2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб Российской Федерации (01)
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до-кументов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации.
- 2000. - № 52. - Ч. 1. - Ст. 5021). Право располагать государственный герб на официальных документах принадлежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственного герба карается законом.
Герб субъекта Российской Федерации (02)
Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
(03)
Эмблема предприятия - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на документе в соответствии с уставом (положением) организации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних документах.
Код организации (04)
Код по ОКПО - Общероссийскому классификатору организаций и предприятий - имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05)
Регистрационный номер юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет ИНН/КПП (06)
Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (07)
Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой доку-ментации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (08)
Данный реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:
Министерство высшего образования РФ Государственная сельскохозяйственная академия Сельскохозяйственный институт
Если организация подведомственна (подчинена) одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.
Если имеется двойное подчинение - министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской
Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформления бланка.
Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своего названия, употребляется в официальных документах на двух языках в том случае, если так закреплено уставными документами.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:
Омский государственный университет (ОмГУ)
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа. Автором может быть также должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют бланки должностного лица.
Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные об организации (09)
Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернете и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотрению организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информация об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.
Наименование вида документа (10)
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав рекви-зитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, АКТ и т.д.
Дата (11)
Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллеги-
ального мероприятия. Документы, изданные несколькими более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.
Дата в документе оформляется цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа 2003 года следует оформлять: 08. 08. 2003. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2003. 08. 22.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 08 августа 2003.
В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Регистрационный номер документа (12)
Одновременно с датой проставляют регистрационный номер доку-мента.
Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.
Например: № 06-11/137, где 06 - индекс структурного подразделения, 11 - номер дела по номенклатуре, 137 - порядковый № документа.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09. 2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.
Место составления или издания документа (14)
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского района Омской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, Дмитровград).
Адресат (15)
Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки).
Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:
наименование учреждения, организации или предприятия (в им.
пад.);
наименование структурного подразделения (в им. пад.);
указание должности получателя (в дат. пад.);
инициалы и фамилия (в дат. пад.);
почтовый адрес.
Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю.
Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:
наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);
улица, № дома, № квартиры;
населенный пункт (город, поселок);
область, край, республика;
страна (для международных писем);
почтовый индекс.
Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:
пр. Мира, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434, г. Омск 644050;
Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:
Козлову Геннадию Петровичу ул. Ф. Крылова, 15, кв. 64, г. Тара Омской области 646017
Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце - страна и индекс. Например:
Т. Petrov 36-14 М. Ordinka Moscow Russia 119215
Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. При адресации письма организации в целом реквизит «Адресат» может выглядеть следующим образом:
Издательский дом «Партнер»
В структурное подразделение:
ООО «Тема» Отдел рекламы Начальнику отдела Н.А. Петрову
Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:
Завод «Луч»
Генеральному директору И.С. Соловьеву
Генеральному директору завода «Луч» И.С. Соловьеву
ул. Восточная, 183, Москва, 117134
Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают через 1,5 - 2,0 интервала. Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным кор-
респондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим.
Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание.
Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать обобщенно:
Генеральным директорам производственных объединений
Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.
Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:
Главному редактору Издательского дома «Дрофа» Н.С. Селиванову
Гриф утверждения документа (16)
Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления).
В случае утверждения документа должностным лицом гриф ут-верждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утвсрждающсго документ (в им. пад.), его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия Личная подпись А. Б. Сидоров « » 2003
Если документ утверждается специально издаваемым распоряди-тельным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:
УТВЕРЖДЕН
Приказом директора предприятия от 05. 08. 2003 № 15
Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже.
Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода «Луч» Личная подпись А. Б. Сидоров « » 2003
Резолюция (17)
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом сво-бодном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.
Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.
Например: К. А. Воробьеву.
Прошу подготовить проект контракта к 26. 01.2003
Личная подпись А.В. Фролов 06. 01. 2003
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тексту (18)
Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:
приказ - о приеме на работу;
положение - о бухгалтерии;
протокол - собрания акционеров;
должностная инструкция - менеджера по рекламе.
Отметка о контроле (19)
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К» - проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата. Текст документа (20)
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.
Отметка о наличии приложения (21)
Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении налоговой службы на 46 л. в 1 экз.
2. Правила оформления документов отчетности налоговых служб на 7 л. в 2 экз. Если в прилагаемом документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2003 № 12-04/20 и приложение к нему, всего на 20 л.
