Управление административными затратами

Основные административные затраты и накладные расходы (иногда их назы­вают «косвенными затратами») очень важны для успешного управления про­граммой. Однако покрыть эти расходы за счет грантов может быть очень про­блематично.

Дефицитное финансирование

Многие доноры не любят финансировать административные затраты и наклад­ные расходы. Они предпочитают предоставлять гранты на выполнение конкрет­ного проекта с четкими результатами. Например, донору приятно сообщить, что с помощью его гранта было построено три школы или проведено десять семина­ров для представителей местных общин. Некоторые доноры просто не видят по­требности финансирования офисных затрат, таких как арендная плата.

Однако ни одна организация не может работать без административных затрат. Некоторые донорские организации понимают это и предлагают поддержку в сфере долгосрочного организационного развития. Другие доноры подобного не практикуют.

Проблема усугубляется наличием широко распространенной практики состав­ления бюджета только на прямые проектные затраты (это может делаться на­меренно). Все эти средства осваиваются организацией, поэтому возникающий дефицит необходимо покрывать за счет других средств.

Составление бюджета с избыточным объемом средств

Некоторые бюджеты проектов являются завышенными. Проблема возникает тогда, когда процент общих затрат прибавляется к административным, а фак­тическая сумма гранта выплачивается на основе реальных затрат. Когда грант получен, то сумма покрываемых проектом административных затрат (на основе процента реальных проектных затрат) будет меньше, чем ожидалось.

Организация не всегда составляет бюджет накладных расходов

Некоторые НПО не могут составить бюджет, в котором бы точно указывалась величина их административных затрат. Это также проблема, поскольку стано­вится непонятным, какое количество взносов необходимо получить.

Финансирование административных затрат

Поиск путей для финансирования административных затрат — это сложное задание, которое всегда требует повышенного внимания руководства органи­

зации. Легких ответов не существует. Чтобы разобраться с этой проблемой, необходимо найти баланс между целым рядом противоречивых вопросов, ка­сающихся, с одной стороны, потребностей вашей организации, а с другой — по­требностей донора.

В этом разделе мы рассмотрим пять основных элементов финансирования адми­нистративных затрат:

• Стратегическое финансирование.

• Распределение накладных расходов по бюджетам проектов.

• Самостоятельно полученные финансовые ресурсы.

• Финансирование развития.

• Снижение/минимизация затрат.

Основным приоритетом любой НПО является стабильное обеспечение админи­стративных фондов. Такая задача требует применения целого ряда изящных и эффективных стратегий.

Стратегия 1. Стратегическое финансирование

Финансирование поступает от постоянных, надежных доноров, которые оказы­вают организации не ограниченную во времени поддержку. Донор не проводит различия между НПО и проектами — для него это одно и то же.

Преимущества: стратегическое финансирование может стать чрезвычайно выгодным и полезным, поскольку оно обеспечивает постоянство и не требует особых усилий на такую трудоемкую деятельность, как фандрайзинг. Однако донорские организации очень неохотно идут на увеличение числа своих «кли­ентов», поскольку это ведет к «заиливанию» их бюджетов, что, в свою очередь, уменьшает долю фондов, которые могут использоваться максимально гибко.

Недостатки: величина стратегического финансирования почти никогда не рас­тет. Как правило, первый «подарок» определяет уровень всех остальных «да­ров» в будущем. Именно поэтому с ростом и развитием НПО стратегическое фи­нансирование будет оставаться на прежнем уровне. Такой источник может быть очень полезен при создании и становлении НПО, но с расширением организа­ции его доля в финансовых ресурсах НПО должна уменьшаться.

Стратегическое финансирование в новых НПО, как правило, составляет очень высокий процент в финансовых ресурсах. Обычно донорами выступают:

• Крупная донорская организация.

• Группа состоятельных людей.

• Религиозная община.

• Группа доноров.

Стратегия 2. Распределение накладных расходов по бюджетам проектов

В рамках этой стратегии НПО распределяет свои накладные расходы среди не­скольких проектов. В каждом бюджете проекта должна быть заложена доля накладных расходов. Иногда такую схему называют «бизнес-моделью», по­скольку ее используют для калькуляции цен на продукцию. Если общая сумма

средств, выделенных из всех проектов НПО, является достаточной, то можно считать административные расходы полностью покрытыми.

