Подходы к составлению бюджета

Существует несколько способов составления бюджета, и вам необходимо вы­брать себе наилучший и самый удобный, учитывая уровень ваших навыков и наличие временных ограничений.

• Составление бюджета с ненулевого уровня

Этот подход помогает составить любой годовой бюджет на основе реальных (а иногда — запланированных в бюджете) показателей предыдущего года с уче­том инфляции и известных изменений в уровнях деятельности.

Однако этот подход часто критикуют за то, что он не стимулирует свежих идей и может «увековечить» существующую организационную недейственность.

Кроме того, такой подход значительно усложняет обоснование цифр перед до­норами, поскольку первичные калькуляции могут быть давным-давно забыты.

• Составление бюджета с нулевой базой

Альтернативным подходом является составление бюджета «с чистого листа» — с нулевой базы. Составление бюджета с нулевой базой (БНБ) не принимает во внимание предыдущий опыт деятельности и рассматривает цели и деятель­ность следующего года. БНБ требует от менеджера обоснования всех ресурсных требований.

Такой подход может устроить те организации, которые переживают периоды быстрых изменений, а также организации (например, НПО), чьи финансовые источники зависят от деятельности. Бюджеты с нулевой базой считаются более точными, поскольку они основываются на деталях запланированных видов де­ятельности. Однако такой подход требует от менеджеров значительно больших усилий и работы, чем составление бюджета с ненулевого уровня.

• «Сверху вниз или снизу вверх?»

Поскольку бюджет — это финансовый план, напрямую связанный с деятельно­стью организации, важно, чтобы лица, ответственные за реализацию проекта, были активно задействованы в написании бюджета.

Если этого не сделать, бюджет, наверняка, будет менее точным, а работники с меньшей долей вероятности будут стараться оставаться в рамках бюджета или стремиться к достижению целей в сфере фандрайзинга.

Если в процесс составления бюджета вовлечен оперативный персонал органи­зации, то этот подход называется «снизу вверх» — в отличие от метода «сверху вниз», когда бюджет «навязывается» высшим руководством организации. Мно­гие организации используют комбинацию обоих подходов.

Типы бюджетов

По сути, существует три основных типа бюджетов:

• Бюджет (смета) доходов и расходов.

• Капитальный бюджет.

• Прогноз движения денежных средств.

1. Бюджет доходов и расходов

Бюджет (смета) доходов и расходов содержит показатели ожидаемых операци­онных издержек (которые еще называют «периодическими издержками») орга­низации, а также показывает источники средств для покрытия затрат. Годовой бюджет доходов и расходов обычно разбивают на более короткие периоды: квар­тал, полугодие или даже месяц. Такая разбивка очень полезна для осуществле­ния мониторинга достижений.

2. Капитальный бюджет

Капитальный бюджет содержит расходы, которые вы намереваетесь использо­вать в ближайшие годы на капитальные проекты или на одноразовое приобрете­ние оборудования, которое станет частью основных средств вашей организации. Поскольку такие действия предполагают крупные затраты и единовременные расходы, лучше всего указывать и отслеживать их по отдельности. Ниже при­водятся несколько примеров капитальных расходов:

• транспортные средства;

• офисная мебель и оборудование;

• компьютерная техника;

• строительство;

• капитальный ремонт.

Здесь следует учитывать и бюджет доходов и расходов, например операционные издержки на транспортные средства. Если организация собирается приобрести только одну или две единицы основных средств, то составлять отдельный капи­тальный бюджет нет необходимости. В этом случае достаточно внести единицы основных средств в отдельный раздел бюджета доходов и расходов. Чаще всего это практикуется в бюджетах проектов.

3. Прогноз движения денежных средств

Прогноз движения денежных средств (или «кассовый бюджет») основывается на бюджетах доходов и расходов и на капитальных бюджетах организации. Он используется руководителями организации для мониторинга наличия денеж­ных средств.

