<<
>>

1.3 Требования к бланкам документов предприятия

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используют формат бумаги А4 (210x297) и А5 (148x210).

Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже применяются бланки формата А3 (297x420), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п. В деятельности предприятия можно выделить два вида бланков предприятия по сфере применения: бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений) и бланк для внешних документов (писем, справок).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему и наименование предприятия .

На бланке для внешних документов указываются: эмблема, наименование предприятия, почтовый адрес предприятия, банковские реквизиты, номер контактного телефона, номер телефакса, дата и номер

письма, реквизит "На № от ", в котором указывается дата и

номер того письма, на которое предприятие дает ответ.

При подготовке бланков используют продольное и угловое расположение реквизитов. Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля .

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа . Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может применяться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, размещенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т.е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа . Различают следующие виды бланков организационно- распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица (деление по назначению):

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеет право подписи. Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) не используется вместе с гербом;

код организации по ОКПО или ОКОГУ;

наименование организации;

ОГРН;

ИНН/КПП;

место составления или издания документа.

Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов:

код формы документов по ОКУД;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок текста;

отметка о контроле.

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов при разработке этих бланков в общий бланк вносится реквизиты:

код формы документов по ОКУД;

наименование вида документа.

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит "место составление или издание документа", должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно- территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации по ОКПО, код формы документа по ОКУД;

наименование организации;

ОГРН;

ИНН/КПП;

справочные данные об организации.

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

заголовок текста;

отметка о контроле.

Реквизит "Справочные данные об организации" включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты.

В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "наименования организации".

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или на английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При

продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки и документы должны иметь поля (Приложение 2): левое, верхне и нижнее - не менее 20 мм (8 машинописных знаков или ударов); правое - не менее 10 мм.

Для закрепления изученного материала Вы можете пройти Обучающую

игру.

<< | >>
Источник: Ю.Г. Кирюхин, Л.Р. Фионова. Компьютерная подготовка управленческих документов Часть 1. 2005

Еще по теме 1.3 Требования к бланкам документов предприятия:

  1. N 2. Выявление признаков подделки документов
  2. Функции официального документа
  3. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа
  4. 1.3. Адаптация бухгалтерского учета к требованиям налогообложения при сочетании систем налогообложения
  5. 1.3 Требования к бланкам документов предприятия
  6. Реквизит «Адресные данные предприятия (реквизит 9) »
  7. 2.2. Требования к бланкам документов
  8.   Контрактные документы
  9. Следственный осмотр документов, его задачи и методы фиксации
  10. Требования к оформлению реквизитов документов