Классификация бухгалтерских программ и систем

На сегодняшний день существует множество финансово­экономических программ, и с каждым днем их становится все больше и больше. Единой общепринятой классификации не суще­ствует. Тем не менее, развитие и применение компьютерных си­стем находится сейчас в таком состоянии, что необходима ком­плексная, всеобъемлющая классификация, отвечающая требовани­ям системного анализа.

1. Программы предназначены и создаются для работы в раз­личных операционных средах (оболочках).

2. По степени автоматизации программы можно разбить на сле­дующие основные категории: узкоспециализированные программы, специализированные, универсальные (комплексные системы).

3. Программы предназначены для работы в различных орга­низациях, при этом можно выделить бюджетные и коммерческие организации.

4. Очень часто возникает необходимость организовать раз­дельный бухгалтерский учет на нескольких компьютерах (рабочих местах) с последующим слиянием данных для подведения итогов. Как правило, разделение работ между рабочими местами осуществ­ляется по участкам учета. В этой связи в настоящее время все бух­галтерские пакеты можно разделить на следующие категории: рабо­тающие в автономном режиме; работающие в сетевом режиме.

5. Размер организации, специфика бухгалтерского учета на каждом предприятии также накладывают свой отпечаток при со­здании АРМ.

6. Наличие макроязыка и степень его развития в целях адап­тации программного продукта к изменяющимся условиям функци­онирования производства и законодательной базы.

7. Наличие сервисных возможностей адаптации программы изменяющемуся законодательству, структуре производства и т. п.

Наиболее известные программные продукты, предлагаемые на российском рынке различными фирмами-разработчиками, могут быть сгруппированы следующим образом:

1. Мини-бухгалтерия. К этому классу относятся программы, предназначенные главным образом для бухгалтерий с малой чис­ленностью (1-3 человека) без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы, как правило, на малый бизнес. Они реализуют функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять не­большой набор первичных документов и формировать отчетность. На малых предприятиях основной объем работ приходится на фи­нансовый учет, а на ведение управленческого учета затрачивается гораздо меньше времени. Это связано с упрощением алгоритмов решаемых задач по управленческому учету. Среди этой группы программ наибольшее распространение получили такие про­граммные продукты, как: «Мини-бухгалтерия» («1С», Москва), «Бухгалтерия малого предприятия» («Фор», Москва), «Финансы без проблем» («Хакер-Дизайн», Мариуполь) и др.

2. Интегрированная бухгалтерская система (ИБС). Боль­шинство разработок этого класса выросло из предыдущего. Сего­дня класс ИБС - один из наиболее распространенных. К нему от­носятся программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций и разделов бухгалтерского учета. Реализованные в рамках единой программы эти системы ориенти­рованы в основном на малый и средний бизнес и предназначены для бухгалтерий численностью 2-5 человек. ИБС служат для рабо­ты в основном на одном компьютере, хотя возможны варианты их использования и на нескольких компьютерах (например, выделяют ПК для расчета зарплаты и др.), а также в локальной сети.

3. Бухгалтерский конструктор - это бухгалтерская система с расширенными инструментальными возможностями. Реализован­ные в таких системах бухгалтерские «навыки» (для типовых про­даж) ограничиваются обычно не слишком большими возможно­стями. Выполнение таких операций, как расчет износа основных средств, оценка запасов товарно-материальных ценностей, расчет заработной платы, калькуляция себестоимости, переоценка валют­ных счетов, распределение прибыли, движение и взаимодействие первичных документов в крупной бухгалтерии между различными участками учета, «конструкторы», как правило, без соответствую­щих настроек не могут осуществляться. Однако при овладении специальным языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, выдавать ведомости, отчеты и др.

Принципиально невозможно в одну программу заложить спе­цифику учета тысяч бухгалтерий. Поэтому такие системы стали делать в виде универсальных заготовок, из которых с помощью настроек можно сделать программу, подходящую для любой фир­мы. Эти универсальные системы более устойчивы, свободны от ошибок, не связаны с конкретной спецификой той или иной фир­мы. Программы менее уязвимы для быстроменяющегося законода­тельства.

Главной особенностью программных систем (ПС) класса «бухгалтерский конструктор» является модульная и гибкая архи­тектура. Наряду с основными бухгалтерскими функциями в них имеются специальный встроенный процедурный язык и средства настройки, предполагающие широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям либо самим пользователем, либо дилером разработчика. В противопо­ложность этому виду ПС большинства других бухгалтерских си­стем использует, как правило, защитные алгоритмы настройки специальных учетных методик и расчетов, недоступные для изме­нений пользователями, например: алгоритмы расчета износа ос­новных средств, оценки запасов товарно-материальных ценностей, расчета разницы курсов и т.

