Система учёта пользователей архивного фонда в ОПИ ГИМ

Любой архивный фонд, хранящийся в ОПИ ГИМ, имеет достаточно строгую систему учёта обращений к материалам архивного комплекса. Опытный архивист музея сразу «навскидку» может назвать те архивные комплексы, которые вызывают систематический интерес исследователей.

И архив Уваровых в их числе. Даже простое перечисление наиболее часто используемых архивных фондов даёт в распоряжение историков важные историографические ключи. Но чтобы дать полную историографическую картину использования такого фонда необходимо обработать всю учётную документацию, фиксирующую обращения исследователей к его материалам.

В нашем случае это:

- картотека использования фонда;

- журналы выдачи единиц хранения посетителям читального зала ОПИ;

- картотека исследователей;

- анкеты исследователей.

Формы учёта обращений исследователей к материалам архива Уваровых менялись. Картотека использования фондов велась сотрудниками отдела с 1920- х годов. В сохранившихся карточках фонда Уваровых первая запись была сделана в 1927 г., последние записи в карточках использования фонда приходятся на 1990 г. Карточки во многом произвольны. Они были разного формата и заполнялись вручную. На карточку заносились следующие сведения: ФИО исследователя, учреждение, которое его командировало, тема исследования, выданные единицы хранения, дата использования. Но это идеальная ситуация. При изучении всей картотеки наблюдаем самые различные отклонения от

«формуляра». Так, в первой карточке, содержащей четыре записи за 1927-1929 гг.,

сведения о выданных материалах отсутствуют. Кроме того, вплоть до завершения составления описи фонда Уваровых в графе «единицы хранения» фиксировались учётные номера документов. То есть номер по Главной инвентарной книге (№ ГИМ), по Книге поступлений в отдел (№ арх.), по номерам картонов (материалы коллекции) и частично по сохранившимся коллекционным описям. Материалы фонда хранились в пронумерованных связках, поэтому часто указывались и порядковые номера связок.

Следует иметь в виду, что научно-техническое описание фонда Уваровых проводилось поэтапно. К 1959 г. научным сотрудником отдела С.П. Григоровой были систематизированы и описаны материалы С.С. Уварова. Эти материалы были учтены в отдельно оформленной рукописной описи на 143 единицы хранения. Впоследствии эта опись была целиком включена в опись № 1. При этом была сохранена нумерация описи составленной С.П. Григоровой. Систематизация всего объема материалов и окончательное составление описей было завершено лишь в 1977 г.

Информация в карточки использования фондов заносилась не систематически. Так, записи в карточки делались задним числом. Записи эти базировались на сведениях, сообщавшихся сотрудниками отдела письменных источников, по традиции занимавшихся заполнением карточек. Более поздние записи вносились на незаполненные места в карточках. После 1983 г. картотека перестала пополняться.

Журналы выдачи единиц хранения посетителям читального зала ОПИ ГИМ сохранились с 1983 г. Сохранившаяся в них информация о выдаче документов в читальный зал и доступна сегодня для исследования. На сегодняшний день имеется восемь журнальных книг. Последний, восьмой журнал ещё не завершён. В журнале, под подпись посетителя, фиксируются дата выдачи документов, номер фонда, описи и номера выданных единиц, фамилия исследователя, его подпись, дата сброса дел с подписью сотрудника читального зала. Автографы исследователей придают журналам особое мемориальное значение. Реконструируя историю журналов учёта, мы установили, что книги выдач

документов читателям сотрудники отдела начали вести еще в конце 1970-х годов.

В настоящее время местонахождение более ранних журналов неизвестно.

В журналах выдачи материалов архивного фонда отсутствует информация о теме исследования. Встаёт задача восполнения отсутствующих сведений. Для восполнения пробелов в источнике мы прибегли к таким учётным документам, как анкеты исследователей и служебная картотека исследователей.

Заполнение анкет посетителями при первом посещении читального зала стало обязательным с конца 1970-х годов. Первоначально анкета называлась:

«Бланк учета посетителей». В начале 2000-х годов формуляр бланка незначительно изменился. Учётная форма стала именоваться «Анкета пользователя». В анкете указываются сведения личного и служебного характера: ФИО, паспортные данные, место работы, адреса и телефоны домашние и служебные, образование, учёная степень, тема и хронологические рамки исследования. Как видим, заполняемая посетителем анкета имеет координирующий набор личных и научных сведений. Важно также, что музей получил коллекцию автографов и образцов почерка исследователей.

Но наибольший интерес для нас представляет «Служебная картотека исследователей», которая ведется в отделе письменных источников с конца 1920- х годов. Правда, карточки заполняются не исследователями, а сотрудниками читального зала. В служебную картотеку заносятся следующие сведения: ФИО исследователя, название учреждения, тема, год обращения к материалам архивного фонда. В настоящее время существует две картотеки – старая, уже не пополняемая, и продолжающаяся. Последняя запись в старой картотеке относится к 1985 г. В служебную картотеку первоначально заносились только ФИО исследователя и год посещения. В дальнейшем карточки дополняются информацией о темах и о представляемых учреждениях.