Когда приложение отправляется не во все адреса, то отметку о его наличии оформляют так:
Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут:
Приложение № 2 к приказу директора завода от 15.09.2003 № 238
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указы-вается.
Слово «приложение» допускается печать прописными буквами «ПРИЛОЖЕНИЕ», а также допускается центрировать этот реквизит. Подпись (22)
Этот реквизит состоит из наименования должности, инициалов и фамилии. Если документ оформлен на бланке, то наименование должности будет кратким, без указания наименования предприятия, например:
Генеральный директор А.П. Попов
Наименование должности будет полным, если документ оформлен на листе бумаги, например: Исполнительный директор
ОАО «Тема» В.А. Рублев
При подписании документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.П. Попов
Главный бухгалтер Личная подпись В.П. Бердюгина
При подписании документа несколькими лицами равного статуса их подписи располагают на одном уровне, например: Генеральный директор Генеральный директор
завода «Прогресс» завода «Сатурн»
Личная подпись В.Р. Фролов Личная подпись A.M. Милов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель Личная подпись С.В. Сараев
В.А. Куликов Г.А. Ветров
Личная подпись Личная подпись
Члены комиссии Личная подпись В.В. Попов
Гриф согласования документа (23)
Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешним и внутренним.
Согласование оформляется грифом. Он имеет варианты: согласование с конкретным должностным лицом, согласование с коллегиальным органом, согласование посредством письма. Это оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Зам. директора завода «Луч» подпись П. В. Дорофеев « » 2003
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания профкома от 14. 05. 2003 № 4
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива от 23.09.2003 № 12/146
При согласовании документа должностными лицами одного статуса грифы располагают на одном уровне ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается. Подпись дата. Виза согласования документа (24)
Внутреннее согласование называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:
Главный бухгалтер Личная подпись И. Д. Луконина 12. 07. 2003
Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласно с содержанием документа, то они могут быть оформлены на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются». Допускается полистное визирование документа.
На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Виза оформляется либо от руки, либо при помощи специального штампа.
Оттиск печати (25)
Печати проставляются на наиболее важных документах для удостоверения прав лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, гарантиями услуг и т.д. Печати подтверждают подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и, по возможности, за-хватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. Документы заверяются печатью организации. Гербовой печатью заверяются документы органов государственного управления.
Отметка о заверении копии (26)
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например: Верно
Инспектор подпись О.В. Белова 01. 06. 2003
При необходимости пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.
Отметка об исполнителе (27)
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ и владеет информацией для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.
Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
В.Я. Петров 924 45 67
Для более эффективного общения можно указать имя, отчество полностью. Для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:
Василий Яковлевич Петров 924 45 67
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(27)
Этот реквизит проставляется на первой странице внизу на исполненных документах, подлежащих описанию в дело для последующего хранения и использования в информационно-справочных целях.
Данный реквизит включает в себя: слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года; краткие сведения об исполнении документа, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.
Например: В дело №12-25. Отправлен факс от 06.04.2003 Подпись Т.В. Николаева 10. 04. 2003
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию (29)
По возможности она оформляется на первом листе входящих документов (от руки или с помощью штампа). Данный реквизит включает в себя: дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например: 27. 06. 2003 Вх. № 14 (при необходимости - часы и минуты).
Идентификатор электронной копии документа (30)
Эта отметка (колонтитул) проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: С:\Мои доку\icнты RASP.3PT4. DOC, где С - диск, Мои документы - наименование папки, RASP - вид документа, ЗРТ4 - группа заочного отделения, DOC - формат.
Не стоит проставлять этот реквизит на отправляемых документах, т.к. эта информация интересна только для его составителей.
<< | >>
Источник: Сост. Т.В. Сиганова. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) Сост. Т.В. Сиганова . - Омск: Омск. гос. ун-т,2004. - 71 с.. 2004

Еще по теме 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа:

  1. 13. Складання та оформлення службових документів
  2. ТЕМА 5. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ.СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  3. Статья 14. Общие требования к содержанию образования
  4. Статья 15. Общие требования к организации образовательного процесса
  5. Статья 16. Общие требования к приему в образовательные учреждения
  6. 2.1. Требования к составу реквизитов
  7. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа
  8. 1.2 Общие правила оформления управленческих документов
  9. Правила оформления реквизита "Текст документа"
  10. 3.5. Основные требования к оформлению проекта
  11. Требования по оформлению лабораторной работы
  12. Требование к оформлению и оценке лабораторных и практических работ