Реквизит «Текст»

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).
Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
объективность и достоверность информации;
составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты - документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.
Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы словообразова-ния, управления, употребления предлогов ( прил. 5).
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.
В кадровых службах широко применяются документы анкетной формы, содержащие постоянную информацию в виде вопросов и место для переменной ответной информации, где могут помещаться варианты ответов для выбора.
Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, ее графы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака N ). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.
<< | >>
Источник: О.Б. Макаревич, И.K. Бабенко, А.К. Шилов, А.В. Коваленко. Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу «Технология защищенного документооборота». Таганрог: Изд-во ТРТУ,2000. 120 с.. 2000

Еще по теме Реквизит «Текст»:

  1. 2.1. Требования к составу реквизитов
  2. 2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа
  3. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"
  4. Правила оформления реквизита "Текст документа"
  5. Реквизит "Отметка о наличии приложений"
  6. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"
  7. 2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
  8. Реквизит «Резолюция»
  9. Реквизит «Заголовок к тексту»
  10. Реквизит «Отметка о контроле»
  11. Реквизит «Текст»
  12. Реквизит «Гриф согласования»
  13. Реквизит «Виза»
  14.   § 1. Документы для внутреннего пользования Реквизиты
  15. Требования к оформлению реквизитов документов