Если бюджет доходов и расходов показывает уровень покрытия организацией своих затрат в течение года, то прогноз движения денежных средств показы­вает, имеется ли в банке достаточно средств, чтобы осуществить все оплаты по мере их возникновения.

Прогноз движения денежных средств осуществляется в попытке предсказать потоки денежных средств, поступающих в организацию и исходящих из нее в течение года путем разбивки общего бюджета на более короткие временные отрезки (как правило — один месяц). Это помогает определить возможную не­хватку средств и избежать таких действий, как:

• преждевременный запрос грантов от доноров;

• задержка платежей по некоторым счетам;

• задержка некоторых видов деятельности;

• привлечение краткосрочных овердрафтов.

Прогнозы движения денежных средств также очень полезны для организаций, имеющих значительные резервы денег, которые нужно умно и расчетливо ин­вестировать с целью максимизации инвестиционного дохода.

Процесс составления бюджета

Процесс подготовки четкого, практичного и эффективного бюджета лучше все­го проводить в виде организованного и структурированного группового упраж­нения. Процесс составления бюджета предусматривает постановку целого ряда вопросов:

• Каковы цели проекта?

• Какие виды деятельности следует осуществлять для достижения этих це­лей?

• Какие ресурсы необходимы для выполнения этих видов деятельности?

• Сколько будут стоить эти ресурсы?

• Откуда брать средства?

• Является ли результат проекта реалистичным?

После утверждения бюджета и выполнения той или иной деятельности процесс подходит к концу на этапе сравнения плана (бюджета) и конечного (реального) результата, чтобы усвоить полученные знания и определить направления, тре­бующие изменения или улучшения в будущих разработках.

Составление бюджета — это процесс, который присущ любому субъекту хозяй­ствования (будь-то страна, большая или малая организация, предприниматель, семья или, в конечном итоге, отдельно взятый человек), что красноречиво под­тверждает следующий пример.

Пример: мальчик идет в кино.

Сегодня пятница, и он, прибежав со школы, просит у матери 100 гривен, чтобы вечером погулять с друзьями. Мама просит сына подробнее рассказать о своих планах на вечер, чтобы быть в курсе его времяпровождения и лучше понять це­левое назначение денег.

Он поясняет, что сядет на автобус, приедет в город, съест гамбургер, а потом сходит в кино. Далее разговор обретает форму составления бюджета и выглядит примерно так:

Цель: весело провести вечер пятницы с друзьями.

Деятельность: выезд в город на автобусе, посещение кафе, посещение кинотеа­тра, поездка домой на автобусе.

Ресурсы: деньги для покрытия затрат на автобусные билеты, покупку гамбурге­ра, билета в кино и попкорна.

Поездки — 4 грн (2 х 2 грн — стоимость проезда в автобусе).

Пища — 20 грн (5 грн — за гамбургер, 15 грн — за попкорн в кинотеатре). Билеты — 25 грн ВСЕГО — 49 грн

Мать мальчика решает, что план времяпрепровождения хорош, но не вполне финансово обоснован. Поэтому решает, что вместо 100 — достаточным будет 50 грн!

На следующий день...

В субботу утром мама спрашивает у мальчика, весело ли он провел время. Он отвечает, что фильм был очень хороший, а он и его друзья чудесно провели вре­мя, несмотря на то что вечер не совсем соответствовал первоначальному пла­ну. Съев гамбургер, мальчик с друзьями подошли к кинотеатру и узнали, что все места за 25 гривен уже проданы. Поэтому им пришлось потратить лишние 10 грн, чтобы купить более дорогие билеты.

Это означало, что у мальчика не хватало денег на покупку попкорна в кино или на автобусный билет домой. К счастью, в вестибюле кинотеатра он увидел роди­телей одного из своих школьных товарищей, и они предложили ему подвезти его домой после сеанса, на что он с радостью согласился.

В конце концов, все закончилось удачно, несмотря на то что события развива­лись не совсем так, как он запланировал.

1.2.3.