В принципе элементы «инструментальности» в той или иной степени могут присутствовать в разработке любого класса, но в инте­грированных системах программы-конструкторы встречаются чаще.

В этом классе наиболее известны фирмы «1С», «Информа­тик», «Аквилон», «Порт».

4. Бухгалтерский комплекс - это самая старая форма суще­ствования бухгалтерских программ. Практика создания отдельных программ под каждый раздел учета с возможностью последующе­го агрегирования данных исторически сложилась еще до появле­ния нынешнего поколения программ и компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ остается рациональной до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса.

Класс программ «бухгалтерский комплекс» (бухгалтерский комплекс АРМ соответствующих основных разделов, участков бухгалтерского учета) может иметь средства обмена данными между отдельными АРМ через гибкие магнитные диски или по локальным вычислительным сетям и через объединения информа­ции для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности. Этот класс программ поддержива­ет аналитический учет в натурально-стоимостном выражении и аналитический учет с развернутым отражением остатков; дает возможность одновременной работы с АРМ нескольких пользова­телей; может иметь элементы управления, анализа, сбыта, произ­водственного учета и т. п.

Здесь речь уже идет не об одной программе, а о комплексе программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, достаточно полно и глубоко отражающих их специфику, так и бухгалтерского учета в целом. Эти программные средства ориен­тированы на персонал различной бухгалтерской и компьютерной квалификации при численности бухгалтерии более пяти человек и наличии явного разделения функций между работниками.

Эти комплексы программ предназначены в основном для среднего, а некоторые для крупного бизнеса или, например, бюд­жетной сферы.

В этом классе известны фирмы «Интеллект-Сервис», «Авэр», «Аргос», «Инфософт» и «Комтех+».

5. Бухгалтерия-Офис - это система автоматизации управле­ния предприятием. Подобные разработки построены не столько

«под бухгалтера», сколько «под управляющего». Бухгалтерская составляющая (при всей ее значимости) здесь перестает быть гла­венствующей. Важными становятся взаимосвязь всех составных частей системы, возможность эффективного управления предпри­ятием и получения прибыли. Этот новый класс систем только за­рождается. Многие западные разработки в полном составе (а не в ограниченном наборе, что продаются в России) относятся к этому классу. Для подобных систем можно прогнозировать в ближайшие годы опережение спроса над предложением. Здесь в качестве ком­понентов системы присутствуют: функционально полная подси­стема бухгалтерского учета, подсистемы управления, делопроиз­водства и планирования, элементы анализа и поддержки принятия решения и т. д. В оценке систем данного класса при сравнении ха­рактеристик отдельных подсистем больший упор делается на ре­шение функций и задач управления.

Эта группа программ позволяет охватить значительно боль­ший круг функций и создать автоматизированный офис для пред­приятия. К числу программных продуктов этой группы относятся следующие: «Электронная бухгалтерия» (аудиторская компания «Инфин»), «ФинЭко» (АО «Авэр»), «Комплексная планово­экономическая и бухгалтерская система» (фирма «Комтех+»), «Бухгалтерия без проблем» (аудиторская фирма АСВП), «Супер­менеджер» и др.

6. Системы эккаунт кутюр - это индивидуально дорабаты­ваемые и внедряемые системы, создаваемые на базе типового бух­галтерского ядра. Программные средства устанавливаются чаще всего самой фирмой-разработчиком. Обязательно обеспечивается доработка программ под конкретного заказчика с предоставлением развитых дополнительных услуг. Здесь важны не только достоин­ства продукта, но и характеристики фирмы-разработчика, ее по­тенциал и репутация. Для класса «индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы» характерны: индивидуальная настройка под каждого клиента, обучение, ввод в эксплуатацию, обязатель­ное последующее сопровождение (поддержка) и немалая стои­мость.

рами в этом классе считаются фирмы «Ост-Ин», «БИТ», «Никос- Софт», «Экософт».

7. Отраслевые системы. В большинстве случаев основным стержнем этих систем является бухгалтерский комплекс АРМ (или его фрагменты), к которому присоединены специализированные отраслевые АРМ. Наиболее распространены и проработаны отрас­левые системы «Торговля», «Бюджетные организации», «Про­мышленность», «Строительство», «Аудит», «Страхование», «Бан­ковские структуры».

Для программных средств данной группы, прежде всего, учи­тываются и оцениваются полнота функций, комплексность и удоб­ство решений отраслевой специфики бухгалтерского учета. В оценке таких программных средств мнение практиков рассматри­ваемой отрасли наиболее весомо.

