2.2. Комплектование фондов музея

Комплектование музейных фондов — целенаправ­ленный, планомерный, процесс выявления и сбора предметов музейного значения для формирования и пополнения музейного собрания. Комплектование фондов можно рассма­тривать также как способ осуществления музеем своей социальной функции документирования процессов и явлений, происходящих в обществе и природе.

Комплектование фондов — одна из сложнейших и наименее разработанных проблем современной тео­рии и практики музейного дела. Словосочетание «ком­плектование музейных фондов» появилось в отечест­венном музееведении в конце 1940-х гг. и на протя­жении почти трех десятилетий отождествлялось с термином «собирательская работа». Разграничение этих понятий впервые появилось в трудах Н.П. Финягиной и Ю.П. Пищулина, которые определяли ком­плектование фондов как планомерную и целенаправ­ленную деятельность музея по выявлению предметов музейного значения, их приобретению и систематиза­ции в фондах. Под собирательской работой стала по­ниматься составная часть комплектования музейных фондов — практическая деятельность по реализации программы комплектования. Таким образом, понятие «комплектование музейных фондов», наполнившись новым содержанием, стало отражать иной уровень ра­боты с музейным собранием — концептуальный.

Научная концепция комплектования музейных фондов содержит обобщенное системное представление о задачах, направлениях, формах и методах комплектования в соответствии с профилем музея и его местом в музейной сети. В ней определяются критерии отбора материалов в фонды с учетом целей и задач музея, а также круг и объем информации, фик­сируемой в документах комплектования.

В процессе источниковедческих исследований, работы с коллекциями, создания экспозиций и выставок, составляются планы комплектования фондов. Они могут быть:

¾ перспективными, рассчитанными на 5—10 лет, и

¾ текущими, то есть годовыми.

Они складываются из плановых заявок работников фондовых и экспозици­онных отделов. Эти заявки предварительно согласовываются между собой, чтобы сконцентрировать усилия на решении наиболее важных, не терпящих отлага­тельства задач комплектования.

В зависимости от методов различают три основных вида или спо­соба комплектования:

¾ систематическое,

¾ тема­тическое,

¾ комплексное.

Систематическое ком­плектование регулярно пополняет музейные коллекции однотипны­ми музейными предме­тами, иными словами, оно направлено на фор­мирование и пополне­ние систематических коллекций. Тематиче­ское комплектование заключается в выявле­нии и сборе разнотип­ных предметов музей­ного значения, отража­ющих конкретную тему. Оно позволяет доку­ментировать процессы и явления по исследуемым музеем темам, а так­же формировать и попол­нять тематические коллек­ции. Задачи систематичес­кого и тематического комплектования объеди­няет комплексное комплектование, которое распро­странено главным обра­зом в небольших музеях.

В поисках путей наи­более оптимального реше­ния проблем комплекто­вания фондов музейные специалисты устанавлива­ют временные и постоян­ные контакты с лицами и организациями, которые могут быть или являются обладателями предметов музейного значения. Речь идет о коллекционерах, художниках, фотографах и других творческих ра­ботниках, о предприятиях, проектирующих и выпус­кающих предметы народного потребления и изделия художественных промыслов, об антикварных и буки­нистических магазинах, монетных дворах, научных учреждениях, которые собирают коллекции, но не за­нимаются их хранением (например, научные институ­ты гуманитарного профиля, археологические и этно­графические кафедры исторических факультетов ву­зов) и т. д.

Формы комплектования музейных фондов разнообразны: закупки коллекций или отдельных предметов за счет специальных ассигнова­ний, предусмотренных сметой музея; безвозмездная передача (дар) в собственность музея коллекций или предметов организациями или частными лицами; обмен дублетных и непрофильных материалов на предметы, соответствующие профилю и характеру му­зейного собрания; целевые заказы на выполнение ори­гинальных работ.

Комплектование называют текущим, если он осуществляется в таких формах, как закупка, дар, обмен, целевой заказ, систематический сбор материале на объектах постоянного комплектования. Но иногда оно проходит в виде одноразовой акции и носит оперативный характер. Таковым является комплектование «по горячим следам», суть которого состоит в организации и проведении собирательской работы на месте; какого-либо события в момент его совершения или сразу после него. Это может быть собирательская работа во время съездов, конгрессов, закладки и открытия объектов, значимых политических событий. На­пример, во время августовского путча 1991 г. сотруд­ники Государственного Исторического музея и Музея революции собрали представительные коллекции о происходивших событиях — документы, фотографии, вещи, рисунки и акварели, сделанные художни­ками в те дни на улицах Москвы, личные комплексы майора С. Евдокимова и трех погибших москвичей — Д. Комаря, И. Кричевского, В. Усова.

Проблемы комплектования.

В одних слу­чаях — это проблема розыска необходимых памятни­ков отдаленных исторических периодов, в других — проблема отбора из большого числа ныне существую­щих и непрерывно возникающих новых материалов.

Система отбора предметов состоит из совокупнос­ти критериев общего и частного характера. Общие критерии принимают во внимание такие характерис­тики предмета, как его информативность, репрезента­тивность, аттрактивность, экспрессивность. Частные критерии учитывают специфику конкретной коллек­ции, тип, вид и разновидность предмета как источни­ка. Важное значение приобретают при этом возраст предмета, его подлинность и редкость.

Особую сложность представляет комплектование музейного собрания материалами по современному периоду, поскольку критерии отбора разработаны очень слабо. Решая эту проблему, сотрудники музеев проводят анкетные опросы, берут интервью и приме­няют другие апробированные методики социологичес­кого исследования, которые позволяют выяснить об­щественное мнение. Используются также экспертные оценки, выявляющие ценностные приоритеты специа­листов в интересующих музей областях.

