Содержательная часть

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается дело-производственный индекс дела, который должен включать: индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел, которые группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем остальные в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные мате-риалы» и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:

название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

название предприятия или его структурного подразделения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов дела;

название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1997 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1997 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок 42

хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предпри-ятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве дел заведенных отдельно, постоянного и временного сроков хранения (прил. 42).