8. Финансово-аналитические системы. Системы, относящие­ся к данному классу, начали формироваться относительно недавно. Их еще называют аналитическими компьютерными программами для финансовых менеджеров. Условно можно выделить следующие подклассы: «системы анализа хозяйственной деятельности пред­приятия» и «системы для работы с инвестиционными проектами».

Этот класс ПС - один из наиболее непростых и ответственных классов из рассматриваемых, о чем свидетельствует очень не­большое число фирм, пытающихся работать в этом секторе. Дан­ное направление особенно необходимо в условиях рынка, где ис­пользование ПС финансово-экономического анализа - этого неза­менимого инструмента для анализа, прогнозирования и управле­ния бизнесом (более всего в банковской и биржевой сфере) - по­могает получить наиболее эффективные (оптимальные) варианты развития предприятия (объекта деятельности, исследования), при­нять взвешенные, просчитанные решения. Банки и другие финан­совые институты, решающие задачи управления финансовыми ре­сурсами, или организации, реализующие проекты и заинтересо­ванные в эффективном использовании собственного и привлекае­мого капитала, должны просчитывать немало вариантов капитало­вложений. Задача финансовых менеджеров состоит в осмыслении происходящих процессов и их прогнозировании на перспективу. Видение завтрашних проблем позволяет упредить негативные и реализовать позитивные тенденции.

Требования и функции, которые должны обеспечивать про­граммные средства данного класса:

- возможность анализа и оценки отдельных показателей про­изводственно-финансового состояния объекта, предприятия по различным методикам и определение тенденций его изменения;

- экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;

- соответствие методик анализа и оценки международным стандартам, возможность сравнения показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;

- расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;

- расчет дополнительных показателей по алгоритмам пользо­вателя;

- возможность одновременного использования большого чис­ла показателей, включение в анализ различных факторов как эко­номического, так и неэкономического характера;

- возможность использования статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;

- табличное и графическое представление информации и т. п.

9. Системы учета в международных стандартах. Системы этого класса обеспечивают поддержку как отечественных, так и наиболее распространенных западных стандартов учета и отчетно­сти (например, GAAP). Они поддерживают несколько языков и ва­лют, наиболее распространенные формы внутрифирменной отчет­ности и др. Такие системы рекомендуются, как правило, аудитор­ской фирме международного уровня, с их помощью можно настра­иваться на специфику заказчика и осуществлять сопровождение.

В этом сложном и ответственном классе лидерство по праву принадлежит фирме «Монолит-Инфо», имеющей богатый опыт внедрения своих комплексов в иностранных фирмах и совместных предприятиях, успешно отстаивающей престиж российских разра­ботчиков и конкурирующей с западными программами. Известна также фирма «Инотек» с ее системой «Учет в международных стандартах». Система больше ориентирована на специфику рос­сийского учета, чем другие аналогичные западные системы, из­вестные на нашем рынке, и по мнению экспертов, может составить им серьезную конкуренцию.

Отечественные фирмы-разработчики пока отстают в исполь­зовании передовых технологий, общесистемных подходах, реали­зации и комплексной взаимосвязи в едином проекте всех подси­стем и модулей: учета и расчетов, анализа и управления, планиро­вания, прогнозирования и т. д. Однако эксперты, хорошо знакомые в основном с западными системами, с удивлением обнаружили и признали, что в системах российских ведущих фирм многие слож­ные вопросы, важные для отечественных пользователей, оказались решены на порядок лучше, чем в западных.

10. Правовые системы и базы данных. К этому классу отно­сятся системы для работы, хранения и регулярного обновления в компьютере сборников нормативных документов и др. Под соби­рательным названием «правовые» понимаются различные специ­альные информационно-справочные или подобные системы пра­вовых, нормативных документов, основных бухгалтерских поня­тий, баз данных и т. п.

Осуществляемые в нашей экономике реформы сопровожда­ются значительными и частыми пополнениями и изменениями за­конов, нормативных актов и прочих регламентирующих и ин­структивных документов. Поэтому с нормативными документами сегодня работают не только юристы. Руководители и специалисты фирм вынуждены постоянно отслеживать и всегда иметь под ру­кой необходимые нормативные документы, инструктивные мате­риалы, комментарии и т. п., чтобы своевременно скорректировать свои действия под их быстроменяющиеся требования. Очень часто специалисты обращаются к различной правовой информации при заключении договоров, контрактов, при ведении бухгалтерского учета и делопроизводства, при планировании, решении кадровых вопросов и т. п. Горы нормативных и подзаконных актов, которые при этом нужно найти и просмотреть, отнимают у специалистов время. Ценность информации никогда не бывает чрезмерной. И это действительно так. Ибо прибыли и убытки компаний, дей­ствующих в конкурентной среде свободного рынка, напрямую за­висят от своевременности и правильности принятия решений.

