8.2. Базовые элементы, подсистемы и процессы современного управления проектом

Проект представляет собой открытую систему из совокупности связанных между собой работ, которая взаимодействует с окружающей средой, получая от нее необходимые ресурсы и предоставляя полученные результаты. Таким образом, можно выделить три базовых элемента любого проекта:

ресурсы;

работы;

результаты.

Эти базовые элементы можно обозначить как основные объекты управления проектом. Под ресурсами следует понимать совокупность материальных, энергетических и информационных объектов, необходимых для выполнения работ.

Существуют три основные группы ресурсов, используемых в управлении проектом:

1) человеческие, представляющие активные субъекты деятельности, объединенные в системы взаимодействия друг с другом и другими ресурсами. Человеческие ресурсы, выступая как активные субъекты деятельности, по отношению друг к другу могут являться и объектами. С экономической точки зрения человеческие ресурсы переносят свою стоимость на результаты труда постепенно, создавая при этом добавленную стоимость. К человеческим ресурсам относят руководителей и работников;

материальные — это пассивные средства и предметы деятельности, используемые для выполнения работ. Средства деятельности переносят свою стоимость на результаты работ постепенно. Предметы деятельности переносят свою стоимость на результаты работ полностью, как правило, изменяя свою натуральную форму и материально присутствуя в результатах работ. К средствам деятельности относят машины и механизмы (активные средства), здания и сооружения (пассивные средства).

информационные — это управляющие воздействия, направляемые субъектами деятельности на объекты деятельности, определяющие цели и результаты работ. Информационные ресурсы выступают одновременно и как средство, и как предмет управленческой деятельности. К информационным ресурсам следует отнести проектные решения, модели, управляющие команды (приказы, распоряжения, задания), отчетную документацию и пр.

Работа — это часть деятельности, направленная на достижение результатов с использованием необходимых ресурсов. К работам следует относить деятельность по созданию материальных результатов (производственные работы), выработке и передаче управляющих воздействий и обратной связи (решения и отчеты), перемещению материальных объектов, например ресурсов (поставки).

Результат — это продукт деятельности (работы), воплощающий в себе ранее поставленные цели. Результаты могут быть материальные (продукция, изделия) и нематериальные (информационные — документы, социальный эффект), прямые и косвенные, промежуточные и окончательные.

Кроме этого, окружающая среда является источником различных возмущений, прямым или косвенным образом воздействующих на проект в целом и его базовые элементы. Такие возмущения можно обобщенно обозначить как риски. Риски, определяемые как совокупность вероятностных взаимодействий проекта с окружающей средой, тоже представляют базовый элемент управления проектом.

Все базовые элементы управления проектом находятся во взаимодействии друг с другом, которое можно условно представить в виде пирамиды. Ресурсы используются в ходе выполнения работ; работы создают результаты; в результатах содержатся материальные и экономические субстраты ресурсов. Риски воздействуют на ресурсы, работы и результаты. Проект воздействует на окружающую среду и, таким образом, на риски.

Деятельность по управлению проектом подразумевает управление всеми базовыми элементами и состоит из нескольких направлений.

Выделяют восемь таких подсистем управления:

содержанием;

продолжительностью (временем);

стоимостью;

качеством;

персоналом (человеческими ресурсами);

материально-техническим обеспечением (ресурсами);

коммуникациями;

рисками.

Каждая из этих подсистем по-разному взаимодействует с базовыми элементами. Управление содержанием определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков. Управление продолжительностью прежде всего воздействует на работы, но и на ресурсы (так как начало работ означает поступление или начало использования ресурсов), результаты (так как окончание работ означает создание результата) и риски (так как воздействие факторов окружающей среды сказывается и. на продолжительности). Управление стоимостью и качеством направлено на все базовые элементы. Управление персоналом, материально-техническим обеспечением и коммуникациями направлено на соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные и информационные). Управление рисками направлено на взаимодействие всего проекта с окружающей средой.

Реализация подсистемы управления проектом состоит из подготовки одной или нескольких управляющих моделей на фазе разработки и воплощения решений, заложенных в эту модель, в ходе реализации. При этом модели служат средствами выполнения процессов реализации и контроля. На основе первоначальной модели строится'последующая, отражающая фактически достигнутые результаты.

