Реквизит «Текст»

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

объективность и достоверность информации;

составление, по возможности, простых, т.е.

структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты - документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы словообразова-ния, управления, употребления предлогов ( прил. 5).

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

В кадровых службах широко применяются документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, ее графы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака N ). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.