<<
>>

2.3. Учет музейных фондов

Учет музейных фондов является одним из основных направлений фондовой работы. Его цель состоит в юри­дической охране музейных фондов и прав музея на дан­ные, полученные в результате изучения музейных пред­метов и коллекций.

Учет фондов представляет собой не­прерывный процесс, поскольку фонды музея постоянно пополняются, ведется контроль за движением предме­тов и за их состоянием. Порядок учета, хранения и науч­ной обработки музейных предметов регулируется нор­мативными документами Министерства культуры и туризма.

В процессе учета музейных фондов составляется по установленным формам учетная документация. В ней содержатся данные об отдельных предметах и группах предметов, о порядке их поступления в музей и в различные фондовые подразделения. Большинство из документов имеют юридическую силу, подле­жат регистрации и вечному хранению. Это акты приема, акты выдачи, книги поступлений, книги научной инвентаризации.

Государственный учет музейных фондов предус­матривает два этапа, которые отражают степень изу­ченности музейных предметов:

¾ первичная регистра­ция поступивших в музей предметов и

¾ инвентариза­ция, то есть научная регистрация музейных предметов.

Юридическое оформление принадлежности пред­метов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фон­дами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии, и лицом, принявшим их на ма­териальное хранение. Акт утверждается директором му­зея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нор­мативными документами.

Прежде чем поступить в соответствующее фондо­вое подразделение, предметы проходят первичную ре­гистрацию, которая окончательно закрепляет их при­надлежность данному музею.

Они вносятся в книгу по­ступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материа­лов по форме, определенной инструкцией. В естественно-научных музеях сы­рьевые материалы регистрируются в книге учета сы­рьевых научных материалов.

Предметы, поступившие в музей на временное хра­нение, вносятся в книгу поступлений во временное поль­зование. Возвращаются они по акту, который составля­ется по распоряжению директора и подписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразде­лением, хранившим предмет, и лицом, временно при­нявшим его на материально ответственное хранение.

Цель книг поступлений как государственного до­кумента охранного порядка — зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядко­вый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в ак­те его приема в музей, а также на самом предмете вме­сте с шифром музея, например: ГИМ, КП—112408. При одновременном поступлении большого количест­ва однородных предметов (нумизматическая коллек­ция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекцион­ной или полевой описи. В этом случае количество по­ступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП—1760—1870) или фиксируется дробными поряд­ковыми номерами (например, КП—1760/1 —110). Од­нако уникальные материалы всегда записываются ин­дивидуально. Групповая запись предметов из драго­ценных материалов и драгоценных камней также запрещается.

Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, ком­плект), если они зарегистрированы в учетных доку­ментах под одним номером.

Регистрация в книге поступлений музейных пред­метов производится с учетом всех сведений, зафикси­рованных в актах приема и полевой документации.

Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фик­сируются также данные о времени, источнике, спосо­бе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Про­ставляется номер акта, дата записи.

Книга поступлений, как документ охранного по­рядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровыва­ются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допуска­ется лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т. п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом.

Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный крут лиц. Между тем в информации, которую они содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек — карточных, а в последние годы и электрон­ных. Особенно необходима учетная картотека, вы­полняющая информационную функцию книги по­ступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и располо­жены в порядке ее номеров. На временные поступле­ния также составляется картотека, систематизирован­ная по источникам поступления.

После регистрации в книгах поступлений предме­ты передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение.

При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов, проходят второй этап учета — инвентаризацию

Инвентаризация представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основно­го фонда. Осуществляется она при помощи книг науч­ной инвентаризации — научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений.

Запись в научный инвентарь делается только попредметно и в соответствии с установленной инструк­цией формой. Она основы­вается на дальнейшей, более глубокой работе специа­листа по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наименование предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подписей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытова­ния, истории предмета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах ука­зываются учетные обозначения, старые учетные обо­значения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источни­ке и способе поступления, цене и пр.

Музейные предметы при инвентаризации систе­матизируются в соответствии со структурой (строе­нием) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классифи­кацией по группам музейных предметов. Например, в подразделении изобразительных источников про­изведения живописи, графики, скульптуры будут вноситься в разные книги. Каждая из них имеет свое обозначение, которое позволяет определить принад­лежность книги и заинвентаризованного в ней пред­мета к конкретному фондовому подразделению и группе, образованной внутри него. Принадлеж­ность к подразделению изобразительных источников может обозначаться буквой И, а к группе скульпту­ры — буквой С.