Таким образом, управляющая модель — это не абстрактное отображение действительности, а реальный инструмент управления. Описание подсистем управления проектом с точки зрения управляющих моделей и базовых элементов представлено в табл. 8.2.

Деятельность всех подсистем управления проектбм с системной точки зрения представляется как совокупность взаимосвязанных процессов и точек принятия решения.

В процессе (как и в проекте в целом) выделяют вход, выход и процессор (рис: 8.1).

Связи подсистем и базовых элементов управления проектом Подсистема управления проектом Базовые элементы Управляющие модели Управление содержанием Результаты, работы, ресурсы, риски Дерево целей Управление продолжительностью Работы Дерево работ, сетевая модель, календарный график Управление стоимостью Результаты, работы, ресурсы Структура расходов (дерево стоимости), структура доходов, бюджет, график денежных потоков Управление качеством Результаты, работы, ресурсы Структура продукции, структура потребностей (требований к продукции) Управление персоналом Ресурсы (челове-ческие) Организационная структура, штатное расписание, матрица ответственности, сетевая матрица Управление материально- техническим обеспечением Ресурсы (материальные) Структура ресурсов, график поставок Управление коммуни-кациями Ресурсы (информа-ционные) Дерево документации, схема информационной системы Управление рисками Риски Дерево рисков, дерево решений

куда могут входить управляющие сигналы о принятых решениях), необхо-димых для получения результата. Выход — это совокупность всех резуль-татов проекта. Процессор — это совокупность работ, объединяющих вхо-дящие ресурсы и действия, направленные на получение выходных результатов. Таким образом, процесс как единица деятельности по управ-лению проектом состоит из тех же базовых элементов, что и весь проект в целом: работ, ресурсов, результатов. При этом для каждого процесса существуют и риски, которые возникают во внешней среде в рамках выполнения других процессов, действующих на основной прямо или кос-венно.

В ходе выполнения работ по управлению проектом возникают ситуации выбора различных альтернативных путей, направлений деятельности. Выбор путей осуществляется в рамках принятия решения, которое следует рассматривать как работу управляющего характера. Принятие решения — это совокупность процедур, реализация которых приводит к выбору оптимального пути из набора выявленных альтернатив.

Процесс

Возмущение

Решения

Процессор

Ресурсы

Вход

Процесс

Процесс

Ресурсы

Выход Результаты

( Работы

Процесс

Риски

Процесс

Решения

Решения

Рис. 8.1. Системное представление проекта

В рамках управления проектом можно выделить четыре вида процессов:

проектирования (планирования);

реализации;

контроля;

завершения.

Процессы проектирования (планирования) состоят в создании оптимальной модели деятельности по управлению проектом в целом, а также отдельных подсистем (процессов, работ). Процессы реализации состоят в воплощении ранее созданной модели в рамках конкретной предметной области. Процессы контроля отображают полученные результаты на ранее созданной модели, обеспечивают выявление фактических и прогнозных отклонений, выработку корректирующих и предупреждающих мероприятий. Процессы завершения заключаются в создании модели, отображающей фактически достигнутые результаты, сопоставлении этих результатов с поставленными целями, анализе эффективности и результативности работ.

Все процессы соединяются точками принятия решения, которые группируются следующим образом:

инициация — принятие решения о начале проекта, фазы, процесса (реализация выбора «делать — не делать»);

множественная альтернатива — принятие решения о способе реализации проекта, фазы, процесса из нескольких альтернатив (реализация выбора «как делать»);

корректировка/предупреждение — принятие решения о внесении изменений в цели, модели, планы проекта, фазы, процессы (реализация выбора «изменять — не изменять принятые решения»);

завершение — принятие решения о завершении проекта, фазы, процесса (реализация выбора «завершать — не завершать»).

Графически контуры процедур принятия решения представлены на рис. 8.2. Организационные и документальные процедуры принятия решения должны быть разработаны в первую очередь до начала любых других процессов.

Все виды процессов и процедур принятия решений проявляются с разной активностью на разных фазах жизненного цикла проекта (рис. 8.3).

Таким образом, целостное представление о проекте можно получить при одновременном рассмотрении:

четырех базовых элементов управления проектом;

восьми подсистем управления проектом;

четырех видов процессов;

четырех видов процедур принятия решения.

Все представленные составляющие находятся во взаимодействии и динамическом развитии в ходе проектного цикла.