Документ.

Официально-деловые документы различаются по степени стандартизации речи.

Многообразие жанров в официально-деловом стиле дает основание выделить в его составе официально-документальные и обиходно-деловые жанры; в первых представлены особенности языка дипломатии, законов, во вторых - служебной переписки, деловых бумаг. Отметим языковые черты официальных документов, принадлежащих к разным жанрам.

Язык дипломатических документов весьма своеобразен: у него есть своя терминология (атташе, коммюнике, демарш, саммит, пакт, конвенция), некоторые термины исконно русские (посол, посланник, поверенный в делах). Иногда слова в дипломатии получают особое, специальное значение. Например, слово протокол, известное нам в его общеупотребительном значении (протокол собрания - документ с записью всего происходившего на собрании, ср. : протокол допроса - точное отражение вопросов и ответов), в речи дипломатов получает иной смысл: это «совокупность общепринятых обязательных правил, традиционно соблюдаемых в международном общении».

Правила дипломатической вежливости требуют обращения к высокопоставленным особам с указанием их титулов и форм титулования (принц, королева. Его Высочество, Его Превосходительство и т.

Выработаны строгие формы начала и окончания различных документов. Например, личная нота должна быть написана от первого лица (от имени того, кто ее подписывает). Обращение требует добавления слова уважаемый, а в конце, перед подписью, обязательна формула вежливости («комплимент»): Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении.

Синтаксис дипломатических документов отличается сложностью, в нем преобладают длинные предложения, осложненные причастными оборотами, придаточными (преимущественно определительными и изъяснительными), пространным перечнем однородных членов, нередко подчеркнутым графически при помощи абзацного членения конструкции. Например, вводная часть (преамбула) Устава Организации Объединенных Наций выглядят так:

МЫ, НАРОДЫ ОБЪЕДИНЕННЫХ НАЦИЙ, ПРЕИСПОЛНЕНЫ РЕШИМОСТИ

избавить грядущие поколения от бедствий войны, дважды в нашей жизни принесшей человечеству невыразимое горе, и

вновь утвердить веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности, в равноправие мужчин и женщин и в равенство прав больших и малых наций, и

создать условия, при которых могут соблюдаться справедливость и уважение к обязательствам, вытекающим из договоров и других источников международного права, и

содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе,

И В ЭТИХ ЦЕЛЯХ

проявлять терпимость и жить вместе, в мире друг с другом, как добрые соседи, и

объединить наши силы для поддержания международного мира и безопасности, и

обеспечить принятием принципов и установлением методов, чтобы вооруженные силы применялись не иначе, как в общих интересах, и

использовать международный аппарат для содействия экономическому и социальному прогрессу всех народов

РЕШИЛИ ОБЪЕДИНИТЬ НАШИ УСИЛИЯ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ НАШИХ ЦЕЛЕЙ.

Весь этот длинный фрагмент текста - одно предложение, в котором абзацами, абзацными отступами подчеркнуты инфинитивные обороты и шрифтом - значащие части (субъект договора, цели и т.

Язык законов отличается иным стилистическим оформлением: он всегда должен быть прост и краток, главное в нем - точность выражения мысли. Четкость и точность формулировок здесь абсолютно необходимы, так как законы рассчитает на однозначность восприятия, они не должны быть истолкованы по-разному. Приведем для примера классические формулировки прав человека из Всеобщей декларации, принятой Генеральной Ассамблеей ООН еще полвека назад.

Статья 1. Все люди рождаются свободными и равными в своем достоинстве и правах. Они наделены разумом и совестью и должны поступать в отношении друг друга в духе братства.

Статья 3. Каждый человек имеет право на жизнь, на свободу и на личную неприкосновенность.

Статья 4. Никто не должен содержаться в рабстве или в подневольном состоянии; рабство и работорговля запрещаются во всех их видах.

Статья 5. Никто не должен подвергаться пыткам или жестоким, бесчеловечным или унижающим его достоинство обращению и наказанию.

Лексика таких важных документов не лишена некоторой высокопарности, что определяется содержанием текста. Возвышенное звучание речи вполне закономерно в подобных случаях. Так пишутся ноты правительств, международные договоры и т. д. Однако в ряду законодательных документов немало и таких, которые отличаются сухим, даже скучным языком. Такую репутацию ему создает употребление специальных слов и выражений, так называемых канцеляризмов (жилплощадь, проживает, зачислить на работу, предоставить отгул (отпуск), завизировать, заслушать, надлежащий, по истечении срока, в установленном порядке, вступить в законную силу и т. д. ). Этот стиль изобилует стандартными формулировками, множеством повторов, что также функционально обусловлено. Приведем для примера отрывки из «Закона о пенсиях РФ»:

II. Пенсия по старости

Статья 10. Общие основания, определяющие право на пенсию.

