<<
>>

Типичные ошибки и методы их устранения.

Если Вы пришли к выводу, что в течение дня Вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься о том, что у Вас не продумана система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, или Вы неправильно распределили эти обязанности между своими подчиненными.

Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных.

Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать эти части работы для исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель выполняет эту часть работы. Когда такое происходит систематически, это означает, что работа распределена плохо.

В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае, следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить в обязанность эти вопросы кому-то конкретно. Может случиться даже так, что Вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа, и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае, простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием вполне можно работника кадровой службы.

Возможно также, что Ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию пыли на компьютере. Секретарь должен как минимум участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через Вашу приемную. Совет – купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где Вы и что собираетесь делать. Возможно, нормальный секретарь сам решит многие вопросы и освободит Вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не тонуть во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть.

Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на предыдущий, чтобы напомнить о подготовке. Если Вы знаете за собой некоторую забывчивость и беспечность, попросите организовать это своего секретаря. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит об этом.

Следует подумать и о том, насколько часто Вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит создавать ситуацию, когда подчиненные будут целый день сновать в Ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство из таких проблем, может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. А в случае большой срочности секретарь вполне может решить, что это тот самый исключительный момент, когда можно побеспокоить Вас в неурочное время.

Очень много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистами. Рекомендуется оставлять 40-60-% рабочего времени свободными, для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день, с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так:

Не нужно, встав с постели, сломя голову, бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно прийти на работу.

Начинать рабочий день следует с того, что изучить ежедневник и скорректировать планы. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь следует приступить к главным задачам.

В течение дня следует придерживаться по возможности намеченного, избегать внезапных проблем, то есть не бросаться на прорыв, а найти время хотя бы на следующий день.

Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня следует проконтролировать, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое Вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде, и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, что это значит, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать еще массу информации. Иногда очень устаешь от этого.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, и иногда отвечать на письма.

Анализ документов станет легче, если записывать тезисы и делать заметки. Отвечать же проще, имея опытного секретаря. План ответа, составленный начальником, и последующая проверка того, что получилось, сэкономят массу времени. Кроме того, такая совместная работа позволит Вашему секретарю и Вам действовать более слаженно, способствует пониманию задач, которые Вы ставите.

То же самое касается планерок и совещаний. Чтобы они занимали меньше времени и приносили больше пользы, можно заранее составлять план, и вместе с обсуждаемыми документами заранее предоставлять всем участникам совещания. Это сразу повысит эффективность таких мероприятий.

И, наконец, следует оптимизировать общение с помощью современных средств коммуникации. Это телефон, факс, Интернет, сотовая и мобильная связь. Конечно, это дополнительные расходы, но в большинстве случаев они окупаются в виде четкости работы, слаженности действий, быстроты реакции.

Как советуют специалисты, различные электронные записные книжки, компьютерный ежедневник, списки контактов и использование всех средств экономии времени и упрощения связи, очень облегчают жизнь.

Еще один важный момент, который связан с пользой всех этих новинок – они уменьшают количество бумаг. Это само по себе – чистая экономия времени и средств.

И, наконец, если своими силами решить проблему времени Вы не в состоянии, то можно воспользоваться пособиями такого плана, которых великое множество, как и систем планирования. А, может, Вам просто нужен исполнительный директор?

Попробуйте каждое из средств оптимизации использования рабочего времени. На наш взгляд, все они полезны. Но без личного стремления к самодисциплине, ответственности, самоконтроля ничего не получится. Но не будем рассматривать этот вариант, потому что, не обладая этими качествами, нечего и думать о карьере руководителя.

<< | >>
Источник: Валерия Владимировна Ивлева. Настольная книгароссийского карьериста. 2010

Еще по теме Типичные ошибки и методы их устранения.:

  1. 5.2 Спектральное оценивание по методу Блэкмана - Тьюки
  2. Типичные ошибки и методы их устранения.
  3. НАЧАЛО ФИЛОСОФИИ В КИТАЕ
  4. Какие приемы и методы идеологических диверсий используют спецслужбы империалистических государств?
  5. Литература
  6. ОБ ИДЕЙНЫХ И СТИЛИСТИЧЕСКИХ ПРОБЛЕМАХ И МОТИВАХ ЛИТЕРАТУРНЫХ ПЕРЕДЕЛОК И ПОДДЕЛОК
  7. § 1. Способы защиты гражданских прав
  8. § 1.  Принцип беспрепятственного осуществления гражданских прав
  9. § 2. Виды обстоятельств, смягчающих и отягчающих ответственность
  10. § 2. Виды обстоятельств, смягчающих и отягчающих ответственность
  11. Математика, естествознание и логика (0:0 От Марк[с]а)
  12. Глава 7. Основные формы переходного периода и пути их реализации
  13. Планировка линии и определение рабочих мест, создание связанных и синхронизированныхпроцессов
  14. Аттестация: цели, задачи, принципы, функции, процедуры и методы
  15. Репрессалии
  16. ПРИЧИННЫЕ И ЦЕЛЕВЫЕ ОБЪЯСНЕНИЯ. ДИАХРОНИЧЕСКИЙ СТРУКТУРАЛИЗМ И ЯЗЫКОВОЕ ИЗМЕНЕНИЕ. СМЫСЛ „ТЕЛЕОЛОГИЧЕСКИХ" ИНТЕРПРЕТАЦИЙ
  17. Интерпретация результатов: типичные ошибки и пути их преодоления