Система учёта пользователей архивного фонда в ОПИ ГИМ
Любой архивный фонд, хранящийся в ОПИ ГИМ, имеет достаточно строгую систему учёта обращений к материалам архивного комплекса. Опытный архивист музея сразу «навскидку» может назвать те архивные комплексы, которые вызывают систематический интерес исследователей.
И архив Уваровых в их числе. Даже простое перечисление наиболее часто используемых архивных фондов даёт в распоряжение историков важные историографические ключи. Но чтобы дать полную историографическую картину использования такого фонда необходимо обработать всю учётную документацию, фиксирующую обращения исследователей к его материалам.В нашем случае это:
- картотека использования фонда;
- журналы выдачи единиц хранения посетителям читального зала ОПИ;
- картотека исследователей;
- анкеты исследователей.
Формы учёта обращений исследователей к материалам архива Уваровых менялись. Картотека использования фондов велась сотрудниками отдела с 1920- х годов. В сохранившихся карточках фонда Уваровых первая запись была сделана в 1927 г., последние записи в карточках использования фонда приходятся на 1990 г. Карточки во многом произвольны. Они были разного формата и заполнялись вручную. На карточку заносились следующие сведения: ФИО исследователя, учреждение, которое его командировало, тема исследования, выданные единицы хранения, дата использования. Но это идеальная ситуация. При изучении всей картотеки наблюдаем самые различные отклонения от
«формуляра». Так, в первой карточке, содержащей четыре записи за 1927-1929 гг.,
сведения о выданных материалах отсутствуют. Кроме того, вплоть до завершения составления описи фонда Уваровых в графе «единицы хранения» фиксировались учётные номера документов. То есть номер по Главной инвентарной книге (№ ГИМ), по Книге поступлений в отдел (№ арх.), по номерам картонов (материалы коллекции) и частично по сохранившимся коллекционным описям.
Материалы фонда хранились в пронумерованных связках, поэтому часто указывались и порядковые номера связок.Следует иметь в виду, что научно-техническое описание фонда Уваровых проводилось поэтапно. К 1959 г. научным сотрудником отдела С.П. Григоровой были систематизированы и описаны материалы С.С. Уварова. Эти материалы были учтены в отдельно оформленной рукописной описи на 143 единицы хранения. Впоследствии эта опись была целиком включена в опись № 1. При этом была сохранена нумерация описи составленной С.П. Григоровой. Систематизация всего объема материалов и окончательное составление описей было завершено лишь в 1977 г.
Информация в карточки использования фондов заносилась не систематически. Так, записи в карточки делались задним числом. Записи эти базировались на сведениях, сообщавшихся сотрудниками отдела письменных источников, по традиции занимавшихся заполнением карточек. Более поздние записи вносились на незаполненные места в карточках. После 1983 г. картотека перестала пополняться.
Журналы выдачи единиц хранения посетителям читального зала ОПИ ГИМ сохранились с 1983 г. Сохранившаяся в них информация о выдаче документов в читальный зал и доступна сегодня для исследования. На сегодняшний день имеется восемь журнальных книг. Последний, восьмой журнал ещё не завершён. В журнале, под подпись посетителя, фиксируются дата выдачи документов, номер фонда, описи и номера выданных единиц, фамилия исследователя, его подпись, дата сброса дел с подписью сотрудника читального зала. Автографы исследователей придают журналам особое мемориальное значение. Реконструируя историю журналов учёта, мы установили, что книги выдач
документов читателям сотрудники отдела начали вести еще в конце 1970-х годов. В настоящее время местонахождение более ранних журналов неизвестно.
В журналах выдачи материалов архивного фонда отсутствует информация о теме исследования. Встаёт задача восполнения отсутствующих сведений. Для восполнения пробелов в источнике мы прибегли к таким учётным документам, как анкеты исследователей и служебная картотека исследователей.
Заполнение анкет посетителями при первом посещении читального зала стало обязательным с конца 1970-х годов. Первоначально анкета называлась:
«Бланк учета посетителей». В начале 2000-х годов формуляр бланка незначительно изменился. Учётная форма стала именоваться «Анкета пользователя». В анкете указываются сведения личного и служебного характера: ФИО, паспортные данные, место работы, адреса и телефоны домашние и служебные, образование, учёная степень, тема и хронологические рамки исследования. Как видим, заполняемая посетителем анкета имеет координирующий набор личных и научных сведений. Важно также, что музей получил коллекцию автографов и образцов почерка исследователей.
Но наибольший интерес для нас представляет «Служебная картотека исследователей», которая ведется в отделе письменных источников с конца 1920- х годов. Правда, карточки заполняются не исследователями, а сотрудниками читального зала. В служебную картотеку заносятся следующие сведения: ФИО исследователя, название учреждения, тема, год обращения к материалам архивного фонда. В настоящее время существует две картотеки – старая, уже не пополняемая, и продолжающаяся. Последняя запись в старой картотеке относится к 1985 г. В служебную картотеку первоначально заносились только ФИО исследователя и год посещения. В дальнейшем карточки дополняются информацией о темах и о представляемых учреждениях.
При любом опыте систематизации информации учётной документации необходимо учитывать целый ряд внешних по отношению к судьбе собственно фонда Уваровых обстоятельств. Уже из первичных документов учёта видно, что в определённые периоды времени фонд Уваровых совсем не запрашивался или
выдавался единично. Это период с 1941 по 1945 гг., когда коллекции музея были упакованы и частично эвакуированы из Москвы. Затем следует обратить внимание на период 1975-1977 гг. когда в отделе письменных источников проходила сверка и отдел был закрыт для приема посетителей. Нет сведений об использовании фонда в период 1984 - в 1988 гг.
Это объясняется тем, что с 1984 г. в связи с подготовкой к капитальному ремонту музея в отделе началась упаковка коллекции, а в 1987 г. состоялся переезд ОПИ в филиал в Измайлово, где через два года был возобновлен прием посетителей. Со второй половины 2010 г. отдел вновь был закрыт в связи с упаковкой и переездом в здание бывшей Городской Думы, где 10 апреля 2012 г. был открыт новый читальный зал. Не совсем ясно, почему отсутствует информация за 1929-1935 гг. Возможно, карточки за этот период были утеряны.Как бы то ни было, в нашем распоряжении имеются массовые сведения об опыте обращения к материалам архивного фонда Уваровых. Встаёт задача обобщения информации материалов первичного учёта исследовательской практики использования материалов архива Уваровых. Конечно, в первичных материалах есть отдельные лакуны, имеются и утраты учётной документации. Но в целом в нашем распоряжении оказывается достоверная массовая информации о масштабах научного использования архива Уваровых.