Пенсия на общих основаниях устанавливается

мужчинам - по достижении 60 лет и при общем трудовом стаже не менее 25 лет;

женщинам - по достижении 55 лет и при общем трудовом стаже не менее 20 лет.

Статья 12. Пенсия в связи с особыми условиями труда. Пенсия в связи с особыми условиями труда устанавливается:

а) мужчинам - по достижении 50 лет и женщинам - по достижении 45 лет, если они соответственно трудились не менее 10 лет и 7 лет 6 месяцев на подземных работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах и их общий трудовой страж не менее 20 и 15 лет.

Гражданам, имеющим не менее половины стажа на подземных работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах, пенсия назначается с уменьшением возраста, предусмотренного статьей 10 Закона, на один год за каждый полный год такой работы мужчинам и женщинам;

б) мужчинам - по достижении 55 лет и женщинам - по достижении 50 лет, если трудились соответственно на работах с тяжелыми условиями труда не менее 12 лет 6 месяцев и 10 лет и имеют общий трудовой стаж, указанный в статье 10 Закона.

Повторяемость ситуаций, рассматриваемых в законодательных документах, ведет к стандартизации способов выражения, это накладывает печать и на морфологию этого подстиля. Для него характерно частое использование отыменных предлогов (в целях, за счет, в деле, в области), которые, как правило, «тянут» за собой отглагольные существительные (достижение, урегулирование, взыскание, установление, обжалование, дознание и др. ). Кроме отглагольных существительных, здесь частотны и личные, то есть существительные, обозначающие названия людей по их действиям, социальным долям, иным признакам: усыновитель, свидетель, задержанный, отдыхающий, клиент, абитуриент, покупатель, посетитель, зритель, пассажир и т. д. Все эти и подобные слова получают негативную оценку за пределами официально-деловой речи как типичные канцеляризмы, здесь же потребление их оправдано, они выполняют стилеобразующую функцию.

Для языка законов свойственна безличная форма изложения, поскольку в законодательстве отражается воля не отдельного лица, а государства (Пенсия назначается; По окончании расследования составляется обвинительное заключение).

Для синтаксиса законодательных документов характерно преобладание сложных предложений; в сложноподчиненных обычны придаточные условные. Здесь много условно-инфинитивных конструкций, что определяется целевым заданием - говорить обусловленность правовой нормы, а также тем, что законы не имеют обратной силы.

В законодательном языке выработался тип предложения, связанный с особой композицией текста законов. В таких случаях важную роль играет рубрикация, отражающая композиционную структуру текста. Простейшей рубрикой является абзац, который служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Абзац всегда внутренне замкнутая деловая единица.

Характерной чертой законодательного подстиля является употребление специальных сочинительных союзов: а равно, равно как, а также, как. . . так и. Здесь отмечается преимущественное использование косвенной речи (прямая речь возможна только тогда, когда дословно цитируются законодательные акты, а также в устной судебной речи адвокатов, прокуроров и других членов суда).

Способ изложения в законодательном подстиле - директивный.

Язык административно-канцелярского подстиля заслуживает особого внимания, так как знание его важно для каждого гражданина, поскольку такие деловые бумаги, как заявление, расписка, объяснительная записка и многие другие, постоянно сопровождают нас в работе и даже на отдыхе.

Административно-канцелярские документы выделяются на фоне других деловых текстов некоторыми особенностями в использовании языковых средств.

Лексика этой документации включает различную терминологию (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т. п. ), обращение к которой обусловлено ситуацией. Используются номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений (Центральный банк России, Государственная налоговая инспекция. Открытое акционерное общество (ОАО), Московская товарная биржа и др. ); наименования должностей, ученых званий, степеней; специальная терминология, связанная с оформлением деловых бумаг (входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваиваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа &nbso;– «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве), реквизиты (обязательные элементы служебного документа), формуляр документа (совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа) и т. д.

Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой переписке. Арсенал этих языковых заготовок достаточно обширен, например:

Настоящим отвечаю на Ваше письмо от. . .

В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас. . .

Фирма «Салют» заявляет о. . .

Надеюсь на дельнейшее плодотворное сотрудничество. . .

Будем рады скорейшему ответу на наше письмо. . .

К сему прилагается. . .

Обращение к ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть текста.

Стандартизация делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Такие письма имеют преимущества благодаря гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями по качеству выполнения работ.

