Умение расставлять приоритеты в делах

Более важные и менее важные дела в течении недели, месяца, да и года остаются в целом неизменными (как части их общей совокупности).

Задачи бывают трёх классов с точки зрения достижения профессиональных и личных целей.

Многие менеджеры уже работают по принципу АБС. И к важнейшим задачам класса А они приступают в первую очередь, не обращая внимание на их удельный вес.

Принцип АБС исходит из трёх правил, подтверждённых опытом:

Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Однако вклад этих задач в достижение цели «весит» примерно 65%.

На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего их числа , и «вес» их значимости для руководителя - тоже 20%.

Менее важные задачи (категория С) составляют 65% общего числа задач, но составляют около 15% общей «стоимости» всех дел руководителя.

Для реализации метода АБС следует придерживаться некоторых правил поведения в течение рабочего дня.

Планируй каждый свой день. Если слово «планирование» вызывает у вас отрицательные эмоции, тогда можете говорить «подготовка к достижению дневных целей». Если не знаете чего вы хотите добиться сегодня, и когда, и как, то окружающий вас мир будет управлять вами. Если знаете, то и вы управляете миром.

План дня должен быть в письменном виде. Если он - в вашей голове, его легко забыть, отклонить и похоронить задуманное в лавине дел. Нарисовав план на бумаге, вы разгрузили память. Также зафиксированный на бумаге план имеет эффект самомотивации действий. Ваша активность становится более целенаправленной и ориентированной на программу дня.

Письменная программа дня поможет вам «не терять» несделанные дела. Плюс вы видите потребность во времени, резервы своего времени и все «помехи» делу.

План дня двигает вас к автоматической, не требующей дополнительных усилий рационализации труда и, кроме того, вы сознательно противодействуете внутренним и внешним «помехам».

Вас не отвлекут лишние телефонные разговоры и другие внеплановые дела.

В конце дня задайте себе вопрос: а что, собственно, сделал? И почему так мало? Причина одна - вы не ориентировались на цели дня, и лавина случайных дел вас захлестнула.

План дня, в принципе, должен содержать лишь то, что вы хотите, должны, можете сделать в этот день. И цели - реальные и достижимые для тебя. Вот на них и концентрируйте, мобилизуйте свои силы.

Основой для следования приоритетам дел может служить метод «Альпы».

«Альпы» имеют пять стадий: 1) составление заданий - задач дня; 2) оценка деятельности людей; 3) резервирование времени;4) принятие решение по приоритетам и перепоручению; 5) контроль (учёт) несделанного.

Первая стадия: ЗАДАЧИ ДНЯ.

Запишите под соответствующими рубликами своего «Плана дня» всё что надо сделать завтра:

из списка дел или из недельного (месячного) плана;

невыполненное вчера, позавчера;

новые дела;

сроки твоих дел;

?периодически возникающие задачи.

Записывай, используя сокращения: В - визиты, Д - делегирование, К - контроль и т. п..

Нужна, конечно, тренировка, и скоро вы сможете составлять список задач дня так, что:

щ в первом приближении распределите их по приоритетности, разделите их на длительные и короткие, перепроверите - нельзя ли сделать быстрее.

щ Реалистичный план дня всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать. Хотя ваши желания беспредельны.

Вторая стадия: Длительность ваших дел.

Поставьте против каждой задачи приблизительное время для её выполнения, суммируйте и определите ориентировочно общее время.

Безусловно, продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Н о, накопив опыт, вы сможете почти безошибочно определять время для выполнения всех задач дня и укладываться в это время. Попробуйте выдержать 10 дней процедуру составления письменных планов, - и 11-й план будет выполнен.

Третья стадия: Резерв вашего времени.

План дня не поставит вас в положение «ни охнуть, ни вздохнуть». Прикидывайте его на 60% рабочего времени, а 40% - резервное время для неожиданных дел.