Профессионализм и интуиция музейных специали­стов являются важным залогом их успешной работы по комплектованию фондов. Во избежание ошибок при решении вопроса о том, обладает ли предмет музейным значением и нуждается ли в нем музейное собрание, проводится коллективная экспертиза. Ее осуществляет специальный орган — фондово-закупочная комиссия, в состав которой входят специалисты разных профи­лей, работники экспозиционных и фондовых отделов. Она не только принимает решение о приобретении предмета музейного значения, но и относит его к основ­ному или научно-вспомогательному фонду, а также за­нимается вопросами методики фондовой работы. Ее ре­шения оформляются протоколом, который подписывается главным хранителем, утверждается директором музея и служит юридическим основанием для внесения предмета в состав музейного собрания и превращения его в музейный предмет. В некоторых музеях существу­ют две раздельные комиссии — фондовая и закупочная.

Документа­ция.

Если предметы поступают от организаций и частных лиц, они предварительно принимаются на временное хра­нение, что фиксируется специальным актом приема, ко­торый подписывают владелец предмета и сотрудник му­зея. Одновременно записывается легенда предмета, ко­торая содержит сведения о происхождении предмета, среде его бытования, способах применения, а также о са­мом владельце. Затем предметы подвергаются эксперти­зе специалистов, дающих письменное заключение.

На основании заявления владельца о передаче предметов или коллекций в дар, на закупку, обмен, а также акта приема, легенды, заключений специалис­тов и своих собственных наблюдений фондово-заку­почная комиссия принимает решение о приеме или возврате предметов, а также об их стоимости. При приеме предметов или коллекций в дар (пожертвова­ние) заключается договор дарения, при приеме пред­метов на закупку заключается договор купли-продажи, при приеме предметов в обмен заключается договор мены. Составляется акт о приеме предметов на посто­янное хранение, который утверждается директором музея и скрепляется печатью. Если на хранение принимается коллекция, то к акту прилагается коллекционная опись, попредметно рас­крывающая ее содержание.

Специальная документация ведется и во время экспедиций (командировок); она отражает процесс ра­боты и состав формируемой коллекции. В зависимос­ти от целей и задач экспедиции полевая документация может включать:

¾ полевую опись,

¾ полевой дневник,

¾ те­традь для записи памятников фольклора, воспомина­ний и рассказов очевидцев и участников интересую­щих музей событий,

¾ легенды предметов,

¾ реестр фото­съемок с указанием порядкового номера негатива, места, времени и сюжета снимка.

Главный документ экспедиции — полевая опись, ко­торая предназначается для учета и описания предметов музейного значения. В ней имеются графы: поряд­ковый номер предмета; дата и место обнаружения (при­обретения); наименование и краткое описание (кроме научного наименования приводится и местное); количе­ство предметов (иногда под одним номером записывают несколько аналогичных предметов); материал и техника изготовления, датировка предмета (если нет точной датировки, дается пример­ная); назначение, сохранность и способ использования в среде бытования; история бытования; данные о вла­дельце или источнике поступления; стоимость (здесь же делается запись о дарении), примечания.

Вторым важным документом является полевой дневник, в котором в хронологическом порядке фик­сируется ход собирательской работы, наблюдения над действительностью, перемещения, встречи, сведения о предметах, выходящие за рамки рубрик полевой описи, соображения о путях дальнейших исследова­ний и розысков.

По возвращении в музей собранные материалы вместе с полевой документацией рассматривает фондово-закупочная комиссия. Она оценивает коллекцию в целом — с точки зрения полноты отражения постав­ленной темы, и каждый предмет в отдельности — с точки зрения его музейного значения. После приня­тия решения фондовой комиссией часть предметов по­полняет основной фонд, а часть — научно-вспомога­тельный, что фиксируется в специальном протоколе. О факте передачи материалов работникам фондов де­лается запись на последних страницах полевой описи, которая вместе с другой экспедиционной документа­цией подлежит вечному хранению.

При этом коллекция тематической экспедиции, состоящая из разнотипных предметов, распадается по разным фондовым подразделениям. Это необходимо для того, чтобы каждый предмет хранился и изучался специалистами в составе определенной музейной кол­лекции, сформированной на основе классификации данного музейного собрания.

Итак, процесс комплектования фондов можно разделить на следующие взаимосвязанные этапы. Сначала разрабатывается научная концепция ком­плектования фондов музея, в которой содержится оценка структуры и содержания уже имеющегося му­зейного фонда, обоснование направленности и харак­тера комплектования или пополнения коллекций, оп­ределение критериев отбора материалов в фонды с учетом целей и задач, стоящих перед музеем.

Далее составляется план комплектования с обозна­чением конкретных тем, каждая из которых имеет свои объекты, способы и формы комплектования, проводит­ся экспертный опрос специалистов. Следующим эта­пом является подготовка к собирательской работе, в хо­де которой изучаются необходимая по теме литература, архивные фонды, анализируются коллекции других му­зеев, проводятся консультации со специалистами в об­ласти профильных дисциплин, составляются планы сбора по конкретной теме. Затем начинается собствен­но собирательская работа — изучается среда бытова­ния, ведется выявление и сбор предметов музейного значения на постоянных объектах комплектования или в ходе командировок и экспедиций, составляется необ­ходимая полевая документация. Наконец, предметы му­зейного значения вместе с сопутствующей документа­цией и отчетами предъявляются фондово-закупочной комиссии, решением которой они включаются в фонды музея, то есть принимаются на постоянное хранение.