Каждый предмет, записанный в научном инвента­ре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений.

Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступ­лений и по научному инвентарю. Его полное учетное обозначение может выглядеть, например, так:

ГИМ-КП1245

И-С 137

Проставляя учетное обозначение, важно не при­чинить ущерб внешнему виду предмета и вместе с тем нанести его так, чтобы оно было доступно для обозре­ния хранителю и исследователю, не осыпалось, не сти­ралось. Например, на металлических предметах оно проставляется эмалевой краской, а на керамических — масляной краской или тушью. Если учетное обозначение невозможно нанести на сам предмет, ис­пользуют этикетки и бирки, которые пришивают, при­бивают или подвешивают к предметам, проставляют на монтировке, на индивидуальной упаковке.

Предметы, составляющие комплект (сервизы, гар­нитуры), вносятся в научный инвентарь под отдельны­ми номерами, а их принадлежность к комплекту отме­чается при описании. Атласы, альбомы рисунков и фо­тографий одного автора вносятся в научные инвентари под одним номером, при этом каждый лист получает дробный номер.

Предметы из драгоценных металлов и драгоцен­ных камней записываются в инвентари только при на­личии акта ювелирной экспертизы, удостоверяющей подлинность материала и точность веса. В специаль­ных инвентарных книгах ведется их дополнительный учет, поэтому в отличие от других предметов они име­ют не два, а три учетных номера.

Письменные источники учитываются по прави­лам, разработанными руководящими архивными орга­нами. Учет ведется по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Описи архивных фондов в юридическом отношении приравниваются к книгам научной инвентаризации. Они включают пе­речень входящих в данный фонд единиц хранения. Пе­речень содержит заголовок и краткое описание содер­жания каждой единицы хранения.

Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного опи­сания предмета, графы которой должны соответство­вать графам инвентаря. Запол­няется она в процессе определения музейного предме­та и фиксирует результат изучения всех основных его признаков.

До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заве­дующим фондовым подразделением, заместителем ди­ректора по научной части или главным хранителем.

В процессе научного описания содержание кар­точки может дополняться, уточняться и даже менять­ся. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений.

На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выпол­няющая информационные функции книг инвентарно­го описания и служащая основой для научной катало­гизации фондов. Для того, чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется мес­то хранения каждой единицы учета. В каждом фондо­вом подразделении создаются и картотеки на предме­ты научно-вспомогательного фонда.

Музейные фонды находятся в непрерывном дви­жении. Ведь предметы могут передаваться в другие музеи и учреждения как в постоянное пользование в порядке обмена или на безвозмездной основе, так и во временное пользование, например, для создания экспозиций или выставок. Еще более активно пере­мещаются предметы внутри музея. Они передаются во временное пользование другим отделам для экспозиционно-выставочной работы, для исследования, реставрации, фотокопирования. Все эти выдачи, так же как и факты хищения, утраты, разрушения пред­метов, оформляются соответствующим образом со­гласно инструкции. Выдачи на длительный срок вну­три музея (в другие фондовые подразделения, в экс­позицию) оформляются актом внутримузейной передачи и визируются главным хранителем. Предметы, передающиеся из фондовых подразделений в другие отделы музея, на­пример, фотолабораторию, на короткий срок, могут регистрироваться в специальной книге с распиской принявшего лица.

Количество предметов в музейных фондах посто­янно меняется: одни предметы выбывают из состава музейного собрания, другие пополняют его. Поэтому музей ежегодно составляет годовые отчеты о движе­нии музейных фондов. Для того, чтобы убедиться в наличии реальных предме­тов за конкретными цифрами учетных документов, а также в том, что их сохранности не нанесен ущерб, проводится переучет фондов.

Переучет осуществляет специальная комиссия в составе не менее трех человек с обязательным учас­тием хранителя данной коллекции. Каждый предмет, закрепленный за фондовым подразделением, сверяет­ся с актом приема на материально-ответственное хра­нение, с записью в книге научной инвентаризации и в книге поступлений, проверяется и наличие докумен­тов, оформляющих отсутствие в фондах тех или иных предметов. По итогам работы комиссия составляет и подписывает акт сверки наличия музейных предме­тов с учетной документацией, который утверждает ди­ректор музея.