Представьте себе, что у вас работает координатор программы, который отвечает за руководство и ведение трех проектов. Каждый из проектов финансируется различными донорами. Реально вы можете распределить рабочее время коорди­натора поровну между тремя проектами (по 33 %). Затем вы можете включить его зарплату в бюджет проекта, который вы подаете донору на рассмотрение.

То же самое можно делать и с офисными расходами. Например, зарплату дирек­тора также можно «разделить» между проектами. Аналогичным образом мож­но «разбросать» и арендную плату, и затраты на телефонную связь. Это один из способов перемещения затрат с графы «административные» или «накладные» в графу «прямые проектные затраты». Некоторые организации научились очень успешно распределять свои административные затраты за счет проектов.

Преимущества: для большинства организаций распределение накладных рас­ходов всегда будет самым значимым способом финансирования администра­тивных затрат. Для развивающихся организаций такая модель также является доминирующей. Она позволяет НПО развиваться на основе финансирования ее проектов, а также преодолевать ограничения, накладываемые стратегическим финансированием.

Недостатки: если организация выполняет небольшое количество проектов, то использование такой модели может привести к неприемлемо высокому уровню распределения накладных расходов.

Распределение накладных расходов по бюджетам проектов может осущест­вляться следующим образом:

Например, годовые административные затраты НПО составляют примерно 48 000 гривен. Если для покрытия этих расходов организация использует рас­пределение доходов от проектов и применяет формулу «15 % от дохода проек­та», то для покрытия всех административных затрат общий доход организации по проектам должен составлять 320 000 гривен (15 % — это 48 000 гривен).

Распределение дохода будет выглядеть следующим образом:

Общий доход — 368 000 гривен.

Доход от проектов — 320 000 гривен.

Распределенный доход для покрытия административных затрат — 48 000 гри­вен.

Стратегия 3. Собственные ресурсы или «самостоятельно полученные» финансовые ресурсы

Эта стратегия означает, что часть административных затрат НПО финансирует­ся за счет деятельности, находящейся полностью под контролем организации — то есть деятельности, в которой доноры не оговаривают, каким образом должны использоваться средства.

Преимущества: идеальной комбинацией мы можем назвать модель, если толь­ко 50 процентов административных затрат организации покрывается за счет распределения финансовых ресурсов, еще 40 процентов финансируются из са­мостоятельно полученных финансовых ресурсов, а остальная доля покрывается первичным донором в виде стратегического финансирования.

Источники самостоятельного получения дохода должны быть абсолютно неза­висимыми от уровня и активности работ, осуществляемых НПО. Например:

• Пожертвования.

• Доход с наследства.

• Доход с членства.

• Акции по сбору пожертвований.

• Благотворительные частные пожертвования.

Стратегия 4. Финансирование развития

Если в процессе реализации проектов организация развивается и растет, адми­нистративные затраты значительно возрастают. Финансирование администра­тивных затрат за счет проектов может оказаться недостаточным, чтобы покрыть возросшие затраты. НПО должна инвестировать в развитие организационной инфраструктуры. Этого можно достичь путем финансирования развития. Имен­но в этом направлении донор соглашается в течение определенного периода вре­мени инвестировать средства в трансформацию инфраструктуры НПО.

Преимущества: такое финансирование может покрывать все административ­ные затраты, поскольку оно специально предназначено для поддержки НПО в ее трансформации и развитии.

Недостатки: очень важно знать точную и согласованную дату прекращения фи­нансирования. По своей природе эта форма финансирования очень ограничена во времени. Как правило, донорские организации и ранее поддерживали такие инициативы, поэтому после завершения периода финансирования развития они могут решить «взять паузу».

Чтобы гарантировать себе финансирование развития, НПО необходимо иметь следующее:

• четко определенные неудовлетворенные потребности для осуществления своей деятельности;

• планы развития НПО для достижения или обеспечения конкретной потреб­ности;

• «послужной список», демонстрирующий потенциал организации;

• благожелательно настроенные доноры (или защитники), которые разделя­ют ваши планы;

• долговременные планы формирования финансовых ресурсов.

