<<
>>

Анализ документооборота и методы его совершенствования

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной органи-

зации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т.

к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

Движение документов на предприятии предопределено его управ-ленческим процессом.

Анализ документооборота предполагает тщательное изучение ор-ганизационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.

Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм.

Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них.

В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов .

Документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

<< | >>
Источник: Сост. Т.В. Сиганова. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) Сост. Т.В. Сиганова . - Омск: Омск. гос. ун-т,2004. - 71 с.. 2004

Еще по теме Анализ документооборота и методы его совершенствования:

  1. РАЗВИТИЕ НОТОВСКОГО ДВИЖЕНИЯ
  2. 11. Анализ документооборота и методы его совершенствования
  3. Анализ документооборота и методы его совершенствования
  4. 3.1. Пути повышения эффективности управления государственными предприятиями.
  5. Анализ функций управления
  6. 31.1. ОРГАНИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
  7. МОДЕЛИ И МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
  8. 1.8. Международные стандарты финансовой отчетности
  9. Методика проведения обследования бизнес-процессов компании связи
  10. ВВЕДЕНИЕ
  11. Современные принципы управления
  12. АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ, ПОДГОТОВКА РЕКОМЕНДАЦИЙ
  13. ВВЕДЕНИЕ
  14. Механизм контроля качества технико-криминалистического обеспечения осмотра места происшествия
  15. § 1. Основные направления использования компьютерной информации и средств ее обработки в борьбе с преступностью