Если вам ни как не уложиться в такую пропорцию, то:

А) сократите список дел; Б) сделайте это за счёт менее важных; В) перепоручите отдельные дела своим людям и даже не своим; Г) сократите время на каждую задачу; Д) перенесите часть дел на завтра; и Е) работайте не 8 часов, а больше.

Четвёртая стадия: Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел.

Установите однозначные приоритеты для своих дел с помощью аналиа АБС и уточните задачи дня.

Перепроверьте потребность во времени и сократите время на все дела до желаемого вами.

Подумайте, кому вы можете поручить отдельные дела и как сделать их более рациональными.

Стадия пятая: Что сделано и не сделано?

Что не сделано, придётся отложить на завтра. Но что-то выплывает и на послезавтра, что-то висит до конца недели.

Сегодня я доведу это дело до конца - приоритет А и пункт 1.

Решительно отказываюсь это делать, иногда жизнь решает наши проблемы быстрее нас.

Где писать план дня? На обычном календаре - не помстится., на отдельных листках - теряется общий обзор. Продаются специальные дневники времени. Купите - и он быстро окупит себя. За один день.

ПРАКТИКУМ к теме 2.

Утренняя молитва для неверующих.

ИМЕННО СЕГОДНЯ

Я постараюсь приспособиться к той жизни, которая меня окружает, а не буду пытаться приспособить её к моим желаниям. Я приму мою семью, мою раборту и все обстоятельства такими, какие они есть, и постараюсь приноровиться к ним.

ИМЕННО СЕГОДНЯ

Я позабочусь о своём здоровье, сделаю зарядку, буду ухаживать за своим телом, правильно питаться. И моё тело выдержит любые нагрузки.

ИМЕННО СЕГОДНЯ

Я постараюсь уделить внимание развитию своего ума. Я изучу что-нибудь полезное. Я не буду лентяем. Я прочитаю то, что требует усилия и размышления.

ИМЕННО СЕГОДНЯ

Я займусь нравственным самоусовершенствованием. Для этого я: 1) сделаю кому-нибудь что-то полезное так, чтобы он не знал об этом; 2) сделаю по крайней мере два дела, которые мне не хотелось делать вчера.

ИМЕННО СЕГОДНЯ

Я буду доброжелательно настроен ко всем.

Постараюсь выглядеть как можно лучше, надену то, что больше всего идёт. Буду разговаривать не повышая голоса,

любезно вести себя, буду щедрым на похвалы. Постараюсь никого не критиковать, ни к кому не придираться и не пытаться кем-то руководить или кого-то исправлять. ИМЕННО СЕГОДНЯ

Я не буду бояться быть счастливым, наслаждаться красотой, любить и верить, что те, кого я люблю, тоже любят меня. Вечерняя «разборка».

Вы устали, очень хочется отдохнуть, но этот анализ отнимет всего пять минут. Посмотрите на свою руку:

М. (мизинец) - какие знания и опыт я сегодня приобрёл? Б. (безымянный) - «близка ли цель?»; что я сегодня сделал и чего достиг? С. (средний) - каким было сегодня моё настроение, расположение духа? У. (указательный) - чем я помог другим, чем услужил, порадовал или поспособствовал?

Б. (большой) Поднимите вверх этот палец, - как я чувствовал себя, что я сделал для своего здоровья, поддержания нормальной формы?

Экспресс-анализ «17 вопросов вечером».

1 .Кто помешал мне сегодня достичь большего результата?

Что помешало?

Принёс ли я сегодня пользу окружающим меня людям?

Не тонул ли я в мелочах?

Где плыл по поверхности вопросов?

И стоило ли заниматься ненужной критикой банковских порядков?

Не чрезмерно ли много хотел от рекламного агента?

Фирма по праву могла бы потребовать от меня ещё...?

Как оценивают мои усилия сегодня мои подчиненные, коллеги или шеф?

Мог ли я отказаться от каких-то дел?