Весьма целесообразно включать в проектные заявки на финансирование разви­тия ваши планы по получению самостоятельных финансовых ресурсов. Доно­ры, финансирующие проекты организационного развития, должны убедиться, что ваша организация сможет покрыть все издержки, связанные с возросшим финансированием НПО. Этого можно достичь путем инвестирования ваших собственных ресурсов для самостоятельного получения доходов. Более того, вы вправе просить вашего донора покрыть все затраты на инвестиции в вашу про­грамму формирования самостоятельных финансовых ресурсов.

Стратегия 5. Снижение/минимизация затрат

Эта деятельность не связана с фандрайзингом — это мудрый и разумный финан­совый менеджмент, направленный на снижение административных затрат до допустимого минимума.

Чем ниже ваш общий административный бюджет, тем легче его финансиро­вать. Если ваша организация сможет работать без набора дополнительного ад­министративного персонала, без покупки новых транспортных средств или без переезда в более просторное помещение, то вы будете покрывать меньшее коли­чество административных затрат.

Многие НПО пытаются функционировать без полного административного пер­сонала, что может отрицательно сказаться на деятельности организации. Кроме того, это значительно ограничивает потенциал НПО в выполнении всех видов деятельности или удовлетворении всех требований донора.

Преимущества: получение помощи в натуральной форме, а также привлечение волонтеров — это великолепный способ снижения затрат, пока предоставляе­мая помощь и работа волонтеров способствует должному выполнению основных видов деятельности НПО.

Недостатки: оба вышеописанных способа — это типичные «пути» финансиро­вания развивающихся НПО. Однако тут следует очень внимательно следить за стоимостью нематериальной помощи и за затратами на обучение и контроль за

волонтерами. Занимаясь такими «подарками», можно потратить гораздо боль­ше времени и денег, чем может принести такая «экономия».

ВНИМАНИЕ!!! Управление административными затратами в развитой, зрелой НПО путем снижения издержек является недвусмысленным показателем упад­ка организации.

Анализ взносов

Одной из самых распространенных технологий управления административны­ми затратами организации является «анализ взносов», который описан в табли­це ниже.

Для каждого проекта или функционального отдела организации готовится простая таблица, в которой указывается общий ожидаемый доход (сумма А) и общее количество прямых затрат (сумма Б). Разница между этими двумя пока­зателями (сумма В) и является тем «взносом», который может предложить про­ект или функциональный отдел для покрытия административных затрат либо накладных расходов.

Затем все накладные расходы распределяются между всеми проектами на за­ранее определенных условиях. Разница между величиной взноса (сумма В) и распределением накладных расходов (сумма Г) составляет сумму Д. Эта сумма представляет собой либо излишек средств (если взнос больше, чем стоимость накладных расходов), либо дефицит (если средств недостаточно для покрытия

ВАЖНЫЕ СОВЕТЫ

• Планируйте модели финансирования административных затрат до того, как начнете планирование общего бюджета.

• Поддерживайте уважительные отношения с вашими первыми донорами, но не надейтесь, что они будут финансировать развитие вашей организа­ции.

• Ищите разных доноров так же, как вы готовите разные проекты. Остере­гайтесь «финансовой зависимости».

• Все проекты должны иметь точные бюджеты, а все накладные расходы должны быть распределены и оплачены.

• Максимизируйте свои возможности в распределении административных затрат по бюджетам проектов вашей организации.

• С первого дня существования вашей НПО вкладывайте средства для само­стоятельно полученных финансовых ресурсов. Не бойтесь эксперименти­ровать.

• Превратите своих основных доноров в своих сторонников и защитников. Сотрудничайте с ними, чтобы найти новых доноров для вашей НПО.

• Никогда не полагайтесь слишком сильно на получение собственных фи­нансовых ресурсов. В один прекрасный день все может рухнуть... или же вас подведет излишняя самоуспокоенность.

• Должное отношение к подотчетности перед донором — это один из спосо­бов показать свою значимость и важность.

3.