Введение


Предлагаемое методическое пособие содержит необходимую предпринимателю информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.
Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенное наследие нашего времени, являются частью архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.
Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения, поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.
Положение об архивном фонде Российской Федерации, утверждено указом президента РФ от 17 марта 1994 г. №552. В составе архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная.
Последнюю составляют архивные фонды и архивные объединения (кор-пораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественные объединения и организации, в том числе профессиональные союзы, благотворительные и иные фонды, политические партии и движения, религиозные объединения и организации, физические лица.
Отнесение документов к составу архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреж-дениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов.
В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.
Руководители организаций несут персональную ответственность за образующийся документальный фонд и должны быть знакомы с основами законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией в организа-циях.
Так, правительство Москвы приняло 1 июня 1993 г. Постановление №532 «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а 19 октября 1993 г. мэром Москвы было издано распоряжение 595-РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив», за нарушение действующего законодательства по архивному делу».
Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до тридцати пяти минимальных окладов за необоснованный отказ от передачи документов в Государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до двадцати восьми минимальных окладов за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел), а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т.д. За не устранение выявленных нарушений в предписанные сроки учреждения, организации и предприятия подвергаются повторному наложению штрафных санкций.
Администрация и законодатели других городов, областей, краев, используя опыт московских архивистов, также активно предпринимают попытки упорядочить работу с документами собственности.
Таким образом, знание вопросов современного документирования управ-
ленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
В настоящем пособии рассматривается организационно - распоряди-тельная документация (ОРД), применяемая при исполнении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
В состав ОРД входят:
организационные документы:
устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция;
распорядительные документы:
приказ, распоряжение, указание, инструкция;
информационно-справочные документы:
протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД и образцы их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в организации.
| >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме Введение:

  1. Статья 314. Незаконное введение в организм наркотических средств, психотропных веществ или их аналогов
  2. ВВЕДЕНИЕ История нашего государства и права — одна из важнейших дисциплин в системе
  3. ВВЕДЕНИЕ
  4. Мысли об организации немецкой военной экономикиВведение
  5.   ПРЕДИСЛОВИЕ [к работе К. Маркса «К критике гегелевской философии права. Введение»] 1887  
  6. Под редакцией доктора юридических наук, профессора А.П. СЕРГЕЕВА Введение
  7. ВВЕДЕНИЕ
  8. Введение
  9. Введение
  10. ВВЕДЕНИЕ
  11. Введение
  12. Введение
  13. Введение
  14. ВВЕДЕНИЕ