди различных проектов по-разному. Например, один из ваших менеджеров программ ведет одно­временно три проекта. Каждый из них может оплачивать по 33 % от его зарплаты. То же самое можно делать и с арендой офисных помещений.

• Распределение любого количества денег, получаемых от донора, на покры­тие административных затрат. Донорская организация может позволить вам направлять определенную сумму средств на покрытие «административ­ных», «непрямых» или «управленческих» затрат, например 7 % от общей величины бюджета.

• Поиск особых источников финансирования административных затрат. Это очень сложно, но некоторым НПО это удается!

• Использование неограниченных фондов для оплаты административных за­трат. Например, некоторые НПО с целью покрытия административных за­трат используют деньги, полученные ими в виде платы за услуги, или обще­ственные дотации.

1.3.3.