Структурные элементы систем управления проектами
Системы управления проектами должны иметь следующие структурные элементы: непосредственно средства для календарно-сетевого планирования (КСП); средства для решения частных задач (предпроектный анализ, разработка бюджетов, бизнес-планов, анализ рисков, управление контрактами, временем и т.
д.); средства для упрощенного доступа к проектным данным; средства для организации коммуникаций; средства для интеграции с другими приложениями.Системы для календарно-сетевого планирования (КСП) обеспечивают базовый набор функций, необходимый для проектирования структуры работ проекта
(группы проектов), ресурсного планирования, обмена информацией между участниками проекта и контроля за выполнением проекта.
По функциональным возможностям все КСП-системы можно условно разделить на две категории: для постоянного использования системы профессиональными менеджерами проектов и для разового планирования проекта.
Это деление весьма условно. Мощность даже непрофессиональных КСП- систем позволяет строить расписания, состоящие из десятков тысяч работ, моделировать группы проектов, планировать неограниченное количество ресурсов, да и вообще использовать практически все функции, необходимые для успешного управления проектом.
Функциональные возможности систем для календарно-сетевого планирования:
средства для описания структуры работ - описание логической структуры работ проекта в различных разрезах: сетевые диаграммы; кодировка по этапам, подразделениям, ответственным исполнителям и т. д. Планирование по методу критического пути. Определение временных параметров проекта. Моделирование расписания проекта с учетом различных временных ограничений;
средства для ресурсного планирования - описание структуры ресурсов и их доступности (календари ресурсов).
Назначение ресурсов. Функции моделирования поведения проекта при различных ограничениях на использование ресурсов. Средства для проведения стоимостного анализа;средства для анализа рисков — определение рисков при оценке длительности как отдельных работ, так и всего проекта. Расчет вероятности завершения проекта в установленные сроки;
средства для обмена информацией - публикация проектной информации на ин- транет-интернет-сервере. Обновление данных проекта с использованием удален-ного доступа или электронной почты. Возможность обмена информацией с любыми другими приложениями;
средства для контроля за ходом выполнения проекта - фиксирование плановых показателей проекта. Ввод текущей информации о состоянии выполнения работ, загрузке ресурсов, расходах и т. д. Сравнение плановых показателей с фактическими. Моделирование хода предстоящих работ;
средства для наглядного представления информации - создание всех необходимых отчетов. Наглядное представление информации о проекте в виде различных диаграмм и графиков: календарный график выполнения работ (диаграмма Ганта),
сетевая диаграмма проекта, гистограммы загрузки ресурсов и т. д.
Профессиональные, так называемые high-end, КСП-системы используются тогда, когда речь идет о больших проектах, о гибком ресурсном планировании, детальном анализе рисков и т. д. Средства для календарно-сетевого планирования можно условно поделить на две группы продуктов: пакеты для составления распи-саний и комплексные системы.
Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на разовое (случайное) планирование. Они позволяют задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы Ганта и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д.
Комплексные системы предназначены для создания среды управления много-численными сложными проектами (multi-project environment). Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными ИС.
Провести четкую границу между остальными системами, куда попадают и программы начального уровня, в которых упор сделан на легкость применения, и профессиональные системы с расширенной функциональностью, достаточно трудно.
Большинство из них содержит средства для интеграции с другими приложениями и организации эффективных коммуникаций и проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через web-браузер с возможностью обновления данных, мастера для создания web-отчетов и т. д.В качестве примера таких систем можно привести СА-Super Project (Computer Associated),), Project Scheduler (Scitor), SureTrak Project Manager (Primavera Systems), Turbo Project (IMSI).
В отечественной практике нашли широкое применение системы начального уровня, такие как Project Expert, Market Analizer for Windows, Primavera Project Planer, Primavera Project Expeditor, Time Line, Microsoft Project, Business Plan Pro и др.