ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ АНКЕТА ДЛЯ АНАЛИЗА ПРОБЛЕМЫ
Один из лучших способов достижения конкретного результата состоит в том, чтобы применить изложенные в книге идеи к конкретной проблеме, с которой вы столкнулись в настоящее время или, возможно, она ожидает вас в не столь отдаленном будущем.
Профессиональная анкета для анализа проблемы является инструментом, призванным помочь вам решить свою проблему или найти выход из ситуации. Анкета построена в соответствии с законами путеводителя по позитивному мышлению, о котором я рассказывал в первой главе. Если вы сможете предвидеть и «законспектировать» ситуацию прежде, чем она произойдет, то будете к ней лучше подготовлены и, значит, скорее добьетесь желаемого результата. Для заполнения анкеты требуются время и терпение, но в конечном счете ее пункты станут настолько знакомы, что вы сможете просто пробегать по ним в уме, реализуя на практике все преимущества позитивного мышления.Ниже дается пример заполнения профессиональной анкеты для анализа проблемы.
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ АНКЕТА ДЛЯ АНАЛИЗА ПРОБЛЕМЫ
В чем суть проблемы или ситуации, с которой вы столкнулись?
Я должен представить руководству изменения в проекте через неделю. Проект вышел за рамки бюджета и отстает от графика на две недели.
Что вы говорите себе в связи с этой проблемой?
• Какие события привели к этой проблеме?
Группа исполнителей проекта узнала об альтернативном варианте, требующем дальнейшего анализа, что привело к росту затрат и помешало уложиться в срок. Руководству не было своевременно доложено об изменении положения дел.
следовало придерживаться первоначального варианта. Я не должен был выслушивать предложения членов своей группы.
• Соответствует ли то, что вы себе говорите, реальной ситуации или тому, какой вы хотите (или настаиваете), чтобы она была (ваши самоограничительные убеждения)?
Я безжалостно корю себя за то, что дела идут не так, как запланировано.
Я не люблю делать ошибки: это заставляет меня чувствовать себя неудачником. Однако я понимаю, что это неправильно. В этой конкретной ситуации все сразу не заладилось, но для этого были весомые основания.• Каков наиболее реалистичный, рациональный и конструктивный взгляд на это событие?
Очевидно то, что мы выбились из графика и бюджета, но найденное нами альтернативное решение в будущем сэкономит время и деньги и позволит нам лучше обслуживать своих клиентов. Мы делаем нужное .дело для своей фирмы.
• Как этот более реалистичный, рациональный и конструктивный взгляд на событие поможет вам и другим участникам прямо на рабочем месте?
Это поможет мне сфокусировать свою энергию более конструктивным образом, поможет перестать искать виновного, а во время доклада руководству избежать оборонительной тактики.
• Как можно изменить свой исходный внутренний диалог, чтобы он стал отражать новый взгляд на событие?
Я — способный руководитель. Я вел другие проекты, которые были очень успешными. Руководство знает, что мои достижения по службе очень существенны. Я также получил ценные навыки и новые идеи, которые будут полезны для будущих проектов.
Каков ваш желательный результат?
Сформулируйте и запишите конкретную, измеримую, ориентированную на действие, реалистичную, связанную четкими сроками цель для данной ситуации.
Цель 1: Сохранить поддержку проекта со стороны руководства:
Добиться утверждения дополнительного финансирования (10% от исходного бюджета) в течение одной недели после доклада руководству.
Получить согласие на перенос даты окончания проекта на один месяц.
Цель 2: Завершить исправленный проект вовремя и в рамках бюджета:
Предоставить заключительные рекомендации руководству к 31 декабря.
Уложиться в увеличенный бюджет (на 10% от исходного).
Превратить цели в убеждение. Только цель, выраженная в виде позитивного, личного утверждения, будет давать энергию для ее достижения.
Утверждение 1: Поддержка проекта со стороны руководства сохранена:
Я получил дополнительное финансирование, необходимое для завершения проекта.
Я добился переноса срока завершения проекта.
Утверждение 2: Я завершаю исправленный проект вовремя и в рамках бюджета:
Я предоставляю заключительные рекомендации руководству к 31 декабря.
Проект реализуется в пределах бюджетных параметров.
Оценить черты своего характера:
Сосредоточенность (увеличилась): концентрация на выгодах от нового решения в
противоположность извинениям и оправданиям за отклонение от первоначального плана.
Спокойствие (увеличилось): некоторые представители руководства могут быть расстроены.
Но не теряйте хладнокровия. Придерживайтесь устойчивой позиции, особенно если оказались под огнем критики. Не переходите в оборону.Энтузиазм (уменьшился): по мнению некоторых, группа все «завалила». Но чрезмерный энтузиазм может заставить кое-кого думать, что нас не волнуют бюджет и сроки.
Терпение (увеличилось): руководству может потребоваться время, чтобы поразмышлять над своим решением. Не давите слишком сильно. Предложите свои услуги по сбору дополнительной информации, чтобы помочь им принять правильное и своевременное решение.
Мысленно отрепетируйте свои действия в ситуации. Визуально представьте себе:
кто будет присутствовать;
как они будут сидеть;
где буду находиться я;
какое оборудование я буду использовать во время доклада;
как я буду использовать оборудование;
как я буду отвечать на «неприятные» вопросы.
Действовать:
подготовить доклад (выступление);
подготовить раздаточный материал;
составить повестку дня;
раздать (разослать) повестку дня;
прибыть за тридцать минут до начала; проверить оборудование;
распределить раздаточный материал до начала совещания;
ответить на вопросы после выступления;
подготовить протокол совещания;
раздать протокол совещания;
отслеживать ход выполнения вместе с руководством.
Извлеченные уроки:
(Примечание: этот раздел заполняется после того, как событие — в данном случае совещание — уже произойдет.)
Несмотря на определенную напряженность поначалу, совещание прошло успешно и желаемый результат был достигнут. В будущем я буду тщательнее составлять письменные отчеты для руководства, прежде чем дело выйдет из-под контроля.
Я также буду демонстрировать большую уверенность в себе во время выступлений перед руководством, так как буду стараться всегда иметь под рукой справочные данные. Поступая таким образом, я буду лучше готов к ответам на «неудобные» вопросы.