ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Формализованные типы документов являются одним из главных средств унификации служебной документации. В унифицированных документах сразу можно выделить ключевые места сообщения. По ре­зультатам последних исследований, унифицированный текст читается в 10 раз быстрее.

Постоянные элементы оформления документа называются рекви­зитами. Латинское «requisitum» означает требуемое, необходимое. ГОСТ Р 6.30-97, введённый в России 31 июля 1997 г., определяет 29 реквизитов.

1. Государственный герб РФ.

2. Герб субъекта РФ.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации.

5. Код формы документа.

6. Наименование организации.

7. Справочные данные об организации.

8. Наименование вида документа.

9. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.

13. Гриф ограничения доступа к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организацию.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

Следует подчеркнуть, что ни один документ не оформляется пол­ным набором реквизитов, так как для каждого установлена определён­ная их комбинация. Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа. Сово­купность реквизитов и их содержательно-композиционная схема со­ставляют формуляр Документа.

Подводя итоги этой части, можно ещё раз отметить, что для доку­мента характерна структурированность изложения: композиция, по­следовательность расположения его содержательных частей. В само­стоятельный аспект выделяется каждое речевое действие: жалоба, просьба, сообщение, так как по каждому аспекту принимается само­стоятельное решение. Сам текст, как правило, состоит из двух частей. Во вводной (констатирующей) части излагаются причины, повод составления документа, приводятся ссылки на основополагающие до­кументы. Основная часть называет предполагаемые, желательные со­бытия, т. е. просьбы, предложения, рекомендации, требования и пред­писания. Вводная часть может отсутствовать. Кроме того, следует избегать неоправданного употребления иностранных слов. В докумен­тах допускаются сокращения, установленные лишь действующими правилами орфографии.

5.10.