Сбор пожертвований через ящики-копилки

Сбор пожертвований через ящики-копилки является относительно новым сред­ством привлечения ресурсов для украинских НПО, но уже достаточно популяр­ным. Производится он посредством установки копилок в специальных местах, во время уличных акций и на мероприятиях.

Преимущество данного метода заключается в относительной простоте и неза- тратности, возможности одновременного обращения к большому количеству людей. Акции по сбору средств позволяют привлечь внимание большого коли­чества населения к деятельности организации и проблеме. Они содержат в себе большой образовательный и просветительский компонент. Примером могут служить акции по сбору средств для людей, живущих с ВИЧ, во время которых рассказывается о профилактике, лечении заболевания, об организации, кото­рая помогает людям, попавшим в беду, и т. д. (акции ДГО «Альянс», г. Донецк в рамках информационной кампании «Ваше здоровье — в ваших руках», 2005 г., когда ящики для пожертвований были установлены в сети «Фуршет» г. Гор­ловка. Таким образом за 5 месяцев проведения кампании было собрано около 19 000 гривен)

К недостаткам данного метода относятся небольшой размер пожертвования, не­обходимость привлечения к работе добросовестных, хорошо подготовленных добровольцев. В сбор пожертвований вовлечены люди, и нередко вступает в силу «человеческий фактор», который может уничтожить репутацию органи­зации в случае недобросовестного отношения, мошенничества или воровства. Задача НПО — организовать сбор пожертвований таким образом, чтобы свести к минимуму подобные риски. Поэтому к таким мероприятиям следует подхо­дить очень серьезно и принять все необходимые меры по учету, контролю и обе­спечению сохранности собранных средств.

Есть два варианта установки копилок. Первый — позволяет собрать небольшие суммы денег от большого количества людей, которые не являются сторонни­ками организации.

Где устанавливать ящики-копилки?

Копилки устанавливаются в местах скопления людей: около кассы в магазине, кафе и т. д., чтобы люди могли опустить в них сдачу, практически в любых ме­стах, где люди оплачивают покупки или услуги наличными. Лучше всего уста­навливать копилки либо непосредственно рядом с кассой (пример — копилки в Донецких супермаркетах сети «Бум» — «На развитие детского спорта», сети «Амстор» — «Подолаємо туберкульоз разом»), или же на улице при выходе из магазина или учреждения. Зарубежные НПО размещают копилки в аэропор­тах, особенно международных. Уезжая из страны, люди легко расстаются с оставшейся мелкой валютой.

Обычно все места делятся на две группы — специальные места, в которых ко­пилки размещаются стационарно на определенный период времени, и места, в которых копилки используются периодически, время от времени (проведение разовых акций или сбор средств в определенные дни недели).

и должны быть строгими и функциональными. Они могут отличаться хорошим дизайном или лозун­гом, но должны быть оформлены таким образом, чтобы отображать идею — для кого и на что соби­раются средства.

жен быть изготовлен из прочного материала, пред­почтительно железа или пластмассы, картон допустим для переносных ящиков для сбора средств на улицах. Все ящики должны быть опломбированы, пронумерованы и закрыты. На них должны быть реквизиты организации, занимающейся сбором пожертвований (название и адрес). Для опечатывания могут применяться различные материалы, позволяющие визу­ально установить факт вскрытия/попытки вскрытия копилки посторонними людьми. Копилки обязательно должны быть оформлены плакатом и/или мате-

риалами о деятельности организации (или проводимой акции) и обращением, в котором изложена основная идея — кто и на что собирает деньги. Иногда к копилке прилагают «Акт вскрытия», в котором указана сумма собранных сред­ства, и/ или отчет о количестве собранных средств за время установки копилки и их расходовании. Некоторые организации вешают картонный термометр, на котором стоят отметки нужной суммы денег и периодически столбик поднима­ется на определенное количество единиц по мере продвижения к финансовой цели. Можно использовать другие средства привлечения внимания и стимули­рования пожертвований.

Подготовительная работа

Организация оформляет решение или приказ об установке ящиков-копилок с указанием мест размещения и периодичности вскрытия и назначает сотрудни­ка, ответственного за данный вид деятельности. В его обязанности входит:

• Ведение мониторинга всех копилок, в том числе нумерация, регистрация всех мест установки, указание даты, срока установки каждой копилки, Ф.И.О. руководителя организации или предприятия, в котором установле­на копилка, периодичность и даты вскрытия каждой копилки, сумма со­бранных средств.

• Подбор людей из числа штатных сотрудников и добровольцев для проведе­ния мониторинга каждой копилки, организация их работы.

• Разработка отчета (программная и финансовая часть) о проведении каждой акции (например, ежемесячно, если копилки установлены на длительный срок) или после завершения каждой акции. В финансовом отчете должна быть указана полная сумма собранных средств через каждую копилку и просчитана себестоимость каждой акции (количество собранных средств, затраченных материальных и других ресурсов при подготовке и проведе­нии акции). Все расходы НПО по организации и проведению акции по сбо­ру средств должны учитываться отдельно и возмещаться из собственных средств организации, но не из собранных через копилку.

Как устанавливать ящики-копилки?

Установить копилку непросто. Где бы организация не пыталась разместить ко­пилки, чаще всего первая реакция неподготовленных людей — отказ под раз­ными предлогами.