Однако трафаретных текстов сегодня становится все меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Отсутствие типовых текстов затрудняет делопроизводство. Как преодолеть эти трудности? Тем, кто связан с деловой перепиской, можно порекомендовать освоить набор закрепившихся в этой сфере речевых стандартов.

Приведем примеры фраз-клише, используемых в регламентированных текстах.

1. В письмах, содержащих мотивацию тех или иных действий, пишут:

При этом обычно используют устойчивую речевую формулу ввода информации:

Ставлю Вас в известность. . .

Требуем принять решение о. . .

Просим принять меры к. . .

Сообщаем Вам. . .

Отвечаем Вам настоящим письмом. . .

ЗАО «Яхонт» заявляет о. . .

Информируем Вас о. . .

Мотивация должна быть выражена в убедительной и вежливой форме (Мы будем рады получить от Вас ответ не позднее. . . Просим незамедлительно погасить задолженность. . . ).

Выработаны разнообразные языковые формулы, которые удобно использовать при объяснения причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд стандартных выражений указывает на причину составления текста:

По причине задержки оплаты. . .

В связи с неполучением счета-фактуры. . .

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям. . .

Ввиду задержки получения груза. . .

Вследствие изменения цен на энергоносители. . .

Учитывая, что производственные показатели снизились на. . .

Учитывая социальную значимость объекта. . .

При ссылках на известные документы приняты такие формулы:

Ссылаясь на Ваше письмо от. . .

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью. . .

Ссылаясь на Ваш запрос от. . .

Ссылаясь на устную договоренность. . .

В ответ на Ваше письмо (запрос). . .

В соответствии с нашей договоренностью. . .

На основании нашего телефонного разговора. . .

На основании устной договоренности. . .

Согласно постановлению правительства. . .

Согласно Вашей просьбе. . .

При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты:

В целях скорейшего решения вопроса. . .

В целях выполнения распоряжения. . .

Для согласования спорных вопросов. . .

Для согласования вопросов участия. . .

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ. . .

Для решения спорных вопросов. . .

В целях безопасности прохождения груза. . .

В ответ на Ваш запрос. . .

Во избежание конфликтных ситуаций. . .

С целью ознакомления с. . . высылаем Вам. . .

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Например, если вам нужно сослаться на какой-либо документ, лучше всего использовать выражения, начинающиеся со слов «В соответствии. . . », «Согласно. . . ». Однако при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения неуместны.

В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки:

Иные речевые стандарты закреплены за информационными письмами. Так, в письмах-сообщениях пишут:

Есть множество и других стандартных выражений, используемых в различных видах деловой переписки, их лексика определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и др. ).

Для морфологии административно-канцелярского подстиля характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что объясняется конкретизацией речевых средств в деловых документах рассматриваемой группы. Правда, здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе (Прошу предоставить мне очередной отпуск. . . Или: Я, Комарова Елена Владимировна, взяла в библиотеке. . . ).

Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения прилагательных, образных выражений.

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты. В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на. . . ). Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (например, в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение очень часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).

Большую роль в канцелярском подстиле играет графика, написание и расположение реквизитов.

Приведем примеры некоторых распространенных деловых документов, для которых графическое оформление закреплено стандартом.

Доверенность

Я, Давыдова Юлия Дмитриевна, проживающая в г. Москве по ул. Широкая, дом 5, кв. 25, доверяю Петрову Ивану Васильевичу, проживающему по ул. Енисейская, дом 2, кв. 8, паспорт серия ___ № ___, кем и когда выдан, получить причитающуюся мне за март 2000 г. заработную плату.

28 февраля 2000 г. (подпись)

Подпись Давыдовой Ю. Д. удостоверяется

Делопроизводитель ДЭЗ № 53

(дата) (печать) (подпись)

Расписка

Я, Журавлева Раиса Лаврентьевна, библиотекарь, получила от спортивного общества «Спартак» две (2) пары коньков на весь зимний сезон. 5 декабря 1999 г.

(подпись)

Докладная записка

Извещаю Вас о том, что необходимо купить новые наглядные пособия по физической географии. Прошу выделить сумму денег (____), необходимую для приобретения этих наглядных пособий.

21 октября 2000 г.

(подпись)

Отчет о командировке

По заданию кафедры русского языка филологического факультета с 25 ноября по 1 декабря 1999 г. я находился в командировке в Москве, где изучал материалы в Государственном историческом архиве и занимался в Российской библиотеке им. В. И. Ленина. Мною сделана следующая работа: собраны архивные материалы и составлена библиография научных статей, необходимых для моей работы над диссертацией.

Аспирант__________(подпись)

13 декабря 1999 г.