При любом опыте систематизации информации учётной документации необходимо учитывать целый ряд внешних по отношению к судьбе собственно фонда Уваровых обстоятельств. Уже из первичных документов учёта видно, что в определённые периоды времени фонд Уваровых совсем не запрашивался или

выдавался единично. Это период с 1941 по 1945 гг., когда коллекции музея были упакованы и частично эвакуированы из Москвы. Затем следует обратить внимание на период 1975-1977 гг. когда в отделе письменных источников проходила сверка и отдел был закрыт для приема посетителей. Нет сведений об использовании фонда в период 1984 - в 1988 гг. Это объясняется тем, что с 1984 г. в связи с подготовкой к капитальному ремонту музея в отделе началась упаковка коллекции, а в 1987 г. состоялся переезд ОПИ в филиал в Измайлово, где через два года был возобновлен прием посетителей. Со второй половины 2010 г. отдел вновь был закрыт в связи с упаковкой и переездом в здание бывшей Городской Думы, где 10 апреля 2012 г. был открыт новый читальный зал. Не совсем ясно, почему отсутствует информация за 1929-1935 гг. Возможно, карточки за этот период были утеряны.

Как бы то ни было, в нашем распоряжении имеются массовые сведения об опыте обращения к материалам архивного фонда Уваровых. Встаёт задача обобщения информации материалов первичного учёта исследовательской практики использования материалов архива Уваровых. Конечно, в первичных материалах есть отдельные лакуны, имеются и утраты учётной документации. Но в целом в нашем распоряжении оказывается достоверная массовая информации о масштабах научного использования архива Уваровых.

<< | >>
Источник: Сиротина Ольга Александровна. Методы изучения личных и семейных архивов. По материалам фонда Уваровых.. 2014

Еще по теме Система учёта пользователей архивного фонда в ОПИ ГИМ:

  1. Система учёта документальных памятников в ОПИ ГИМ
  2. Приложение № 6. ПИСЬМА А.И. АНИСИМОВА ГРАФИНЕ П.С. УВАРОВОЙ ВЫЯВЛЕННЫЕ СРЕДИ МАТЕРИАЛОВ АРХИВНОГО ФОНДА УВАРОВЫХ (ОПИ ГИМ. Ф. 17)
  3. Приложение № 3. ИТОГОВАЯ ТАБЛИЦА ОБРАЩЕНИЙ К МАТЕРИАЛАМ АРХИВНОГО ФОНДА УВАРОВЫХ
  4. 2.6 Применение квантовополевых методов для опи-сания классических систем с большим числом степеней свободы
  5. Сводная таблица материалов первичного учёта исследовательских запросов по фонду Уваровых
  6. УЧАСТИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В СПЕЦИФИКАЦИИ СИНТАКСИЧЕСКИХ ПАДЕЖНЫХ ФРЕЙМОВ В СИСТЕМЕ TELI: ГИБКИЙ ПРАГМАТИЧЕСКИ НАСТРАИВАЕМЫЙ ЕСТЕСТВЕННОЯЗЫКОВОЙ ПРОЦЕССОР[33]
  7. § 3. Оценка знаний и документация учёта
  8. § 3. Библиотечный и архивный фонды как культурная ценность
  9. Глава 1. ПОЛЬЗОВАНИЕ ЖИЛЫМИ ПОМЕЩЕНИЯМИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА СОЦИАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОГО ЖИЛИЩНОГО ФОНДА
  10. Приложение № 2. КОМПЛЕКС ФОТОМАТЕРИАЛОВ (ПОРТРЕТЫ А.С. и П.С. УВАРОВЫХ) из коллекции ИЗО ГИМ
  11. Публикации архивных документов.
  12. КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ международные стандарты учёта и финансовой отчётности, 2016
  13. 5.7. Подготовка документов к передаче на архивное хранение
  14. 4.6. Подготовка документов к архивному хранению
  15. 1.2. Архивные материалы
  16. Архивные материалы
  17. Архивные материалы
  18. АРХИВНЫЕ ИСТОЧНИКИ
  19. Глава XVIII. ЗЕМЛИ ЛЕСНОГО ФОНДА, ЗЕМЛИ ВОДНОГО ФОНДА И ЗЕМЛИ ЗАПАСА
  20. Статья 1032. Обязанности пользователя
- Археология - Великая Отечественная Война (1941 - 1945 гг.) - Всемирная история - Вторая мировая война - Древняя Русь - Историография и источниковедение России - Историография и источниковедение стран Европы и Америки - Историография и источниковедение Украины - Историография, источниковедение - История Австралии и Океании - История аланов - История варварских народов - История Византии - История Грузии - История Древнего Востока - История Древнего Рима - История Древней Греции - История Казахстана - История Крыма - История науки и техники - История Новейшего времени - История Нового времени - История первобытного общества - История Р. Беларусь - История России - История рыцарства - История средних веков - История стран Азии и Африки - История стран Европы и Америки - Історія України - Методы исторического исследования - Музееведение - Новейшая история России - ОГЭ - Первая мировая война - Ранний железный век - Ранняя история индоевропейцев - Советская Украина - Украина в XVI - XVIII вв - Украина в составе Российской и Австрийской империй - Україна в середні століття (VII-XV ст.) - Энеолит и бронзовый век - Этнография и этнология -