Лидерами в этом классе являются отечественные информаци­онно-правовые и справочные системы «Консультант Плюс», «Га­рант-Сервис», «Кодекс», «Консультант-Бухгалтер».

Корпоративные системы (системы управления) - это совре­менное название автоматизированной системы управления доста­точно крупным предприятием, имеющим сложную организацион­но-производственную структуру. К предприятиям или организаци­ям такого типа можно отнести, например, промышленные пред­приятия с разветвленной цеховой структурой производства, пред­приятия энергоснабжения и связи, торговые, оптово-закупочные предприятия, базы, администрации округов.

Корпоративные системы должны работать в сети и включать в себя все функциональные комплексы задач, обеспечивающие ав­томатизированное управление предприятиями, организациями, ведомствами.

В стране был накоплен опыт разработки и внедрения крупных экономических информационных систем, которые успешно экс­плуатировались на многих предприятиях. Однако в настоящее время прежняя технология работ устарела морально.

Развитие информационных технологий на базе современной вычислительной техники и общесистемных программных средств позволяет сегодня на новом уровне осуществить практически те прогрессивные идеи, которые ранее реализовать было или невоз­можно, или слишком сложно, долго и дорого.

11. Класс «корпоративные системы» (системы автоматиза­ции и управления корпорацией, компанией, финансовой группой и т. п.) включает в себя значительно больше функций, чем, напри­мер, просто управление предприятием. Корпорация может объ­единять различные управленческие, производственные, финансо­вые и другие структуры, юридические лица, иметь несколько тер­риториально удаленных филиалов, предприятий, торговых фирм, занимающихся самыми разнообразными видами деятельности (производственной, строительной, добывающей, банковской, стра­ховой и пр.). Здесь первое место занимают проблемы правильной организации информационного обеспечения: уровней иерархии, агрегирования информации, ее оперативности и достоверности, консолидации данных и отчетов в центральном офисе, организа­ции доступа к данным и их защиты, технологии согласованного обновления единой информации общего доступа.

В качестве компонентов системы присутствуют: функцио­нально полная подсистема бухгалтерского учета с возможностью

использования различных международных стандартов; подсисте­мы оперативного, производственного учета, учета кадров, различ­ные подсистемы управления, делопроизводства и планирования анализа и поддержки принятия решений и др. Бухгалтерская со­ставляющая в такой системе не является главенствующей, подоб­ные разработки ориентированы больше на руководителей компа­ний и управляющих разных уровней. В такой системе важнее вза­имосвязь и согласованность всех составных частей, непротиворе­чивость их данных, а также эффективность применения системы для управления компанией в целом.

Готовые программные комплексы, одновременно охватываю­щие функции управления предприятиями в целом, предлагают на российском рынке пока преимущественно западные фирмы. Не­смотря на то, что стоимость западных программ и услуг по их со­провождению на один - два порядка выше отечественных, а набор функций и адаптируемость систем, сроки их внедрения, сервис далеко не полностью удовлетворяют потребностям и требованиям отечественных пользователей, некоторые предприятия, имеющие значительные финансовые ресурсы, по разным причинам все же ориентируются на эти продукты. Одним из таких продуктов явля­ется система R/3 (SAP, Германия), применяемая в любых отраслях промышленности и в любых сферах деятельности.

Отечественные разработки автоматизированных систем мас­штаба предприятия, к которым, безусловно, относятся и торговые системы, - это класс программ более высокого уровня. На ком­плексность автоматизации управления предприятиями претенду­ют, например, системы корпорации «Галактика», фирмы «Росэкс- пертиза» и «Никос-Софт», компания «АйТи». По функционально­сти их разработки еще далеки от системы R/3, но использование инструментальных и программно-аппаратных средств, соответ­ствующих крупным системам, свидетельствует о том, что в неда­леком будущем они смогут составить серьезную конкуренцию за­падным системам.

Уже сейчас эти фирмы рассматривают системы автоматиза­ции как комплекс работ по постановке и организации процесса управления, реструктуризации предприятия и его бизнес- процессов с поиском оптимальных на сегодняшний день средств, методов, информационных технологий.

Финансы многофилиального концерна принадлежат обычно группе собственников, поэтому необходимо предусмотреть воз­можность консолидированного управления и получения торговых и финансовых отчетов (в том числе в международных стандартах) и др. Актуальным становится наличие элементов планирования: для обеспечения эффективного управления необходимо иметь план в структуре показателей агрегированного финансового и то­варного отчета, а также возможность получения сопоставительно­го отчета о выполнении плана.

3.3.