Оптимальные методы составления бюджета

Оптимальными методами составления бюджета являются:

• Четкость и ясность. Поскольку бюджет будет использоваться в различных целях множеством людей, они должны четко понимать его (и при необхо­димости адаптировать) без каких-либо дополнительных объяснений, кроме тех, которые изложены в бюджете.

• График. Перед тем как подавать бюджет на утверждение в руководящий ор­ган, он должен пройти несколько подготовительных этапов, поэтому весьма целесообразной является подготовка бюджетного графика и максимально ранний запуск процесса составления бюджета. В зависимости от размеров организации и используемого подхода, бюджетный процесс можно начи­нать уже за шесть месяцев до начала следующего финансового года.

• Заголовки бюджета. Впервые составляя бюджет или пересматривая суще­ствующий, необходимо обратить особое внимание на план счетов. Это важ­но потому, что категории статей бюджета также присутствуют и в журна­лах бухгалтерского учета, и в отчетах менеджмента. Если статьи бюджета и бухгалтерские записи не соответствуют друг другу, то при достижении этапа внедрения проекта подготовка мониторинговых отчетов значительно усложнится.

Одним из способов обеспечения соответствия является разработка «Листа учета всех средств» для вашей организации, который будет играть роль «напомина­ния» и поможет работникам не забывать обо всех затратах. В нем должны быть перечислены все основные типы доходов и расходов в рамках всех проектов, ко­торые реализуются организацией в течение года.

• Оценка затрат. Оценивая затраты, важно уметь обосновывать все кальку­ляции. Даже если вы используете метод составления бюджета с ненулевого уровня, старайтесь избежать искушения просто взять прошлогодний бюд­жет и добавить процент на инфляцию.

Лучше всего составить список всех вводимых параметров, а также указать ко­личество и стоимость каждой единицы. Разработав такую детальную таблицу, можно легко составить итоговый общий бюджет для каждой статьи или обно­вить его в случае изменений в единицах и их стоимости.

• Непредвиденные расходы. Старайтесь избегать внесения в общий бюджет такой «базовой категории», как «непредвиденные расходы». Как правило, доноры терпеть не могут этой строки в бюджете. Более того, это не совсем удачный способ калькуляции бюджета. Лучше подсчитать и включить в бюджет непредвиденное количество в соответствующих категориях — на­пример зарплата, страховка или топливо. Каждая категория вашего бюд­жета должна быть подтверждаемой и обоснованной, а добавление непонят­ного процента в нижней части бюджета вообще очень трудно обосновать, а тем более — проследить.

• «Забытые» затраты. Многие проекты имели сложности с последующей их реализацией из-за занижения расходов в бюджете. В мире неправитель­ственных организаций вообще существует тенденция преуменьшать реаль­ные затраты на ведение проекта из-за боязни не получить финансирование. Типичными «забытыми» затратами являются такие непрямые или непро­ектные затраты, как:

• связанные с персоналом (например, набор кадров, тренинги, льготы и уставные платежи);

• «стартовые» (учредительские) (например, на рекламу);

• накладные или административные;

• на содержание транспортных средств;

• на техническое обслуживание оборудования (например, копировальных аппаратов или компьютеров);

• на руководство (например, проведение заседаний правления или ежегод­ных общих собраний);

• на проведение аудита.

1.3.