Первым шагом для размещения копилки является выбор места.

Второй шаг — большая индивидуальная работа и применение методов убежде­ния.

Третий шаг — определить, кто будет отвечать за состояние каждой копилки. Конечно, большой соблазн поручить копилку владельцу магазина, особенно если человек или организация проявляют интерес и готовность помочь. Но все- таки лучше, если этим будет заниматься сама организация. Для этого за каж­дой копилкой «закрепляется» сотрудник или доброволец.

Четвертый шаг — когда копилка уже установлена — постоянный мониторинг ее состояния — место, где она стоит, внешний вид (не нанесено ли копилке по­вреждений, не было ли попыток ее вскрытия, если копилка прозрачная, то ка­кое количество денег и каких в ней находится. Может, для «стимулирования»

населения в нее стоит опустить несколько бумажных купюр, а может она уже полная, и люди не могут в нее опустить деньги?)

Пятый шаг — организация процесса регулярного вскрытия копилки и прихо- дования средств.

При установке копилок в организациях, учреждениях, магазинах и других ме­стах необходимо заключение договора с владельцем. Прежде, чем заключать договор, организацию, где устанавливается копилка, должен посетить пред­ставитель НПО (штатный сотрудник, ответственный за этот вид работы, или доброволец, в обязанности которого входит мониторинг состояния данной ко­пилки).

Мониторинг

• Для мониторинга установленных копилок НПО организует штатных со­трудников и добровольцев, которые выступают как представители органи­зации перед персоналом предприятий, в которых установлены копилки. Представители организации, занимающиеся сбором средств, должны быть старше 18 лет (или нужно брать разрешение от родителей о том, что они не возражают, чтобы их ребенок принял участие в акции). В любом случае, человек, собирающий пожертвования для организации, должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность и доверенность/удостоверение, в котором на бланке организации указаны название благотворительной ак­ции, Ф.И.О. человека, занимающегося сбором средств. Каждый раз при обсуждении с персоналом вопросов, связанных с установленной копилкой, представитель организации должен предъявлять это удостоверение.

• Люди, осуществляющие сбор пожертвований, должны вести себя так, чтобы не опорочить имя организации, и ни при каких обстоятельствах не имеют права оказывать давление на людей, среди которых проводят сбор средств. Желательно, чтобы в организации, занимающейся сбором пожертвований, существовал этический кодекс, в котором были бы прописаны все правила поведения при сборе средств.

• Если во время мониторинга представитель организации обнаружит/запо­дозрит факт вскрытия копилки/ хищения средств, он должен немедленно поставить об этом в известность как руководителя организации, занимаю­щейся сбором пожертвований, так и организации, в помещении которой установлена копилка.

• После того как НПО убирает копилки, ответственный за данный вид работы должен собрать все выданные штатным сотрудникам и добровольцам удо­стоверения.

• Человек, отвечающий в организации за сбор средств через копилки, несет полную ответственность за представителей организации, их поведение, ма­неру общения с персоналом организаций и предприятий, в которых уста­навливаются копилки, и соблюдение других этических норм.

Вскрытие ящика-копилки

• Прежде, чем производить вскрытие или перемещение копилки, члены ко­миссии (ответственное лицо) должны убедиться в том, что ящик находится в рабочем состоянии, на нем нет повреждений, а также в сохранности плом­бы. Если требуется ремонт, то об этом необходимо сообщить руководителю организации, занимающейся сбором средств, и, прежде чем устанавливать его снова, нужно его отремонтировать или заменить на новый.

• Вскрытие копилки и пересчет наличных средств должны производиться в присутствии не менее трех членов комиссии, в составе которой обязательно должен быть представитель организации, в помещении которой установле­на копилка.

• Содержимое ящика пересчитывается, о чем составляется АКТ (см. приложе­ние 6).

• В акте должны быть указаны номер ящика, место установки, дата вскры­тия и сумма собранных средств.

• Все собранные средства приходуются в кассу организации. В случае возник­новения дополнительных расходов, связанных с установкой, транспорти­ровкой или ремонтом ящика-копилки, они не должны осуществляться из собранных средств.

Опыт ВИЧ-сервисных организаций Украины.

Проведенный среди руководителей ВИЧ-сервисных организаций опрос пока­зал, что многие достаточно критически относятся к идее установки ящиков- копилок.

«У нас стоит там урна для пожертвований, и местные власти или роди­тели нашихреабилитантов, которые посещают центр, могут какую-то ко­пейку там оставить, но это сто гривен в год если будет, то хорошо» (НПО, центр Украины).

«У нас собирался огромный форум о борьбе с ВИЧ, стояли там люди с кружка­ми «Пожертвуйте ВИЧ-позитивным детям» и многие опускали в них день­ги, очень много людей было. Но вот дальше нигде ничего не было опубликова­но о результатах сбора денег, я нигде не встретила отчет, сколько их было собрано. Поэтому официально я нигде не ставлю никакие ящики, я против таких денег» (Лидер НПО, юг Украины).

Надо отметить, что данные цитаты говорят скорее о том, что большинство НПО мало знакомо с технологией и процессом установки ящиков-копилок, поэтому и идет скепсис, и, соответственно, небольшая эффективность данного метода.

3.4.3.