ФОНЕТИЧЕСКИЙ звуко-буквенный разбор слов онлайн
 <<
>>

3.3.2.1. Общие сведения

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром.

Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:

1) государственный герб (для бланков государственных организаций;

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4) код документа по ОКУД;

5) наименование организации (полное и/или сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;

9) номер расчетного счета в банке;

10) дата составления письма;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту,

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и номер телефона исполнителя.

В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.

Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.

Как правило, на бланках реквизиты 1-9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598, т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась.

В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На «№ ___ от _________.» Нельзя употреблять «лишние» слова: «на ваш (запрос или письмо)» или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.

Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы, и только потом адрес предприятия:

Директору АОЗТ «Златоуст»

Голубеву С.Н.

Россия, 191011, Санкт-Петербург,

Инженерная ул., д. 13, ком. 29

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:

194156, Санкт-Петербург, Лесной пр., д. 37, кв.107

Васильеву П.Р.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами.

Употребление обращения «гражданин» допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение «товарищ» вышло из употребления.

В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о/об (например, О создании совместного предприятия). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как «касается», «по делу» и т.п.

В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.

В приложении указывается не только число занимаемых им страниц, но и число экземпляров:

Приложение, на ... л. в ... экз.

Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

В случае особой важности документа, например, относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:

Директор АОЗТ «Златоуст» Подпись С.Н. Голубев

Бухгалтер Подпись А.Р. Дубов

В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога за или косой черты. Следует писать:

Зам.директора

АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева

Не следует писать:

За (или/)

Директор

АОЗТ «Златоуст» Подпись А.В. Голубева

Герб РФ

Наименование министерства

Наименование предприятия

Адрес

Телефон

Заголовок письма

Текст

Должность Подпись ________________

инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя

Номер телефона

Рис. 10. Cхема оформления делового письма с угловым

расположением реквизитов

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.

<< | >>
Источник: Бобылев Б.Г.. Культура речи и стилистика: Учебное пособие/Б.Г. Бобылев. – Орел: ОрелГТУ, 2003. – 132 с. 2003

Еще по теме 3.3.2.1. Общие сведения:

  1. 7.2. Понятие и содержание вторичной информации: общие сведения
  2. 8.1. Сбор первичной информации: общие сведения
  3. 5.1. Общие сведения
  4. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ДИОГЕНЕ ЛАЭРЦИИ 
  5. 288. Общие сведения. К истории вопроса
  6. 352. Общие сведения
  7. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ДИОГЕНЕ ЛАЭРЦИИ
  8. Человеческий фактор. Надежность работы и ошибки человека при взаимодействии с техническими системами Общие сведения о безопасности и надежности взаимодействия человека и машины
  9. Производственный шум, ультразвук, инфразвук как негативные факторы среды Общие сведения о шумах
  10. Общие сведения
  11. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ЯЗЫКЕ
  12. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СПОРЕ
  13. Глава 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СОВРЕМЕННОМ ОТЕЛЕ
  14. 1. Общие сведения о возведении зданий из сборных конструкций
  15. 82. Общие сведения
  16. 128. Общие сведения
  17. РУССКИЙ ЯЗЫК. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
  18. ГЛАВА 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ВЗРЫВЧАТЫХ МАТЕРИАЛАХ
  19. Общие сведения
  20. Раздел I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О РУССКОМ ЯЗЫКЕ