<<
>>

2.2. Требования к бланкам документов

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входит в состав документа данного вида (например, не используются одновременно реквизиты «Адресат» и «Гриф утверждения» ).

Наряду с этим отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

ГОСТом 6.38-90 установлены два вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов в зависимости от состава реквизитов в них: бланк для писем и общий бланк (для всех остальных ОРД).

Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

В бланк для писем входят реквизиты: «Эмблема организации» (при наличии), коды по ОКПО и ОКУД, «Наименование министерства или ведомства» (при наличии ведомственной подчиненности), «Наименование организации», «Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Образец бланка для писем дан в при л. 2.

В общий бланк входят реквизиты: код по ОКПО, «Наименование министерства или ведомства» (при наличии ведомственной подчиненности), «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата», «Индекс», «Место составления или издания». Образец общего бланка дан в прил.З.

Оба вида бланков могут иметь угловое (в левом верхнем углу документа) и продольное (вдоль верхнего поля документа) расположения реквизитов.

Для писем более рациональным является угловое расположение реквизитов бланка, т.к. правый верхний угол письма удобно использовать для адресования писем, что позволяет максимально использовать рабочее поле документа.

По аналогии угловое расположение реквизитов предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, т.к. гриф утверждения также располагается в правом верхнем углу документа (например, в актах, должностных инструкциях, в графике отпусков и т.д.).

При изготовлении служебных бланков используют два стандартных формата бумаг А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Бланки документов должны иметь поля, мм:

левое - 20;

верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта, бланк справки и т.д.) изготавливают при составлении документов данного вида более 200 раз в год. При отсутствии такого количества документов одного вида специальные бланки по видам документов не изготавливаются, а используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит «Название вида документа».

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме 2.2. Требования к бланкам документов:

  1. При постановке на учет в налоговой инспекции сведения о каждом налогоплательщике автоматизированно обрабатываются, и ему в
  2. 1.3. Организационные основы доказывания в досудебном производстве по уголовным делам о хулиганстве
  3. Статья 418. Очередность удовлетворения требований взыскателей
  4. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
  5. 2.1. Требования к составу реквизитов
  6. 3. Бланки документов
  7. Бланки документов
  8. 1 Требования к управленческим документам
  9. 1.2 Общие правила оформления управленческих документов
  10. 1.3 Требования к бланкам документов предприятия
  11. 1.4 Требования к текстам документов
  12. 2.2. Требования к бланкам документов
  13. Требования к оформлению реквизитов документов
  14. Личные, распорядительные, административно-организационныеи информационно-справочные документ
  15. 534. Подпадает ли под признаки нарушения п. 1 ст. 870 и п. 2 ст. 871 ГК (является ли необоснованной) аккредитивная выплата, совершенная по документам, по внешним признакам соответствующим условиям аккредитива, но оформленным с нарушением требований нормативных актов?
  16. § 1. Языковые особенности документов партии (на материале директив и постановлений партии о литературе и искусстве)