<<
>>

1.4 Требования к текстам документов

Текст управленческого документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.
В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа составляется на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на русском языке.
Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.
Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов,
договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т. п.
Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
Текст управленческого документа, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.
Например: В соответствии с Федеральным законом от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» предлагаю Вам...
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.
Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.
Например:
Структура текста положения об организации (или о подразделении, о кафедре) состоит из разделов:
Общие положения.
Цели и задачи.
Функции.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения.
Организация работы.
Структура должностной инструкции специалиста включает разделы:
Общие положения.
Функции.
Должностные обязанности.
Права.
Ответственность.
Взаимоотношения.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа:
п р и к а з ы в а ю, п р о ш у, о б я з ы в а ю (слово пишется в разрядку).
В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа.
Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова П р и к а з ы в а ю.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или одного исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.
Например: п р и к а з ы в а ю:
1. Создать комиссию в составе ... В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. п р и к а з ы в а ю:
Декану Факультета довузовской полготовки Котову А.Д. подготовить проект договора для слушателе факультета, занимающихся на платной основе..
Начальнику Финансовогого отдела Мельникову С. Г. предоставить Деканату факультета довузовской подготовки необходимые нормативно-методические документы.
Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя группами арабских цифр. Например: Срок представления 15.03.2001.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных
документов. Например:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Сидорова К.М. или
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного лица (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).
В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - ... Секретарь - ... Присутствовали:
Приглашенные:. ... Далее приводится повестка дня, пункты которой отвечают на вопрос: о чем?
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные
факты или события. Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части
акта указывается распорядительный документ, на основании которого
актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении
лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования
должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в
именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым
указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся
сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц,
участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии
располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.
В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определятся количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:
Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр - бухгалтерия,
й экземпляр - учебный отдел,
й экземпляр - слушатель.
Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например:
Учредительный договор содержит сведения:
о наименовании юридического лица, месте его нахождения;
о порядке управления деятельностью;
о размере и составе уставного капитала;
о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;
о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;
об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.
Договор (контракт) содержит следующие сведения:
наименования сторон (полное и сокращенное название);
наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;
наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;
условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;
срок действия договора;
начало и окончание работ по договору;
стоимость работы и порядок расчетов;
порядок сдачи и приемки работы;
ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;
гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;
переход права собственности и риски;
порядок разрешения споров;
юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).
Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.
Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно- материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:
должность и паспортные данные доверенного лица;
организация, в которой производятся действия по доверенности;
вид действий;
образец подписи лица, получившего доверенность;
срок действия доверенности.
Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.
Во многих учетных документах применяется представление текста в виде анкеты. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например структурное подразделение, последнее место работы.
Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а
35
наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например: Заголовок строк Заголовок граф Подзаголовки граф 1 2 3 4 Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.
При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.п.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
K основным стилевым чертам деловой речи относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
Специфика делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. Примеры оформления некоторых текстов документов приведены в Приложении 1.
<< | >>
Источник: Ю.Г. Кирюхин, Л.Р. Фионова. Компьютерная подготовка управленческих документов Часть 1. 2005

Еще по теме 1.4 Требования к текстам документов:

  1. Сущность и виды управленческих решений. Требования, предъявляемые к УР. Эффективность УР в органах Г и М управления.
  2. N 2. Выявление признаков подделки документов
  3. 2.1. Требования к составу реквизитов
  4. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа
  5. 1.2 Общие правила оформления управленческих документов
  6. 1.3 Требования к бланкам документов предприятия
  7. 1.4 Требования к текстам документов
  8. Реквизит «Текст»
  9. Следственный осмотр документов, его задачи и методы фиксации
  10. Экспертиза подлинности документов в суде[635]
  11. Требования к оформлению реквизитов документов
  12. Структура и содержание служебных документов
  13. Требования к языку и стилю документов
  14. § 1. Языковые особенности документов партии (на материале директив и постановлений партии о литературе и искусстве)
  15. ОРИГИНАЛЫ АВТОРСКИЕ VИ ТЕКСТОВЫЕ ИЗДАТЕЛЬСКИЕ. ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
  16. 4. Документы с магнитной полосой или проволокой.