ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ. ЯЗЫК ДОКУМЕНТА

5.8.1. Управленческие документы. 5.8.2. Язык организационно­распорядительных документов. 5.8.3. Язык информационно­справочных и справочно-аналитических документов. 5.8.4. Язык инструктивно-методических документов.

Среди документов можно выделить следующие типы:

• директивные и распорядительные документы (законы);

• административно-учетные документы (уставы, акты, отчеты, протоколы, служебные письма);

• документы по личному составу работающих, включая заявление, автобиографию;

• финансовая документация;

• учетная документация (описи);

• документы, регулирующие межгосударственные отношения.

5.8.1. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Основу служебных документов составляют управленческие доку­менты, которые подразделяются на:

1) организационные;

2) распорядительные;

3) инструктивно-методические;

4) коммерческая корреспонденция.

5.8.2. ЯЗЫК ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Особенность документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и зна­чимых частей текста. Они разрабатываются и утверждаются в виде го­сударственного стандарта (Сборники «Система организационно­распорядительной документации. Требования к составлению и оформ­лению документов») и регулярно переиздаются.

В соответствии с действующим законодательством органы управ­ления издают следующие распорядительные документы: приказы, ин­струкции, указания, решения, постановления, распоряжения.

Текст распорядительного документа состоит из трёх частей: кон­статирующей, распорядительной и постановляющей. В констати­рующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного рас­поряжения. Эта часть начинается определёнными речевыми клише (см. таблицы, приведённые выше).

Констатирующая часть не обязательна, основную нагрузку несёт распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть содержит слова: постановляет, решает, решил, прика­зываю, предлагаю, обязываю.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жёсткие требования. Здесь используются языковые формулы: создать комиссию в составе., назначить... на должность..., освобо­дить от занимаемой должности., контроль за исполнением. воз­ложить на., представить к награждению. (усилить, увеличить, активизировать, улучшить) и др.

Заголовок распорядительного документа имеет вид: О реорганиза­ции., О выполнении., О создании..

Срок исполнения даётся отдельной строкой, например: 19.02.09.

5.8.3. ЯЗЫК ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ И СПРАВОЧНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

К информационно-справочным и справочно-аналитическим доку­ментам относятся: справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и др. Они носят вспомогательный характер и не являются обя­зательными для исполнения.

Справки могут содержать информацию о фактах и событиях слу­жебного характера и информацию, которая удостоверяет тот или иной факт частной жизни. Последние необходимы частному лицу для пре­доставления в организацию или учреждение. Это справки: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной пла­те, о занимаемой должности, о месте учёбы, и т. д.

Реквизиты справки:

• наименование жанра документа;

• именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выда­ётся;

• текст, содержащий требуемую информацию;

• указание адреса и наименование организации, для которой выда­ётся справка;

• подпись должностного лица;

• обозначение адресанта (обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении справки).

Основные языковые модели справки: Дана в том, что., Дана для предъявления в.

Докладная записка - это документ, который адресован руково­дству и информирует его о выполненной работе, об имевшем место факте, о сложившейся ситуации.

Реквизиты докладной записки:

• адресат (наименование должностного лица, его фамилия, ини­циалы);

• наименование жанра документа;

• текст (информация, предложение и его аргументация);

• список документальных приложений (если они требуются);

• наименование организации (или в штампе).

Докладная записка может содержать заголовок. Основные языко­вые модели докладной записки: Прошу., В связи с., В соответствии с., Возникла необхоДимость + роДительный паДеж, Согласовать вопрос.

Образец докладной записки

Министерство образования РФ Генеральному директору

Новосибирское областное Завода точного машиностроения

управление народного И.И. Петрову

образования

Октябрьский отдел

народного образования

Докладная записка

19.05.2000 № 15

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы аДминистрации Октябрьского района о проверке готовности баз отДыха Для Детей и опреДеления числа школьников, которые смогут отДохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был провеДён осмотр жилых помещений Базы отДыха Вашего за­воДа.

Все жилые корпуса в уДовлетворительном состоянии, оДнако в корпусе № 1 необхоДимо вставить стёкла, корпус № 2 нужДается в ремонте. Прошу взять на контроль поДготовку базы к приёму Детей на отДых.

Зав. РАЙОНО ПоДпись Н.И. Пирогова

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержа­ние основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст последних дол­жен быть убедительным, мотивированным.

Образец объяснительной записки

Декану гуманитарного факультета Новосибирского государственного технического университета проф. Ромму М.В. студентки II курса группы СО-12 Петровой А.В.

Объяснительная записка

Я отсутствовала на занятиях в период с 20.05. по 30.05.08 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Заявление предназначено для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности.

• адресат;

• именование заявителя (фамилия, имя, отчество, адрес, номер те­лефона);

• наименование жанра документа;

• текст;

• список документальных приложений (при их наличии);

• подпись заявителя;

• дата.

Языковые формулы заявления: Прошу., Ставлю Вас в извест­ность., Довожу до Вашего сведения., Ввиду того что., В связи с тем что., Прошу Вашего разрешения., Прошу дать ответ., Про­шу оказать содействие., Прошу принять меры..

Образец заявления

Декану гуманитарного факультета Новосибирского государственного технического университета проф. Ромму М.В. студентки II курса группы СО-71

Кузнецовой А.И.

Заявление

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за летнюю экзамена­ционную сессию в связи с тем, что в период с 10.06 по 30.06.08 г. я должна буду проходить курс лечения в санатории. Ксерокопию путёвки в санаторий прилагаю.

20.05.08 Подпись

Примечание:

• фамилия заявителя может быть употреблена и с предлогом от (от Куз­нецовой А.И.);

• слово заявление может начинаться и со строчной буквы с точкой в кон­це (заявление).

