Мини-бухгалтерия

Типовая структура системы мини-класса определяется норма­тивными документами, регламентирующими порядок ведения бух­галтерского учета на предприятиях различных форм собственности.

Такая система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалте­ров, экономистов с различным уровнем знаний и опыта, работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быст­рого и качественного составления проводок финансово­хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним.

Функциональные возможности типовой бухгалтерской мини­системы:

• документы (касса - расходный ордер, приходный ордер, банк - платежное поручение, платежное требование-поручение);

• проводки (операции с проводками, контроль проводок, ис­правление ошибок, печать кассовой книги, редактирование оши­бочных проводок, нестандартных проводок);

• расчет (операции по счетам - синтетическому, полному, валютному, субсчету), сальдо на дату, обороты за период (по син­тетическим счетам, счетам и субсчетам и т. д.), Главная книга, ба­ланс, финансовые результаты);

• сервис (справочники - стандартные, блочные проводки, субсчета, синтетические, полные счета, документы, примечания, налоги, валюта), работа с архивом, переиндексация, установки - конфигурация печати, звуковые сигналы, пароль, доступ к архиву, учетные счета, перенос системы, валюта/рубли, ввод-вывод, рек­визиты, импорт данных - замена, объединение);

• выход (с записью на дискету, без записи).

Используемая в системе форма учета содержит всю необхо­димую бухгалтеру информацию.

Функциональные возможности типовой бухгалтерской систе­мы включают в себя следующие компоненты:

1. Журнал проводок - регистрация всех финансово­хозяйственных операций предприятия, составление и обработка бухгалтерских проводок, их печать помесячно или за любой дру­гой период времени в хронологическом порядке.

2.

3. Валютные операции - полноценный учет валютных опе­раций с отражением суммы в любой валюте, ее рублевого эквива­лента на дату совершения операции, автоматический пересчет курсовой разницы на отчетную дату, отнесение сумм переоценки валюты на счета, указанные пользователем.

4. Расчеты с дебиторами и кредиторами - полноценный аналитический учет расчетов с контрагентами, накопительные ве­домости по любому контрагенту: поставщику, покупателю, подот­четному лицу, прочим дебиторам и кредиторам.

5. Типовые сводные документы - накопительная ведомость синтетического и аналитического учета по любому счету или суб­счету, оборотная ведомость, Главная книга по дебету или кредиту счетов, развернутое и свернутое сальдо.

6. Баланс и отчетные формы - автоматический расчет и пе­чать баланса, отчетных форм в налоговую инспекцию, использу­ющих данные из проводок, оборотов и сальдо, перенастройка на изменения законодательства с возможностью переопределить по­рядок расчета и заполнения баланса и отчетных форм, создание и расчет любых новых форм.

7. Налоговый календарь - система содержит информацию о видах налогов и сроках платежей в бюджет, по желанию пользова­теля может напоминать о приближении сроков при входе в систе­му. Эти напоминания можно использовать для контроля сроков отчетности перед руководством, для постоянных платежей аренд­ной платы и прочих регулярных дел в бухгалтерии.

8. Быстрый ввод информации - операции могут вноситься в систему любым удобным способом: выбором из перечня стан­дартных проводок, копированием аналогичных предыдущих запи­сей по образцу, выбором с использованием блочных проводок ли­бо путем регистрации ранее созданных в системе первичных бан­ковских и кассовых документов.

9. Подсчет сальдо и баланса - сальдо по счетам и субсчетам на начало указанного пользователем месяца рассчитываются авто­матически. При вводе новых проводок и при исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую ран­нюю дату из редактируемых записей. После этого проводится кон­троль, и затем вновь рассчитывается сальдо. На основании под­считанного сальдо система заполняет баланс и составляет отчет­ные формы. Возможность произвести перерасчет сальдо после внесенных исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в пределах квартала.

10. Главная книга, оборотная ведомость. Если требуется больше информации, чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с суммами по различным корреспонден­циям. Главная книга в системе более удобна, чем обширная по размерам шахматка или Главная книга, составленная ручным спо­собом. Оборотную ведомость можно использовать для просмотра оборотов по счетам: развернуто по каждому счету и субсчету или в свернутом виде по синтетическим счетам.

11. Печать бухгалтерских архивов. При ведении компью­терного учета не следует забывать, что некоторые документы по инструкции должны храниться в бумажном виде, подписанными и подшитыми. Поэтому при завершении работ по отчетному кварта­лу целесообразно напечатать такие документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале.

12. Работа со справочниками. Для обеспечения удобства ко­нечному пользователю, поддержания работоспособности системы особое значение имеет порядок в справочниках. С настройки спра­вочников начинается работа с системой после ее инсталляции, че­рез справочники заносятся изменения в атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках за счет использования шаблонов.

13. Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор за­просов обеспечивает достаточно сложный оперативный поиск ин­формации по многим атрибутам.

14. Редактирование шаблонов типовых форм. Встроенный редактор типовых форм выходных документов незаменим при настройке на привычный для пользователя документооборот, а также в случае изменения отчетных форм для представления в налоговые и статистические органы.

15. Тщательный контроль - введенные записи перед расче­том сальдо контролируются на правильность корреспонденции, на верное указание номеров счета и субсчета, на корректное отраже­ние валютных операций по текущему курсу.

16. Учетная политика. Система позволяет работать в рамках любой учетной политики и различных планов счетов. Можно настроить план счетов и другие разделы системы на самую специ­фическую учетную политику предприятия и затем перенастраи­вать их при изменении законодательства или особенностей пред­приятия.

17. Показатели финансово-хозяйственной деятельности - расчет показателей деятельности предприятия по данным бухгал­терского учета, содержащимся в системе, сопоставление показате­лей по периодам, возможность формирования плановых показате­лей и контроль выполнения.

18. Работа с данными прошлых лет - возможность исправ­ления и перерасчета данных прошлого года; просмотр информа­ции любого года из предыдущих лет, автоматический переход в новый год с переносом сальдо по счетам и субсчетам для контр­агентов.

19. Контекстная помощь - контекстные подсказки о режи­мах работы, о назначении функциональных клавиш, о возможных действиях, инструкция по применению плана счетов бухгалтер­ского учета с быстрым поиском необходимой информации.

Основные эксплуатационные свойства системы должны быть ориентированы на массового пользователя. Надежность, простота, гибкость - это именно то, что требуется бухгалтеру- профессионалу от систем мини-класса.

Система имеет дружественный интерфейс, встроенный каль­кулятор, дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экра­ном, набор сообщений, напоминаний, предостережений.

Этот класс систем ориентирован на бухгалтеров, не имеющих расширенных навыков работы с компьютером.

3.4.