Важнейшие учетные документы, имеющие юри­дическую силу, регистрируются в специальных книгах и описях. Посторонним лицам они не выдаются и за пределы музея не выносятся. Все акты, инвентарные книги, книги временных и постоянных поступлений, книги и описи изделий из драгоценных материалов хранятся у ответственных лиц в несгораемых шкафах, в закрытом помещении, которое в нерабочее время пломбируется.

Наряду с термином «учетная документация» су­ществует и более широкое понятие — «фондовая доку­ментация». Помимо учетных она включает докумен­ты, образующиеся в процессе физической охраны фондов, а также при их классификации и систематиза­ции, — классификационные схемы, каталоги и указа­тели. Таким образом, система фондовой документации содержит и передает сведения, как о самих фондах, так и о тех явлениях и процессах, которые документируют музейные предметы. Следовательно, она представляет собой информационную систему. Помимо собственно фондовой документации в нее входят исследования отдельных предметов и их групп, опубликованные в виде монографий и статей, а также исследования в области профильных дисциплин, созданные на осно­ве музейных предметов.

Фондовая информационная система используется при отборе предметов для экспонирования и составле­ния этикетажа, она помогает интерпретировать пред­меты при подготовке экскурсий и лекций, а в процессе изучения музейных предметов позволяет проводить сравнительный анализ. Кроме того, она предоставляет данные, позволяющие выяснить состояние самих фон­дов, целесообразность и направленность их пополне­ния. В фондовой информационной системе нуждаются не только сотрудники музея, но также исследователи других учреждений и представители разнообразных специальностей.

Создание фондовой информационной системы — работа сложная и непрерывная. В последнее десятиле­тие началась ее активная модификация с помощью компьютерных технологий, которые позволяют карди­нально изменить сам процесс подготовки музейной документации. Наличие электронных носителей ин­формации не избавляет музейных специалистов от оформления учетных документов на бумажных носи­телях, поскольку только они имеют юридическую си­лу. Однако автоматизация деятельности фондовых подразделений значительно снижает трудозатраты, уменьшает вероятность ошибок и позволяет оператив­но вносить изменения в подготавливаемые документы.

Особенно широкие возможности компьютериза­ция открывает в области каталогизации музейного со­брания. С ее помощью ведутся картотеки, включаю­щие в себя сколь угодно подробные данные о предме­тах и необходимый справочный аппарат — индексы, ссылки, рубрикаторы. Она позволяет вести поиск ин­формации по различным признакам — автору, инвен­тарному номеру, дате создания, по любой фразе или слову в описании, а получаемые по запросу сведения могут иметь как текстовую, так и графическую форму.

<< | >>
Источник: СТРУКТУРА И ВИДЫ РАБОТЫ В МУЗЕЕ. Лекция. 2016

Еще по теме 2.3. Учет музейных фондов:

  1. ГЛУБИНА ДЕТАЛИЗАЦИИ УЧЕТА В ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТАХ
  2. § 2. Музеи и Музейный фонд как культурная ценность
  3. § 1. Государственный учет объектов историко-культурного наследия
  4. Статья 43. Особенности осуществления государственного учета зданий, сооружений, помещений, объектов незавершенного строительства в переходный период
  5. Управление жилищным фондом
  6. Понятие жилых помещений специализированного жилищного фонда
  7. 1.2. Жилищный фонд. Виды жилищного фонда
  8. 2. Жилые помещения. Жилищные фонды
  9. Учет жилищного фонда
  10. 3. Учет жилищного фонда
- Археология - Великая Отечественная Война (1941 - 1945 гг.) - Всемирная история - Вторая мировая война - Древняя Русь - Историография и источниковедение России - Историография и источниковедение стран Европы и Америки - Историография и источниковедение Украины - Историография, источниковедение - История Австралии и Океании - История аланов - История варварских народов - История Византии - История Грузии - История Древнего Востока - История Древнего Рима - История Древней Греции - История Казахстана - История Крыма - История мировых цивилизаций - История науки и техники - История Новейшего времени - История Нового времени - История первобытного общества - История Р. Беларусь - История России - История рыцарства - История средних веков - История стран Азии и Африки - История стран Европы и Америки - Історія України - Методы исторического исследования - Музееведение - Новейшая история России - ОГЭ - Первая мировая война - Ранний железный век - Ранняя история индоевропейцев - Советская Украина - Украина в XVI - XVIII вв - Украина в составе Российской и Австрийской империй - Україна в середні століття (VII-XV ст.) - Энеолит и бронзовый век - Этнография и этнология -