5.8.4. ЯЗЫК ИНСТРУКТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государст­венного управления в целях установления правил, регулирующих ор­ганизационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения порядка приме­нения законодательных актов и распорядительных документов.

Заголовок инструкции очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять её требования. Текст инструкции разбивается на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели её издания, область распространения, порядок применения и другие сведения об­щего характера.

Текст инструкции носит характер указания, поэтому в ней реко­мендуется использовать чёткие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, рекоменду­ется, запрещается, не допускается. Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме: Руководители структурных подразделений несут ответственность за.; Повторным заявлениям граждан присваива­ется при их поступлении очередной регистрационный номер.

Работники предприятий и учреждений обычно имеют дело с долж­ностной инструкцией. Должностная инструкция фиксирует обязан­ности, права и ответственность сотрудника. Эта инструкция необхо­дима при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работодателями и исполнителями.

Должностная инструкция обычно создаётся работниками кадровой службы, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководи­телем предприятия.

5.8.5. ДОГОВОР И ДОВЕРЕННОСТЬ

Отдельные виды документов используются для закрепления юри­дических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами. К документам этого типа относятся договор и доверенность.

Договор (соглашение, контракт) - документ, фиксирующий согла­шение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирую­щий эти отношения.

Трудовой договор (трудовое соглашение) - юридически оформ­ленное письменное соглашение сторон, именуемых заказчик и испол­нитель, об исполнении на определённых условиях конкретных обязан­ностей в течение указанного времени. Трудовой договор оформляется при приёме на работу, а также при изменении первоначальных дого­ворных условий.

Язык и стиль договора и доверенности

Договоры оформляются на трафаретных бланках с указанием всех необходимых реквизитов. В тексте договора оставлены пробелы, в ко­торые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность - документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

• наименование жанра документа;

• место написания;

• дата написания;

• основной текст;

• удостоверительная подпись, скреплённая печатью организации.

Образец личной доверенности Доверенность

Г. Вологда, пятое июня две тысячи второго года

Я, Потапова Наталья Ивановна, проживающая в Вологде по ул.

Герцена, дом 4, кв. 25, доверяю Новиковой Екатерине Дмитриевне, проживающей в Вологде по ул. Набережной, дом 17, кв. 2, паспорт се­рия___ №_____________ , выдан , получить причитающуюся мне за май

2002 г. заработную плату. (подпись)

Подпись Потаповой Н.И. удостоверяется Делопроизводитель ЖРЭУ № 4

(дата) (подпись)

(печать)

5.8.6. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Выделяют следующие типы деловых писем:

• письмо-сообщение;

• сопроводительное письмо;

• письмо-инструкция;

• гарантийное письмо;

• письмо-просьба;

• письмо-запрос;

• оферта (письмо-предложение);

• письмо-напоминание;

• письмо-приглашение;

• рекламация;

• письмо-подтверждение;

• письмо-благодарность;

• письмо-ответ.

Рекомендации по написанию деловых писем

1. Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факси­миле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о не­уважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

2. Нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопро­сы, метафоры и прочие средства выразительности речи.

3. Рекомендуется традиционное, классическое, с точки зрения грамматики, построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятель­ство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

4. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены один от другого.

5. Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно воспринимается лучше.

6. При написании письма должны использоваться хорошая бумага, разборчивый шрифт: не мелкий, не имитирующий рукописный, доста­точно жирный.

7. Текст должен быть расположен безупречно: широкие поля, оформление «в край», т.е. без абзаца, поскольку в современных дело­вых кругах печатание «в край» считается более официальным.

Структура делового письма

Деловое письмо имеет определенную структуру. К элементам его структуры относятся следующие.

1. Реквизиты

2. Тема (О+ существительное в предложном падеже; По вопросу о + существительное в предложном падеже; Касательно + существи­тельное в родительном падеже): О поставке автомобилей; По вопросу о поставке телевизоров; Касательно заказа на поставку зерна).

3. Вводная часть (сообщение повода): Согласно контракту... ; На­ми рассмотрены Ваши преДложения. .

4. Основная часть письма (формулирование главной мысли письма в соответствии с целью): Просим рассмотреть вопрос / поДтверДить заказ / сообщить о решении / Направляем Вам / Высылаем Вам... .

5. Заключение (выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса, признательность, благодарность): Надеемся полу­чить ответ в ближайшее время; Просим ответить в двухнедельный срок; Ожидаем Вашего согласия...; Выражаем надежду на дальней­шее сотрудничество... ; Искренне Ваш...; Заранее благодарны... ; С уважением... .

Образец делового письма

Касательно: проекта строительства автомагистрали «Виа-Игнацио» Уважаемый господин президент!

Объединение внимательно рассмотрело все предоставленные Вами материалы относительно строительства автомагистрали «Виа-Игнацио» и всесторонне изучило Ваше предложение по нашему возможному уча­стию в ее сооружении.

По результатам рассмотрения информируем Вас, что Объедине­ние подтверждает свою принципиальную готовность принять уча­стие в строительстве автомагистрали и сооружении инфраструкту­ры, сопутствующей этому объекту.

Просим проинформировать Объединение о ходе разработки и ре­зультатах рассмотрения ТЭО для принятия окончательного решения о нашем участии в реализации проекта.

С уважением

Председатель Объединения В.Н. Петров

Минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

• поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосоче­тания, получения нового служебного назначения, по случаю выигран­ного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно по­здравляют только при наступлении круглой даты;

• соболезнования по соответствующему случаю (только от руки);

• выражение благодарности за прием (на следующий день), за по­дарок, за поздравления (лучше от руки).

Вторая попытка, как говорил Конфуций, почти всегда бесплодна. Поэтому будем учиться достигать результата с первой попытки.

5.9.