<<
>>

  § 2. Документы для внешнего пользования Общие сведения

 
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром.
Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.
Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. По ГОСТ 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:
1) государственный герб (для бланков государственных организаций;
2) эмблема организации;
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);
4) код документа по ОКУД;
5) наименование организации (полное и/или сокращенное);
6) почтовый и телеграфный адреса;
7) номер телефона;
8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;
9) номер расчетного счета в банке;
10) дата составления письма;
11) индекс документа;
12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;
13) адресат;
14) заголовок к тексту;
15) текст;
16) подпись;
17) фамилия и номер телефона исполнителя.
В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширительно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.
Некоторые исполнители указывают свои инициалы и число отпечатанных экземпляров какого-либо документа, но эти реквизиты не входят в состав обязательных.
Как правило, на бланках реквизиты 1–9 печатаются офсетным (или типографским) способом, остальные (кроме подписи) – на пишущей машинке или компьютере. Отметим еще раз важность индексации документа, о чем говорилось на с. 357. Индекс письма – это его номер, который обычно состоит из трех частей: цифры первой части могут означать индекс структурного подразделения, второй части – индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов. исполнителей, а последняя часть представляет порядковый номер исходящего документа, например: № 131-84/598 или 131/84-598, т.е. документ внесен под номером 598 в систему регистрации корреспонденции, исходящей из организации, где составлялась,
В ответном письме необходимо сделать ссылку на индекс входящего документа и дату его получения, которые помещаются ниже индекса и даты получения исходящего документа, что значительно упрощает поиск нужных писем и ускоряет обмен информацией. При этом следует придерживаться рекомендуемой формы отсылки: На № ___ от ________. Нельзя употреблять «лишние» слова: на ваш (запрос или письмо) или помещать этот реквизит в самом тексте, где на него могут не обратить внимание при регистрации вашего письма.                                  
Напомним, что если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы столько потом адрес предприятия:
Директору АОЗТ «Златоуст»
Голубеву С.Н
Россия, 191011, Санкт-Петербург,
Инженерная ул , д. 13, ком.
29
Если документ адресуется частному лицу, то вначале указываются почтовый индекс и адрес, а потом фамилия и инициалы получателя:
194156, Санкт-Петербург, Лесной пр.,
д. 37, кв. 107
Васильеву П.Р.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ можно сказать, вышло из употребления.
В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о /об/ (например, О создании совместного предприятия. Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.
В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.
В приложении указывается не только число занимаемыхим страниц, но и число экземпляров:
Приложении на... л. в ... экз.
Реквизит «Подпись» состоит из указания на должность лица, подписывающего письмо, его личной подписи и ее расшифровки:

Директор АОЗТ «Златоуст»                       Подпись                 С.Н. Голубев

В случае особой важности документа, например относящегося к финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две подписи – ее руководителя и (главного) бухгалтера:

Директор АОЗТ «Златоуст»               Подпись                   С.Н. Голубев
Бухгалтер                                           Подпись                    А.Р. Дубов

В отсутствие лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, его подписывает должностное лицо, его замещающее. При этом необходимо указывать должность фактически подписывающего лица и его фамилию, а не ограничиваться отметкой перед наименованием должности отсутствующего руководителя в виде предлога за или косой черты. Следует писать:

  Зам. директора
АОЗТ «Златоуст»                            Подпись      А.В. Голубева
Не следует писать:
За (или/)
       Директор
       АОЗТ «Златоуст»                      Подпись     А.В. Голубева

На рис. 15 приведена схема оформления делового письма с угловым расположением реквизитов.

Герб РФ
Наименование министерства
Наименование предприятия

Адрес                                                                   Адрес
   Телефон

                              Заголовок письма

                                     Текст
Должность Подпись
                                                                                     инициалы, фамилия
Фамилия исполнителя,
номер телефона
Рис.15. Оформление делового письма

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.  
<< | >>
Источник: В.И. Максимов. Русский язык и культура речи: Учебник. - М.: Гардарики,2001. - 413 с.. 2001

Еще по теме   § 2. Документы для внешнего пользования Общие сведения:

  1. §4. Содержание и специфика объективной стороны преступлений, предусмотренных ст. 176 УК РФ
  2.   § 2. Документы для внешнего пользования Общие сведения
  3.   Типичные ошибки  
  4. § 1. Общая характеристика корпоративных прав lt;1gt;
  5. Статистические сведения о деятельности органов ВЧК — ОПТУ за 1921-1928 гг. 1921 год
  6. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕСТУПЛЕНИЙ ПРОТИВ СОБСТВЕННОСТИ
  7. § 2. Мошенничество
  8. § 6. Преступления в сфере обращения денег, ценных бумаг и иных платежных документов
  9. § 11. Виды таможенных преступлений
  10. Статья 46. Решения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме
  11. Раздел  II. ПРАВО (Общая теория права. Право: общетеоретические понятияи определения)
  12. § 1. Языковые особенности документов партии (на материале директив и постановлений партии о литературе и искусстве)
  13. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РИСКОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ
  14. § 4. Учебные планы, программы и учебная литература для средних специальных учебных заведений
  15. 3.3.2.1. Общие сведения
  16. ЭЛЕКТРОННЫЕ КЛИНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