6.1.3. Порядок оформления разрешения на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия
В случае, когда исполнитель допускается только к части документа, в разрешении должны четко указываться конкретные пункты, разделы, части или страницы, к которым допускается исполнитель, а сотрудники подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» принимают необходимые меры, исключающие ознакомление с другими частями документа.
Порядок оформления разрешений на доступ к номенклатурным делам.
В соответствии с номенклатурой дел для каждого тома на внутренней стороне обложки или на карточке-разрешении составляется список сотрудников, допущенных к документам, подшитым в дело.
Список заверяется подписью сотрудника подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле производится по письменному разрешению соответствующего руководителя. При этом сотрудниками подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» должны быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими документами, подшитыми в дело.
Изменения и дополнения в списки лиц, допущенных номенклатурным делам, вносит руководитель подразделения по ведению делопроизводства с грифом «Коммерческая тайна» по письменному представлению руководителя соответствующего подразделения.
Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на самом документе в виде резолюции соответствующего руководителя.
Разрешения на доступ к документам подразделений могут даваться в любых формах предусмотренных в инструкциях.
Доступ исполнителей к документам с грифом «Коммерческая тайна», находящимся на архивном хранении в подразделении фондов НТД осуществляется по требованиям установленного образца.
Требование подписывает руководитель подразделения, где работает исполнитель, которому нужен документ, и согласовывает руководитель подразделения фондов НТД.
Чтобы исключить неправомерное получение исполнителем документа с охраняемыми сведениями, из заполненного требования должно быть ясно, какой документ запрашивается.
Если исполнителю необходимо ознакомиться только с частью дела или документа, то об этом делается отметка в требовании и сотрудники подразделения фондов НТД принимают необходимые меры, исключающие ознакомление с другими частями дела или документа.
Выдача документов с грифом «Коммерческая тайна» авторам, а также исполнителям, которые ранее .пользовались ими, производится по требованиям, подписанным руководителем подразделения. Согласующая подпись руководителя подразделения фондов НТД не требуется.
Подпись руководителя подразделения означает, что тематика работы исполнителя не изменилась.Без оформления требований доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна» могут иметь: (указываются должности и категории документов. Например: руководитель предприятия - ко всем документам; руководитель подразделений - к документам, созданным в деятельности подчиненных им подразделений; и т. д.)
Отправка документов с грифом «Коммерческая тайна» из фонда предприятия в другие предприятия во временное пользование производится с разрешения руководителя предприятия или его заместителя.