Документы по личному составу

Документы по личному составу возникают в результате возмездных трудовых отношений между учреждением (работодателем) и сотрудником, они отражают права работника на денежное вознаграждение за труд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвижение по службе и т.д.

В работе с личным составом создается большой объем однотипных документов, что способствует их унификации. Создание унифицированных форм кадровых документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу с ними.

Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 утвер- ждены согласованные с Министерством финансов России и Министерством экономики России формы первичной учетной документации. В их состав вошли и формы кадровой документации по учету труда и его оплаты, которые обязательны для учреждений, организаций и предприятий всех форм собственности.

Кадровые службы предприятий в настоящее время должны опираться на эти формы:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу - форма № Т-1, № Т-1 а;

Личная карточка - форма № Т-2, личная карточка государственного служащего Т-2 ГС;

Штатное расписание Т-3;

Учетная карточка научно-педагогического работника - форма № Т-4;

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу - форма № Т-5, Т-5а;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска - форма № Т-6, Т-ба;

График отпусков - форма Т-7

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) - формаТ-8, Т-8а;

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - форма №Т-9, Т-9а;

Командировочное удостоверение - форма №Т-10;

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма № Т-10, Т-10а;

Приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма №Т-11, №Т-11а.

Все формы, помеченные литерой «а», предназначены для оформления распорядительных актов одновременно на несколько работников.

Документы по личному составу имеют длительный срок хранения и требуют особых условий сохранности - специальных помещений и несгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

Возмездные отношения между работодателем и работником в обязательном порядке должны оформляться распорядительными актами - приказами, договорами, контрактами и т.д.