>>

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций.

При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением.

Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росар- хива, министерств, ведомств и организаций.

Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера.

В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное - это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.

Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить.

В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.

Оправдавшие себя на практике, рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ - это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.

В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».

| >>
Источник: Сост. Т.В. Сиганова. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) Сост. Т.В. Сиганова . - Омск: Омск. гос. ун-т,2004. - 71 с.. 2004

Еще по теме Введение:

  1. Статья 314. Незаконное введение в организм наркотических средств, психотропных веществ или их аналогов
  2. ВВЕДЕНИЕ История нашего государства и права — одна из важнейших дисциплин в системе
  3. ВВЕДЕНИЕ
  4. Мысли об организации немецкой военной экономикиВведение
  5.   ПРЕДИСЛОВИЕ [к работе К. Маркса «К критике гегелевской философии права. Введение»] 1887  
  6. Под редакцией доктора юридических наук, профессора А.П. СЕРГЕЕВА Введение
  7. ВВЕДЕНИЕ
  8. Введение
  9. Введение
  10. ВВЕДЕНИЕ
  11. Введение
  12. Введение
  13. Введение
  14. ВВЕДЕНИЕ
  15. Введение
  16. ВВЕДЕНИЕ
  17. ВВЕДЕНИЕ
  18. ВВЕДЕНИЕ
  19. ВВЕДЕНИЕ